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库存管理办法(PPT)培训教材,库存管理原则与差异处理

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  =====培训大纲=====

  库存管理相关定义

  换单原则(作业前提)

  库存差异处理

  差异帐务管理原则

  内部监控原则

  =====内容节选=====

  库存管理定义

  实物:指仓库内的所有物品,按货物状态可以分为正品、残次品、包装破损品等,按产品的归属可分为自有物品、客户产品、客户的客户暂存品等;

  系统账:实物的收发存状态在ALIS系统中形成的记录;

  存卡:仓管员对仓库内某一跺位产品收发存状态进行记录,是手工帐的一种表现形式。

  订单:客户下达出入库计划的书面形式,不同的客户有不同的样式,是形成客户产品出入库指令的依据;

  指令:依据客户订单或内部报告形成的执行实物出入库行为的依据,形式为安得入库通知单和安得出库通知单;

  报表:以固定的表格形式反映一段时期库存实物数量及状态的表,一般需要相关责任人进行签字确认,并要保存归档。

  作业前提

  系统处理、换单原则:

  库存管理依据以ALIS系统数作为基准,以此为基准开展盘点、与委托方对帐等库存管理工作;

  必须将客户仓储出库订单转换成系统出库通知单,出库通知单是仓储作业的有效凭证;在签发出库通知单无人稽核的情况下,客户订单可以与出库通知单一起使用,仓管员应检查出库通知单与客户出库订单是否相符。

  必须先换单后实施仓储作业,不得先实施作业后补系统;如确实因各种条件限制无法满足此要求,应制定相关流程文件,提交运营部审批。

  所有系统处理指令必须有客户订单或总部指令,非与客户合同约定指令方式或总部指令全视为无效指令—白条;

  手工出仓单使用原则:

  只有在出现系统无法使用超过2小时的情况下和有效的文件许可的业务可以使用手工出仓单;

  手工出仓单必须得到网点负责人、网点财务负责人、仓库主管三人中任何两个人审核通过,才形成有效指令;

  作为凭证,手工出库单必须与相对应的系统出库单粘贴在一起;

  库存差异处理

  库存差异管理原则:

  任何人发现库存差异,应积极寻找差异形成原因并努力补救;

  任何人发现库存差异,应当场记录在存卡上;

  任何人发现库存差异,应及时报告给网点财务负责人,财务负责人在核实以后,以盘点表的形式反映在系统中。

  内部报表应如实反映已经发现的库存差异。

  免责条款:

  当事人主动发现、暴露差异,并实施有效的措施进行补救,最终产生的差异可以免责;

  当天发生的出、入库作业造成串货、少发货、多发货当事人能在当天发现,并向主管、经理汇报,得于解决的;

  仓储作业人员在作业环节中造成产品包装破损、损坏,当事人能及时向主管、经理汇报,单独摆放(不混入正品中的);

  帐务核算人员由于个人操作原因,造成工作失职的,如能当天发现,主动向财务经理、网点经理汇报的;

  全责条款:

  当事人发现差异,但有意隐瞒,造成事后损失扩大的或延误最佳处理时机的,全责追究当事人责任;

  责任人未履行职责而没能及时发现差异,所造成的损失,全额追究责任人责任;

  当事人违反有关规定造成的差异,全额追究当事人责任,并追究相关主管、经理的管理责任;

  责任人未履行职责而没有发现长期存在的错误行为,追究责任人的管理责任;

  差异帐务处理办法

  必须准确盘点实物汇总数与系统数进行对帐,并明确差异数量、原因分析后再与客户对帐,不得直接拿客户帐与仓库实物数核对;

  与客户对帐必须按与客户的约定的时间和频次进行,对帐必须有双方签字、留低凭据;

  所有差异必须要有原因分析;

  存卡应作为手工帐进行管理、保留;

  网点财务负责人进行检查盘点时必须依据系统帐,并以此形成盘点报表和差异分析表;

  网点财务负责人必须对系统帐进行有效的监督管理,包括对凭证的核对。

  …………

  以上贴子只是内容提要,完整祥细的内容在下面附件中,请下载后阅读:

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  无论是制造型企业还是流通性企业,有什么比仓库管理更让企业的老总们揪心的呢?数以万计的品种和数量,频繁的出入库,超大的单据量,再加上仓管员,录单员的超负荷工作量……..所以在以往的项目中,凡是提及库存管理,企业的领导们无不是大倒苦水;苦是要诉的,但是联系到仓库中积压的大量资金和对于企业生产经营的重要性,哪位企业负责人又能回避这个话题?

  如何更好的提升库存管理的水平,借助最近的项目经验侃侃我的感受,同时也借花献佛,将以往收集到各种库存管理的妙方进行一次总结:

  库存管理难,一是操作难。业务工作量大,对工作人员要求高,不仅仅要求具备专业知识,工作认真仔细,还要具备良好的责任心;这取决于人员自身的素质和工作环境的熏陶。二是管理难。仓库麻雀虽小却五脏俱全,涉及到的业务面广,知识跨度高,灵活性强;对管理者来说,是权小责任大。要解决仓库管理的难点,就要从这两大方面对症下药。

  针对操作难的问题,关键还在于对操作流程的梳理和对业务操作的规范。

  第一原则:“开源节流”;制定仓库日常业务运行中各项基本业务的标准流程和业务规范,包括采购,检验入库,供应商退货,发货出库,退料,每日盘存,月末盘点等,此为“开源”;根据实际运作情况,取消不增值的业务环节,对特殊业务制定严密的操作规范,杜绝浪费和坏账,此为“节流”。

  第二原则:“ABC原则”;就是常见的ABC分类管理,严格控制关键的少数和次要的多数。

  第三原则:“对号入座原则”;制定严密的货物编码体系,强调严格的货位管理,对号入座。

  第四原则:“日清日结原则”;制定出所有需要日清日结的明细科目和标准要求,确保每日发生的单据和帐目日清日结;同时还要强调管理上的督验与核算,可以建立多级督查机制或者交叉互查机制。

  第五原则:“见单入库,视单发料”原则;建立严格的仓库出入库操作的细节规范,并一定要强调规范的执行力,坚决杜绝不安规范的人为性的操作。

  针对管理难的问题,关键的解决办法还在于建立健全管理制度和强调执行力。

  首先是管理架构,库存管理涉及到生产、物料、仓库跨部门的协同工作,建立跨部门的领导小组和每周的例会机制尤为重要。中国人含蓄,办事最重要的就是沟通,因此排出世间来多沟通,多到现场碰头解决问题,每天解决一点问题并持续坚持,是该改进仓库管理的根本之道。

  其次是要解决执行的问题,建立了各种机制与规范,如何保障执行力度,执行到什么程度才算到位?都是要提前思考的问题。关于执行力的问题这里就不再细说了,这里面包含的东西实在博大精深,呵呵。

  最后我认为还需要强调思想工作。对于仓库管理员来说,思想层面最重要的就是责任心,可以说每一件工作都与个人的责任心有直接重要的关系。我这里建议在对员工强调责任心的同时,还要将责任心的观念细化成他们的工作标准:

  1、每日的实物和帐目要多此确认,交叉核查,以确保一致;

  2、每项工作完成之后的自我检查,以发现问题及时纠正;

  3、每日工作结束后的总结与反思,并提供意见供管理者优化流程与规范,以提高工作质量;

  4、培养起强烈的时间观念,凡事及时处理;

  5、工作主动承担,而不是被动等待安排;

  6、坚持原则,按章办事,按规范操作。

  这样明确细致的“责任心”要求,再配以合理的奖惩制度作支撑,相信每一位员工都会养成良好的工作习惯,对于仓库管理的工作要求,就十分容易达到了。

  这里只是借用库存管理的话题含沙射影,如果每家企业都能够建立完善运营流程和管理制度,员工又具备良好的工作习惯和责任心,那这样的企业管理水平对于我们企业信息化项目实施来说,就真的是“极乐世界”了;再配以计算机信息系统的高效率,相信企业的发展也一定能够一日千里。
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