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材料验收制度,规范材料验收流程,提高入库材料的良品率

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  一、目的
  为规范材料验收流程,提高入库材料良品率,保证公司生产经营顺利进行拟对入库材料进行质量控制,防止未经过验收和不合格的材料投入使用,确保材料供应做到准确及时、完好无缺,特制定本管理规定。

  二、适用范围
  本制度适用于供应销售部所有入库物资的验收。

  三、职责
  1.采购组负责根据来货情况组织计划组、保管组、送货供应商(外地供应商由各采购负责人整理验收结果并反馈给供应商)进行四方验收。
  2.计划组负责对拟入库物资进行验收记录并核对下发计划有无超采或漏采情况反馈采购组并登记来货记录。
  3.库管组根据采购组提供来货清单对材料进行型号、品牌、数量的逐一检验。对数量、品牌、规格等不合格材料做出拒收决策。

  四、到货验收
  1.材料进库前各采购员需根据采购类型(询价采购、集团招标采购、成都招标采购、自主招标采购等)提前告知计划组验收人员并提供相对应文件,如技术标准、报价单、采购合同或订单等并由计划组验货员打印验收单。
  2.按重量购买材料必须出具公司质检部检斤单,并作为验收单附件保存备查,按检尺(钢材理论重量)购买钢材也需进行检斤并作为验收一项指标。
  3.验收时需根据合同或采购订单规定的具体要求(如:质量要求、品牌要求或合格样品要求)进行验收,如合同或采购订单中未提及具体要求则按照国家标准或同类产品的国家标准进行验收。
  4.所验收材料如有第三条所涉及到的国家标准、行业标准或企业标准等情况,需随货提供相关证明(如:特殊材料需提供专利证明并出具出厂合格证明;称重材料需提供出厂证明、并附出厂检斤单;国标产品需提供材质证明、出厂合格证明等)由采购组记录来货批次并存档备查。
  5.对于某些特殊材料的验收,列如重物、毒害品、腐蚀品、放射品等,采购员需在验收前对参与物资验收人员进行相关安全培训并通知库管组提前准备好相关防护用品方可进行验收。
  6.对要送到现场大宗材料,采购员需提前准备好专用台账送到现场后由现场接货专人签字后,方可到计划组凭签字台账打印验收单,计划组及库管组确认无误后需在采购员专用台账上签字复核并在验收单上做好标注。
  7.对急需使用来不及验收的材料,由部门负责人或其授权人员签字确认后,方予以紧急放行。放行部门需有明确标示,没放行的部分需按常规进行检验。
  8.对杂品类材料如扫帚、篷布、黏袜、纸样袋、布样袋等无具体标准材料需采购人员和使用单位沟通所到材料是否满足使用,并根据以往同类来货进行区分验收。
  9.验收单一式四联,白联作为入库凭证(相关验收附件需附在白联后)进行电脑入库并由计划组存档,粉联作为各采购员与保管员交接清单由采购组存档,绿联作为库管员手工入库帐记录凭证由库管组存档,黄联为供应商联由供应商存档作为结算凭证,外地供应商由各采购负责人整理验收结果并反馈给供应商,黄联由采购组保存。

  五、考核
  1.四方验收需各方验收后签字确认,如无故未签月底由计划组验收员统计并报部门领导后处于20元/份罚款。
  2.未按以上验收规则登记相关台账各台账负责人处于30元/次罚款。
  3.严格按照以上职责划分进行验收,对未履职验收人员根据情节严重情况处于50-100元/次罚款。
  4.对未按以上验收标准进行验收造成公司损失根据情节严重情况对参与验收人员处于100-200元/次罚款。

  供销部
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