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货物验收管理是成本控制管理中的一个重要环节，收货控制的好坏直接影响到企业成本的控制和效益，所以，必须严格执行收货的各项规定。
一、货物品名、等级、规格、单位的填写要求：
1、货物品名必须采用学名、标准名称，如没有学名或标准名称的（如订造货物等）使用通用名称，而且必须保持前后一致。
2、等级分类应按下列顺序优先执行：国家标准、专业标准、行业标准、企业标准。
3、规格应标注每一个计量单位的重量、体积、容积，并标注与可再细分之计量单位的比例。如：以箱为单位的酒水应标注每箱的瓶数和每瓶的容量，以箱为单位的鲜货等应标注每箱的重量等。
4、计量单位应采用领用时的计量单位（基本单位），严禁收货与发货采用不同的单位。如果是重量、体积、容积等必须使用公制单位或通用单位，如吨、KG、市斤、克、公升、毫升等。如果是以箱、件等作为计量单位的必须标明规格，并使用规范的书面语言，避免使用口语单位。
货物的品名、等级、规格、计量单位是物资管理的基础资料。如果是餐料、酒水还是标准成本的制订、成本核算分析的基础，所以，货物的品名、等级、规格、单位等资料必须做到规范化、标准化。并保持前后一致，严禁一物多名或多物同名。
二、收货程序：
1、采购部将已审批的《物品申购单》交收货部（仓库），作为收货之凭据。如果是鲜湿货，出品部、酒巴应在规定时间前将次日的鲜湿货采购计划审核后交到采购部和收货部（仓库），作为采购和收货之依据。
2、收货员根据已审批的《物品申购单》，分供应商、部门和货物类别预先填制《货物验收单》，将使用部门、供应商、日期，以及货物的品名、规格、单位、计划申购数量填入《货物验收单》，为收货做好准备。
3、供应商根据《订货单》要求的品种、规格、质量、数量按时、按质、按量将货物送到指定的收货地点。
4、鲜湿货、贵重物品、专业物品等，需由使用部门和采购部派专业人员到收货现场与收货员共同验收，并签名确认。如属固定资产的应同时执行固定资产管理的有关制度。
5、除第4点所列货物外，一般情况下，先由收货员根据《物品申购单》、《货物验收单》的内容，对货物实施点收。如是新增的品种，应由使用部门派专业人员与收货员共同验收。
6、所谓点收，即对货物进行数量核点，检查质量，核实价格，以及有效保质期等是否符合要求。对箱装、盒装、或袋等货物，必须进行抽样检查，检查是否足量，是否符合质量要求等。
7、货物验收后，由收货员在《货物验收单》上正确填写验收的数量、单价、金额，并正确记录、核实供应商名称、收货日期等。
8、使用部门授权专人进行货物验收，特别是质量验收，并复核收货部（仓库）的验收数量（直拨物品）。如验收合格，由被授权人在《货物验收单》上签名确认，以确认完成货物的验收。并留下“使用部门”联，其余交回收货部（仓库）。
9、收货员将已签好的《货物验收单》与“供应商”联核对是否一致，如有改动必须由使用部门和收货员共同签名确认。核对无误后，收货员在“供应商”联上加盖“收货专用章”，交供应商作货款结算之凭据。
10、收货部（仓库）将签好的《货物验收单》按类别（如食品、酒水、烟草、百货等），按部门分类编制《收货日报表》一式四联（自存/成本/会计/仓库）。并将各联《货物验收单》分别订在相关的《收货日报表》上，于每日下班前将“会计”、“成本”联送至成本部。
11、对于需要提供保修服务的物品，采购部负责与供应商联系。保修时各有关部门需给予协助。正常的保修也可以由采购部提供有关资料和保修卡给使用部门，由使用部门直接联系供应商或制造商。
三、收货制度：
1、所有货物的购进必须统一经收货部（仓库）负责收货。《货物验收单》统一作为进货及付款之基本依据。
2、一般情况下，上午7：30~10：30收鲜湿货（通常为直拔出品部门、酒吧等的食品原料。下午1：30~4：30收干货类食品、酒水、烟草、百货及其他货物。特殊情况例外。
3、货物一经验收，使用部门应立即将货物送至厨房、冷库或仓库存储，以免造成质量下降或被盗。
4、原则上区分直拔部门和入仓存储之货物：
（1）、鲜湿货类食品及不属于仓库存储之物品（如设备类及偶然使用的物品）直拔使用部门。
（2）、干货类食品、酒水、烟草、百货等属于仓库存储之货物必须入仓。使用部门根据需要到仓库领用，以控制成本费用及加强物资的统筹管理。
（3）、对常备仓之货物，使用部门应预先根据经营状况和工作需要编制“物资用量预算计划”，审批后交仓库作备货依据。如有变更或特殊需要，应及时书面通知仓库，以确保货物之供应及避免积压。
5、必须在指定的收货地点集中收货，统一管理收货工作，特殊情况例外。
6、配置好收货用具，如地磅、台磅、尺及填制单据之文具等。
7、实行双重收货原则。即由收货员点收货物和由使用部门验收货物，以互相监督。同时，采购部应派员在收货现场协助和监督，并及时解决收货过程中出现的问题；成本部人员不定期突击检查收货情况。
8、由各部门事先提供有关授权人员的签名模式，否则所签的《货物验收单》无效。
9、必须严格执行上述规定之收货程序。
10、验收问题的处理：
（1）、收货员在点收时发现问题，应迅速知会采购部及使用部门到收货现场研究解决方法。
（2）、如过了收货员点收的第一关后，使用部门在验收时发现问题，则应迅速知会收货员和采购部研究解决方法。
（3）、经确认货物不符合要求的，收货员及使用部门有权拒收，并及时知会采购部通知供应商退货或换货。
11、保管好有关资料，包括：《物品申购单》、《货物验收单》、《收货日报表》等。
12、收货人员应加强业务技能的学习，掌握物资、特别是食品原料的有关知识。
13、收货人员应秉公办事，切实执行公司的有关制度。如串通使用部门、供应商弄虚作假，或工作马虎、敷衍了事、玩忽职守，造成公司财产损失的，追究相关责任。
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