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为规范收发材料工作流程，正确核算出入库材料，保证每月数据的完整、及时、准确，现将办理、填制、录入出入库单据手续明确如下：
一、入库
1、物料入库时需明确区分物料性质（主要分清资产与物资的区别）。
2、外购或外部门转移的材料、物资运达企业时，仓管员应根据所使用财务软件的物流系统中“收料通知单”、合同或发货清单中所列的品种、规格、型号、数量进行验收，按规定需由质检部门检验的物资应由其进行检验并开具检验单后才能办理入库手续。物资验收后，仓管员应根据点收和检验记录在财务软件的物流系统中填制入库单，入库单一式三联，第一联为财务结算联，第二联材料会计暂估记帐联，第三联仓库登帐，入库单必须注明进货单位。
3、仓管员在材料验收入库后，根据入库单及时核对材料明细帐并登记材料卡片，并要根据材料物资的用途及物理化学性能，分门别类进行堆放，并做好物资防护。
4、凡未经验收的材料、物资或验收中发现质量不符，数量不清，价格不明，规格型号不对的，都不能办理入库手续，但要妥善保管，并及时反馈处理。
5、财务部门根据材料采购合同或订单对材料发票进行审核，如发现未附入库单或价格偏高及盲目采购的发票，有权拒绝审核付款。
6、外购材料、物资在验收过程中发现短缺或损坏，如经核实属经办人员的责任，应由经办人员负责赔偿，属于其它原因造成的，可根据其他相关制度的规定分清不同情况分别处理。
二、领料、出库
1、领料审批单中申领数量不允许大于审批数量，字体要规范，不允许涂改，大小写必须一致；
2、各部门在领料时，审批单必须有领料人（实际领用人，如为外单位领用，必须施工单位签字）、制单人（实际填写单据人）、项目负责人（实际的工程项目负责人）、部门负责人（处室负责人）、主管领导（分管各部门总经理助理或者副总）签字，库管负责审核单据签字是否齐全，方能打印生产领料单并发货；
3、各部门在领料时，须在领料审批单上将领料用途注明清楚，工程领用的材料必须在单据基建工程项目栏中注明项目名称，劳保用品要在领料用途栏中注明劳保字样，办公用品在用途栏中注明办公用品，工具领用应在用途栏中注明个人工具或者班组工具并登记工具台帐，食堂领用的各类材料要在用途中注明食堂领用字样；
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