浅谈物流企业的定岗定编
定岗定编是企业岗位管理中的一项基础性的工作。它涉及企业业务目标的落实、员工能力和数量的匹配,从而影响到企业运营成本的降低和效率的提高。物流企业作为第三方的服务型组织,主要为生产型企业提供运输、仓储等服务,物流企业的运作效率直接影响客户的满意度,物流企业的运营成本直接影响自身的利润,所以物流企业科学、合理的定岗定编可以提高企业的竞争力和组织绩效。
定岗是确定的岗位数量和职责,定编是设定在岗人员的数量。在企业中,一般提起定岗定编大家都警惕到公司为了降低人工成本要裁人了,其实这种理解是片面的,定岗定编的基础是定岗,只有定岗才能定编,公司人工成本只是企业总成本的一部分,通过定岗定编公司企业要控制各项成本和费用,如果只控制人工成本,可能导致其他成本的增加。
根据我们给物流企业的咨询经验,我们把物流企业的部门设置分为三类:职能部门、服务部门、业务部门,每类部门的定岗定编的考虑因素都不一样。
一、物流企业职能部门的定岗定编
职能部门主要指办公室、财务统计部、人力资源部、采购部等企业基本的职能部门,职能部门的定岗主要考虑企业的管控模式,在一个要求集权控制和业务部门协作的物流企业中更多的管理职能给职能部门,具体体现在:
办公室设置安全员,加强日常作业的安全管理;各业务部门的统计统一归财务统计部管理;公司统一采购;人力资源部不单单履行基本的人事管理,还要专设培训和绩效岗,加强对人力的开发和激励。
根据管控模式设岗时要考虑岗位组织安全性,比如公司的统计如果归各业务部门管理,组织上不能保证统计数据的真实性,采购的设置也要从安全性考虑至少设置2个岗位,一个岗负责前期的询价、签合同,另一个岗负责产品的检验和付款,如果一个人负责采购的全过程,组织就上不能保证采购的腐败。
信息技术的使用程度主要影响财务统计部的定岗,如果信息系统先进,可能统计岗位就取消了。
职能部门的定编主要考虑“一个萝卜一个坑”,如果个别岗位的工作量不饱和可以考虑合岗。
职能部门的定岗定编主要是定岗,做好职能部门的定岗定编可以有效控制业务部门的成本和费用,实现公司的效能最大化。
二、服务部门的定岗定编
服务部门指网络技术部和设备管理部等业务支持部门,服务部门的定岗跟部门的服务范围有关,如果公司的信息系统是外包的,网络技术部就不需要设置系统开发岗位;如果公司的设备维修是外包的,设备管理部就不需要设置维修工。所以服务部门的定岗首先要明确该部门的职能。
在服务部门的职责中,服务部门的提前预防服务重于事后的被迫服务,例如,网络技术部要加强网络的维护而不是网络故障之后的抢修,设备管理部要加强设备的保养而不是设备的维修。服务部门的岗位设置要保证以上职责的实现,例如在设备管理部下设置保养组。
服务部门的定编主要考虑目前服务对象的现状和预计的工作量。一个企业中,服务部门的人员空闲,说明服务部门工作做的好,所以服务部门是保障部门,在保障业务需要的情况下再考虑精简人员。
三、业务部门的定岗定编
物流企业的业务很重要的特征是流程性较强,业务部门各岗位的关联性较强,业务部门的定岗是企业提高效率的要求,业务部门的定编是企业降低人工成本的要求。业务部门定岗定编的工作流程如下:
1,优化流程
先进信息技术可以实现作业自动化、优化作业流程,在现有的技术水平下,也可以通过提高计划的提前量、统一调度等提高流程的效率。例如,在我们咨询的一家集装箱堆场的物流企业中,以前的运作流程是客户何时来背箱,企业不知道,不能做到提前计划,客户来背箱了,只能及时调度,作业效率比较低,通过优化目前的流程,提前获取作业信息、加强作业的计划性,提高了作业的效率。
2,确定岗位
根据优化后的流程确定岗位,岗位设置的细化程度跟流程安全性、工作量、员工的工作能力有关,考虑到组织安全性,流程中的2个关键节点之间必须设置2个岗位。例如:仓库的一般流程是:入库—储存—出库,仓储和出库如果设置一个岗可能会出现作业失误,如果仓储设置仓管员岗位,出库设置理货员岗位,2个岗位的交接时可以互相检查、监督,避免作业失误。
如果流程安全性没有问题,工作量不大,员工的能力可以胜任流程中几个节点的工作,岗位设置就会较少。
岗位设置的越细,员工操作的专业化程度越高,员工的单个作业效率越高,但是岗位之间的沟通效率降低。岗位设置的作业流程越宽,对员工能力的要求越大,员工的作业效率越低,但是沟通效率提高。
总之,岗位设置是在保证流程安全性的情况下,考虑流程中节点的工作量和员工的工作能力,保证流程的总效率相对较高。
3,明确岗位职责
根据设定的岗位,把部门的职能通过各岗位的职责得到落实,避免的职责的交叉和职责的空白。
4,核定岗位工作量
岗位的工作量是在一定业务量下核定的,所以企业的定岗定编是在一定的任务量下设定的,随着业务量的变化,岗位的工作量和人员编制都要随着改变。
5,参考标杆员工的工作效率
标杆员工是基于本企业的标杆员工,随着将来员工能力的提升,员工工作效率的提升,也会带来岗位编制的变化。
6,确定岗位编制
基于岗位的工作量和标杆员工的工作效率,考虑员工的上班时间和排班情况,在尽量提高员工的工作的饱和度、满足业务需要的情况下设定岗位的编制。
综上所述,物流企业的定岗定编不是简单的尽量压低现有岗位的人数,而是基于目前的业务量,达到企业的管控模式要求的情况下,优化流程,在达到流程安全的情况下,科学的设置岗位,根据岗位的工作量和标杆员工的工作效率设定岗位编制。由于企业所处的环境及其各种条件的变化,在某一时间段上做出的定岗定编只可能在本时间段内有意义。一旦某些因素产生新的变化,它必须跟着进行再调整。 |