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1.目的
1.1规定本公司产品备件的物料编码规则，以防止在进销存和成品交付过程中，产生的错误。
2.范围
2.1本程序适用于本公司产品和备件的物料编码事宜。
3.定义及术语
3.1产品：包括本公司所有成品产品。
3.2备件：包括本公司所有原材料、外加工产品、半成品。
4.职责
4.1 技术部
4.1.1提供各类产品的规格型号。
4.1.2提供各类备件的规格参数。
4.2 采购部
4.2.1 要求供应商所提供的《送货单》须包含采购物品对应的采购单号和物料编号，作为原材料验收入库的主要依据。
4.4 质量部
根据原材料、成品、半成品规格参数对照实物进行比对确认。
4.5仓库部
根据质量部确认的原材料、半成品、成品进行物料编码编辑，录入进销存账目表。
5.功能
5.1增强物料资料的正确性
5.1.1物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。
5.2提高物料管理的工作效率
5.2.1物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。
5.3利于电脑的管理
5.3.1物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。
5.4降低物料库存、降低成本
5.4.1物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。
5.5便于物料之领用
5.5.1库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。
5.6防止物料舞弊事件之发生
5.6.1物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。
6.原则
6.1简单性
6.1.1编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此物料编码在应用文字元号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。
6.2分类展开性
6.2.1物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分类。
6.2.2物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进制，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。
6.2.2.1例如：标准件代码98000000（螺母螺栓平垫弹垫）
分类展开：螺母 981000000、螺栓98200000、平垫98300000、弹垫98400000
6.3单一性
6.3.1料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码。
6.3.1.1例如：主母排编码：99000001、99000002、99000003、99000004
代表主母排分，黄、绿、红、蓝，四种颜色，是四种不同的物料。
6.4伸缩性
6.4.1物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。
6.5充足性
6.5.1物料编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别物料编码，足以代表所有个别物料，以及应付将来物料扩展时的实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。
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