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仓库账目库存调整的正确使用方法,避免账目与实物不符

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发表于 2016-5-12 10:59:33 | 显示全部楼层 |阅读模式
  仓库管理是企业管理的重要组成部分,现代企业仓库普遍采用软件对于库存进行管理,现在的库存管理软件出于实用性考虑一般设计库存人员可以任意调整库存数据中的生产日期、批次号、库存数量等其他数据。
  但如果调整不当很容易造成库存管理混乱,如何合理利用软件优势,避免因为库存管理不当造成的问题呢?

  一、什么是库存调整
  盘点结果有差异时,经常要用到库存调整。处理盘点差异要么是增减实物库存数量,以使其与账务库存数量一致;要么是增减账务库存数量,使其与实物库存数量一致。我们这里所讲的库存调整,就是后一种,通过增减账面库存数量,使其与实物库存保持一致。
  大多数仓库从业者以及仓库软件设计者将库存调整理解成直接修改库存数据,以达到平衡库存实物数据和账面数据;理由是这样做速度快、效率高、简单明了,好理解,我们将此做法称为狭义的库存调整。那么,直接修改库存就一定好么。按照辩证的观点,所谓有利必有弊;得了便宜的事情,必然会在其他地方给你带来麻烦。
  本文的目的是讨论一般人理解的库存调整(也就是狭义的库存调整,直接修改库存的那种),不是故意诋毁“直接改库存”有多坏,而是希望分析出其优劣点,让各位同行朋友有更多的选择。

  二、库存调整的歧义
  首先,直接修改库存是舍本逐末,治标不治本。大部分的仓库数据差异,都是因为业务流程管理中的失误造成的;要纠正这些错误,应该是从业务过程中去调整,而不是直接修改这个结果。因为即使你修改了结果,错误的业务过程也还是存在的,你没有消除错误业务过程带来的痕迹。举个例子,因为超发(也就是实际出货数量多于出库单的出货数量)导致的盘亏结果,这种情况下,实际库存是准确的,账面库存是不准确的。通过库存调整,直接减少账面库存,表面看起来,账面库存改正确了,数据也都平衡了。但果真如此么,虽然账面库存正确了,但超发部分商品的装卸费、运费怎么办;因为你直接修改的是库存数据,而出库单上没有记录超发部分的作业内容。也许仓库企业老板会很大方的说“这部分就不向客户收费了”,但是装卸工的绩效工资呢,给承运商的运费呢,他们也会这么大方的说不要不要的么。那么连作业记录都没有,长此以往,仓库企业如何去和他们结算呢。
  再换一个角度来说,即使我们不考虑费用的问题。解决超发问题,直接修改库存而不是修改出库单,会导致另外一个麻烦:和客户对账的时候会引起更多的歧义。客户的出库单数量是准确的,而WMS出库单的数量是少的,但最终双方库存是一样的。
  其次,直接修改库存违背了信息化的初衷。信息化本身是经历了不同阶段的,第一阶段是从纸质化向表格化演变;第二阶段是从表格化向软件化演变(虽然后面有大数据、云计算、SAAS等时髦词汇,但基础仍然还是软件)。从纸质化向表格化演变,实际上是“看山是山”,只是改变了一下记录数据的介质,管理的对象仍然是数据(如库存数量)。而从表格化向软件化演变,则是“看山不是山”,是希望透过现象看本质,通过软件来实现业务流程管控。至少在真正的管理者眼里,过程比结果更重要(流程比数据更重要)。管理的本质是通过引导一系列的过程(活动)来达到最终目的。直接修改库存数据,这和在Excel上直接操作数据没啥两样,是体现不出流程化管理的。这种做法,实际是信息化的倒退。
  第三,直接修改库存打乱了仓库的账物平衡体系。会计基本准则中遵循“有借必有贷,借贷必平衡”的原则;仓库管理中也遵循类似的原则,那就是“有出必有进,进出必平衡”,用一个公式来描述Σ入库= 库存 + Σ出库。如果直接去修改库存数,则打破了这个平衡准则。仓库管理系统不仅仅是管理数量;更多的体现在货位管理、生产日期批次号、先进先出、保质期、库龄及周转率等内容上。在做产品出库的时候,经常要知道出的是什么商品、从哪个货位、选择哪个批次号(先进先出等原则)等,这些内容不是无中生有的,而要从入库过程中的各种历史记录中继承过来。直接修改是无法维持正常作业的。从这个角度去看,狭义的库存调整,只能会把仓库的账物体系搞得越来越乱。
  第四,允许直接修改库存导致责任认定的麻烦。虽然我们一直说,仓库业务中出了差错,一定是先办事后办人;大家都不希望员工因为害怕错误而噤若寒蝉,更不希望老板对犯错的员工表现得凶神恶煞。但任何事情都要讲究实事求是,追查错误根源,是为了让员工们有更多的责任心,吸取足够的教训,总结更多的经验和措施。但是,直接改库存实在是太方便了,方便到有些员工只要做错了账,就直接来修改库存,而不去好好分析错误的原因,找出正确的纠正和预防措施。
  总之,库存调整功能,就相当于在正常的仓库业务下开了一个超级大的后门程序。不管它的功能表现得有多强大,它和正常的仓库业务是格格不入的。所以要保持库存的正常运行在调整的实际操作中一定要注意把握限度。

  三、如何合理使用库存调整
  狭义上的库存调整(直接修改库存数)虽然有这样那样的弊端,但还是有其特定的用处。尤其在应付紧急情况下,作为迫不得已的办法。
  方法一:业务需要。有不少仓库的WMS都会给客户开始一个端口,允许客户监督库存情况。有时候为了保证库存准确性,为了保持在客户面前的良好业务形象,通过人工干预来调整一下库存,以确保和客户账面库存一致。虽然我们认为这种做法无异于饮鸩止渴,但至少逃过了一关,至于会不会导致后一关更难。
  方法二:账面上确实没库存了,但仓库里又确实有东西,这东西的来源确实没搞明白,也来不及搞明白,因为客户经理就在仓库里晃悠并催着发货,你也没法睁眼说瞎话说库里没货,因为客户的眼睛是雪亮的。这时候只能先调整一下库存数,先把货发出去再说。当然了,在做完调整之后,在发完货之后,您还得老老实实,一步一步的再调整回来,然后再追货物来源,再做业务调整。
  但是每种库存调整方式都离不开现实中的落地,不能随意调整。

  库存调整实际是在日常操作中给我们开了一扇后门,让我们对于一些事项进行应急处理,一旦这种应急处理变成常规工作,那必然在按部就班的日常工作中制造混乱,所以库存管理人员一定要把握好使用的度,使其真正发挥作用。
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发表于 2016-5-13 10:36:15 | 显示全部楼层
有道理,学习了。
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发表于 2016-5-13 11:11:30 | 显示全部楼层
数量不对就改数,以前还没想那么多。
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发表于 2016-5-15 10:08:09 | 显示全部楼层
随便改数,说明上级领导没有重视这个问题,其实账面上的每个数据都是有凭证的。
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发表于 2016-6-12 13:36:03 | 显示全部楼层
谢谢楼主的分享
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发表于 2016-7-15 21:42:35 | 显示全部楼层
增减账面库存数量,使其与实物库存保持一致
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发表于 2016-7-18 16:52:57 | 显示全部楼层
学习领教了,谢谢分享
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发表于 2016-8-15 09:44:54 | 显示全部楼层
有道理,楼主辛苦了,楼主真是个好人
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发表于 2016-8-16 21:25:58 | 显示全部楼层
学习领教了,谢谢分享
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发表于 2016-8-16 22:27:40 | 显示全部楼层
谢谢分享!
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