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做好库存管理的技巧和方法,仓库料账100%相符的做法

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发表于 2012-7-4 00:28:38 | 显示全部楼层 |阅读模式
  库存管理概述

  库存管理的目标就是要做到料账百分之百相符,差一点也不行。有人认为这是不可能的事,能做到90%以上相符就已经不错了。这种想法是错误的,只要不是百分之百相符,库存管理的成绩就等于零。

  1.管钱和管物

  很多人总是认为管钱很重要,要管得一丝不苟、滴水不漏,但是管仓库只要把数量点清楚、把门看好就行了。所以很多企业对管钱很重视,认为管仓库是比较低档的。那么,到底是管钱重要,还是管物重要呢?

  从管钱和管仓库所涉及的企业资产来看,一般都是管仓库所管的资产大。所以,管物的重要性要高于管钱。那么为什么在企业里管钱那么受重视呢?究其原因,在于管钱管错了是要赔偿的,而管物管错了一般是不要赔偿的。所以,在大家的眼里,管钱比管物更重要。

  为了改正企业一贯的错误看法,可以让管物也实行管钱一样的赔偿办法,管错了就要赔偿。这样,管物的重要性才会慢慢被大家意识到。

  2.高墙重锁和分散开架

  以前人们认为,仓库一定是要高墙重锁,实际上这是没有必要的。完全可以采取分散开架式的管理。因为随着改革开放以后经济的日益发展,人们的素质在不断地提高,好的习惯也开始养成,大家杜绝了过去那些顺手牵羊甚至偷盗的恶习。所以,现在的仓库管理可以实行分散开架管理的方式。

  3.安全库存和周转库存

  在企业里,为了保险起见,一定要保持一个安全库存。实际上,这种做法是不必要的。安全库存的存在一般有以下几个原因:供应没有保障、材料质量不好、仓库管理有问题。而现在,随着物流和技术的发展,供应和质量问题已不再存在,如果再能将库存管理做好,那就完全没有必要保持安全库存了。

  企业应该取消安全库存的概念,改成周转库存。所谓周转库存,就是接到订单以后,购买材料要按需购买,也可少量地为下次订单购买一些。等这个订单做完以后,消耗了多少再补回来多少,而不是大量购买材料,造成积压。这就叫周转库存,而不再是安全库存。用周转库存取代安全库存,第一可以避免挤压,第二可以督促企业管理水平的提升。

  4.前置时间

  前置时间是指企业接到订单以后到出货期间的准备时间,包括买东西的时间、生产的时间、改善的时间、谈生意的时间等等。在以前,企业往往留出很长的前置时间,甚至达几个月之久。而现在,经济发展快,交货的期限也大大缩短,从下订单到交货可能只有几天甚至几个小时的时间,这是来不及现做准备的。这就要求企业各部门紧密配合,事先做好一切准备,逐渐减少直至取消前置时间,这样才能在市场竞争中脱颖而出。

  可见库存管理也将扮演一个决胜的角色,如果一个企业还要很多的前置时间,那么它的库存管理就显得落伍了,甚至要被淘汰了。那么,要如何消除前置时间呢?这当然需要做好供应链的每一个环节的管理。

  【案例】 库管的意义

  某国营化工厂从事日用化妆品的生产和销售。但在十几年的经营过程中,由于库存经常性短缺,工厂一直处于亏损状态,在即将由国营改制为股份制的时候,工厂的厂长参加了一堂有关库管的课程,回去后,实施了“流水编号”,把与资产有关的东西都增加了流水编号,并规定不能漏号、错号,归档的时候要严格按序号归档,实施一段时间后,公司各项管理都井然有序走上了正轨,再没出现过产品短少的事件,自然厂子的效益也越来越好。

  由此可见,库管的意义是不可估量的。

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 楼主| 发表于 2012-7-4 00:29:10 | 显示全部楼层
  库存的涵义

  1.一切有价值的资产都是库存

  狭义的库存,是指原材料、半成品、成品的库存。

  广义的库存,是指一切有价值的资产,包括原物料、半成品、成品、土地、厂房、机器、人力、时间、商誉等。

  很多企业在库存管理上,还局限在狭义的库存管理范围内,没有管理到这些有价值的资产,或者没有管好,从而造成很大的损失。

  【案例】 机票降价策略

  在平时买飞机票都很便宜,打三折甚至更低;但在一些重要的节假日期间,机票的价格就相对较贵,只打九折,甚至全价。

  可见,飞机票的价格策略,基本就是针对机位的库存采取的一种促销策略。平时顾客较少,座位空着也是空着,还不如低价售票,还能多赚一些利润。

  2.库存的目的:安全、平价、便利

  *安全

  出于安全考虑,增加库存。企业担心订单来了,没有材料可以生产,所以为了保证订单能够顺利生产,就产生了库存。不管是周转库存还是安全库存,都有这个目的。

  *平价

  有些产品如果是计划采购,它的售价要较低;如果是现货采购,它的售价就会较高。所以为了降低成本,企业就会准备一些库存,做一些计划性采购。

  *便利

  有些产品是季节性的生产和销售,为了能够在材料供应断档的时间内保持继续生产,企业就必须有库存。

  3.囤积居奇和快速周转

  囤积居奇有可能在短期就给企业带来暴利,但也有可能给企业造成严重损失。企业不应该只看到囤积居奇带来暴利的一面,毕竟多数机会还是要损失的。企业应该通过生产去赚钱,让库存快速周转,为生产提供保障,这样才能赚取稳定的利润。

  4.全方位库存

  很多企业已把库存的定义拓展到全方位,尤其在成品部分。以前企业所认为的成品库存就是仓库里的,现在的库存是讲只要产品还没有卖到终端消费者之前,都算作企业的成品库存。虽然企业已经出货给经销商,但是还没有卖到最终消费者的手里,还是有被退货的可能的,这就是全方位的库存管理。

  用这个概念来处理所有在渠道中的库存才是正确的,才不会造成有一天突然面临全面退货、公司应声而倒的情况。

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 楼主| 发表于 2012-7-4 00:29:34 | 显示全部楼层
  料账100%相符的做法

  做到库存管理百分百,就是要做到料账百分之百相符。但料账百分之百相符,在很多企业里都做不到,原因在于管理不够严厉,惩处力度不足,如果库存主管做不到料账百分之百相符,就让他“提头来见”。这样的话,库存主管肯定会全力以赴,料账就能够做到百分之百相符。

  企业必须解决历史遗留的料账不相符问题,具体做法如下:

  1.ABC分类与叫货月结法

  由仓库管理人员做清仓盘点,然后根据特点把仓库所有的物品按照ABC分类,并对不同的类别进行不同的管理方式。

  A类物品只占5%的品相,但是金额占到70%,这类物品是很贵重的,要执行严格的管制;B类物品占20%的品相,金额占20%,这类物品价格一般,不高不低,则需采用一般的管制;C类物品,品相占70%,但是金额只占10%,这类物品价格很低,实行简单的管制即可。由于C类物品很多,如果方法得当,可以节省很多人力,推荐使用“叫货月结法”。

  *叫货月结法的要点

  ① C类物品直接交使用单位管理,以简化管理;

  ② 复仓管理法:让使用单位设置两个相同的仓格存放物品;

  ③ 一个仓格的物品用完后,使用单位直接向供货商叫货,供货商按预定价格和数量供货,使用单位只需签单收货;

  ④ 厂商次月初根据上月签单凭证,同使用单位结单;

  ⑤ 使用单位请购、订购、入库、领用、付款等手续月结一次。

  *叫货月结法的意义

  ① 仓库人员的管理负荷减轻。

  ② 采购人员负荷减轻。

  ③ 生产单位填利用单的负荷减轻。

  ④ 财务人员结账的负荷减轻。

  2.清仓盘点实盘切账

  按照实际盘点的数字切账,不要让仓库管理人员承担以往错账的责任。

  3.确实执行进、销、存

  在盘点、切账以后,严格执行进、销、存。凡是所有的进库都要凭单入账,所有的出库都要凭单销账,每日做结存,发现异常及时更正,这就叫进、销、存。

  4.每日逢零逢低动态循环盘点

  执行每日逢零逢低动态循环盘点,保持料账百分之百相符。以前一般是每个月盘点一次,发现有盘差再去追查,证据已经湮灭,所以最好是每天盘点。但是如果按照传统的方法每天盘点,工作量太大而且没有意义,因此,就要用每日逢零逢低动态循环盘点法进行每日的盘点。这种盘点方法的操作如下:

  *只盘A类、B类物品。

  *每日盘点时间耗费10-15分钟。

  *有生产领用才抽盘,账上为零或低于设定数量才抽盘,A类物品抽盘频率至少2次/月、B类1次/月。

  *未逢零、逢低者每月列账检讨。如果某种物品一个月都没有出现逢零、逢低的情况,那么说明这种物品的库存水位过高,需要管理人员检讨改正。

  *取代其他盘点。采用每日逢零逢低动态循环盘点,可以不再进行其他方式的盘点。

  采用每日逢零逢低动态循环盘点法,能够及时发现问题,解决问题,避免月底盘点的滞后性。仓库出错源于问题的积累,积累到最后就没办法查。所以,仓库一定要严格进行进、销、存管理,再加上每日逢零逢低动态循环盘点,保证料账百分之百相符。

  料账百分之百相符并不是分毫不差,可以为每类物品定一个差异,叫做容差。例如,A类物品一个都不能错,错了就一定要追究责任;B类物品给它5%~3%容差,在容差以内,可以视为相符;C类物品给它容差和损耗,即在容差以外给它一定的损耗比例,损耗是指一定会有的损失,在容差和损耗比例以内的减少,可以不追究责任。

  【案例】 料账百分之百相符

  一家乐器行在盘点的时候发现少了6台价值1万多元的电子琴,主管命令库管在一周之内把物品找回,出乎意料的是,3天后库管不但找到了那少了的6台,还多找回3台。库管认为多出的部分可以由他来处置,说明他没有明白盘点的真正意义,不论少还是多,只要和原数对不上,就说明一定是在账面上出现了问题。

  盘点是为了及时发现问题,解决问题,最终保证料账百分之百相符。

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 楼主| 发表于 2012-7-4 00:30:15 | 显示全部楼层
  零库存(JIT)的全盘规划

  做到零库存是库存管理的最终目标之一。很多人认为零库存是不可能做到的,例如库存管理做得很好的丰田公司也没有办法做到零库存,最低的时候,丰田公司的库存水位还可以维持七天的生产需要,后来它发现维持七天库存量所花费的代价太高,后来就维持在十一、十二天的库存量。可见,库存还是应该有的,那么,零库存是什么定义呢?

  1.把不必要的库存降到零

  零库存的第一个定义是把一切不必要的库存降到零,包括安全库存、错误库存、尾数库存、呆滞库存。因 为,之所以会有这些库存,都是管理有问题。必须要改善管理,将一切不必要的库存降到零。

  当然要做到这一点,首先要把一切产销的异常从根本上解决完毕。如果存在很多的异常,就必须有很多的 安全库存;如果有很多的差单、改单的问题,就没有办法将库存降到很低。所以要从根本上将异常问题解 决,才能将一切不必要的库存降到零。

  例如,尾数库存的存在是由于很多企业担心生产出不良产品,所以在每一批材料里面多加3%~10%的尾 数。即便是这样,也仍然存在不良率过高,材料不够用的情况,或者出现材料多余积压。所以,正确的做 法是订单订了多少,就安排多少,如果出现不良产品,就开单子补料,用周转库存代替尾数库存。这样, 工人就会很慎重地去生产,降低不良率。

  2.化整为零

  零库存的第二个定义是化整为零,就是说把以前都放在仓库的库存,移到生产车间直接让生产单位管理, 这样的管理也是一种零库存概念。把整个仓库的库存化整为零分到各车间去用,有助于库存的管理。因为 放在车间里,生产单位用了多少,还剩下多少一目了然。

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 楼主| 发表于 2012-7-4 00:30:36 | 显示全部楼层
  呆滞废料的改善及管理

  1.呆滞废料的处理

  *呆滞废料定义

  库存管理上存在一个令人头疼的问题,就是呆滞废料。物品进到仓库里超过预定的一段时间没有使用,就可以称之为呆料。这个预定的时间要根据不同的行业、不同的企业、不同的时期来确定。同样,如果物品入库超过更长的一段时间没有使用,或者没有使用价值的时候,就可以称之为废料。

  造成呆滞废料的原因很多,包括:尾数库存、乱改规格、客户订单取消、库存管理不善等等。

  *定期出报表

  要做好呆滞废料的管理,第一步就是定期出报表。如果呆/废料期为一个月,那么每个月出呆/废料报告;如果呆/废料期为一个星期,那么每个星期出呆/废料报告。呆/废料报表一出,就表示这些东西已成为呆 /废料。

  *依序送权责单位限期处理

  在确定哪些物品是呆/废料以后,要依序送权责单位限期处理。

  ① 开发单位

  最先交给开发单位,看能不能在日后的订单中把这些呆/废料用掉,或者在以后的新产品中,能不能把它用掉。如果开发单位能用,那么就定下期限加以管制,在期限内必须用掉。

  ② 交给采购

  如果开发单位不能用,就交给采购单位,看能不能交换成其他自己有用的物品。

  ③ 总务部门

  如果采购单位也不能处理,就交给总务部门,看能不能趁呆料还有部分价值的时候,赶快卖掉。呆料越早处理价值就越高一些,处理晚了就可能变成废料,一旦变成废料,就没有价值了,甚至还要花钱才能处理。

  *反馈至源头要求改善

  在处理完上述的步骤之后,还要从呆/废料产生的源头上进行管理。首先要找出这个源头,看是开发单位、还是仓库单位,还是其他的什么单位造成的这些呆/废料。如果这种呆/废料的产生是第一次发生,可以认为是疏失;第二次发生,可以认为是过失;但第三次发生,就是罪过了,要对相关单位进行处分。

  2.呆滞废货的处理

  呆滞废货的形成可能是由于没有出货或者退货形成的,要做好这部分的库存管理,就必须要做到:

  *查明形成原因

  首先要查明这些呆货为什么会形成。如果是没出货造成的,那为什么营销单位在订货以后没有出货;如果是客户取消了订单,为什么没有去卖给别人。可能出现的原因很多,要一一查明。

  *建立绩效考核制度

  企业要建立正确的绩效考核制度,不但要考察营销单位的销售情况,还要考察它的退货情况。将能不能正 常出货和退货与销售人员的收入挂钩,这样他们就会很谨慎,企业就会少受损失。

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 楼主| 发表于 2012-7-4 00:30:51 | 显示全部楼层
  化被动为主动的库存管理

  1.领料改配料,订货改配货

  *领料制变成配料制

  库存管理上的新做法,就是化被动为主动。一般的情况下,别人来领料,库管就给他备料,库管处于一个 被动的地位。新的做法是把领料制变成配料制,仓库根据生产计划直接配料到使用单位,而不是等它来领 料,这样库管可以充分调度时间,做最有效地运用,化被动为主动。

  *订货制变成配货制

  同样,把订货制改成配货制。以前企业要接受经销商的订货,然后才安排生产。现在,经销商可以不必订 货了,由企业根据经销商的销售记录和市场预测,每个月直接将货补给经销商。这样在企业与经销商之间 ,经销商与顾客之间就节省了很多手续,效率就会显著提高。

  2.自来水仓

  自来水仓是指企业将仓库提供给供货商使用,企业需要材料的时候,就到仓库去取,然后,每个月与供货 商结账。这样管理的意义在于:

  *减少下订单、运货的时间

  以前,企业在接到客户订单以后才去采购原材料,给供应商下单,再将货物运回,中间所需的时间太长。

  采用这种管理方法,可以有效减少时间。

  *简化企业和供应商的管理

  对于企业而言,将自己的仓库交给供货商管理,减轻了自己的管理压力;而对于供货商来说,在接手了企 业的仓库以后,就不必每次送货到企业,发现仓库的货少了以后,直接将货补齐即可,管理也得到了简化 。

  同时,双方每个月才结一次账,比以前每次购销都要结账的效率会高得多。

  3.企业资源规划(ERP)

  现在的企业中,企业资源规划ERP软件应用很广泛,它可以帮助企业做好从接单到供货等一系列流程。但是,从应用的效果来看,成功率比较低,原因不是软件硬件的问题,而是企业本身的流程还没有改善彻底 ,还不太适合这个软件。要做成功需要一个过程,并不是花钱买了系统就可以成功。

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 楼主| 发表于 2012-7-4 00:31:11 | 显示全部楼层
  库存的层级简化及有效管理

  1.品项大幅减少

  很多企业库存的物品太多,有几百种、几千种甚至几万种品项,给管理造成了很大的不便。其实根本没有必要设立那么多品项,所以必须加以管制。

  *开发采用标准设计,品项就会减少很多;

  *可以用ABC分类来简化管理;

  *尽量避免增加新的品项。已经有的品项,尤其是那些呆滞的品项,应先尽量从账上把它销掉。

  【案例】 小帖子管理

  某公司有小帖子大概十几万种,财务做起账来非常困难。其实每个帖子都不会超过3分钱,在得到专家的 建议后,财务只按价钱来做账,总共分大中小,1分钱、2分钱、3分钱,财务只管这三项下面有多少数量 就可以了。

  库存管理过程中,应尽量减少品项以简化管理。

  2.品名力求统一

  同类材料的品名要力求统一,这样可以避免错账。

  【自检】

  请您阅读下面的材料并回答问题:

  某企业对某个材料的叫法很乱,生产单位写的报告上叫做“点片”,采购单位写的订单上叫做“华丝”,最后订货单上写的是“原铁片”,搞得财务无法记账。

  请问这种现象的出现是由于库存管理的哪个方面出现了问题?

  ___________________________________

  参考答案附后

  3.手续大幅减少

  有些企业仓库管理的手续太多、单据太多、记账太多,容易发生错误,造成手续上的延误。应该尽量减少人工输入,尽量用电脑过账。

  4.就源输入及主管稽核

  库存管理的简化其中一项就是就源输入,就源输入是说谁发生的业务,谁来负责电脑输入。有些企业认为电脑是很昂贵的东西,一直不让第一线的人员去碰,第一线人员必须填一个单,再交给负责输入的人去输入,这是一个严重的错误。电脑现在已经很廉价,而且容易操作,可以在仓库里放一台电脑,由发生资料人自己在电脑上输入。这样,一方面节省了步骤和时间,另一方面也降低了错误出现的机会。

  企业认为库存很容易营私舞弊,所以就专设一个稽核单位,经常去仓库稽核,看有没有做假账。实际上,最好的稽核是账务本身,在电脑里就可以做交叉稽核,通过管理物品的一进一出就可以达到稽核的目的。

  这样的稽核效果比稽核单位做的要好,因为稽核单位一般都是外行。所以,稽核单位没有必要设立。

  5.掌握好管理的尺寸

  虽然库存管理一般都是见单发货,但也应该灵活掌握。例如,生产单位急需材料,来不及写领料单,作为库管,应该让它们先将料领走,并规定在一定时间内将单子补齐。所以,库存管理应该在不影响生产的前提下,合理掌握尺寸。

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 楼主| 发表于 2012-7-4 00:31:32 | 显示全部楼层
  库存管理的经验与结论

  1.到岸不需船

  随着技术的进步和信息化、网络化时代的来临,很多早期的库存管理方法,现在已经改变,不需要再固守那一套旧的方法。现在已有新的科技、新的方法运用于库存管理了。

  【案例】 煎鱼剁头剁尾

  一对新婚小夫妻和父母住在一起,媳妇为了能与婆婆融洽相处,主动包揽厨房的事情。但是让婆婆郁闷的是,她每次煎鱼前一定会把鱼头鱼尾剁掉,偏偏婆婆最喜欢吃的就是鱼头,于是她不满意地问媳妇为什么这样做,媳妇的回答是她从小看自己的妈妈就是这样做的,婆婆让媳妇去问清楚这其中的原因。媳妇带回来的答案是早先家中没有可以盛得下整条鱼的锅不得已而为之,现在继续这样做是因为长时间养成了习惯 。

  由这个小故事可以联想到现在的库存管理,不能总沿用已成习惯的老方法,应该尝试用最新的科技和最新 的方法去管理,也许你所用的老方法也是在不得已而为之的情况下产生的。

  2.货畅其流

  地尽其力,人尽其才,货畅其流。库存管理中,要强调货畅其流的意识,要在工作中寻求有效的管理方法。

  例如,很多新购入的原材料不一定要进仓库,可以直接进车间,减少中间环节,提高效率;如果供货商的信誉很好,双方合作愉快,可以对他的进货免检,而对信誉不太好的企业的进货加强抽检,这样也可以提高效率。

  3.信任与事后异常查核

  以前总是抱着消极防弊的眼光对待库存管理,首先认为它可能会舞弊,然后想方设法对其进行监控,这是事前查核。

  这种事前查核是会影响作业的,因此可以改为事后查核,即先相信它,但是在事后再看它有没有异常出现。采用事后查核,站在积极信任的立场进行监督,对库存管理会产生一个很大的激化作用。

  参考答案

  从库存管理的角度来看,这种现象是品名不统一的表现。这种品名不统一容易引起记账不统一,导致错账,最终造成料账不符。
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发表于 2012-10-19 16:53:22 | 显示全部楼层
很有见地的分析
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发表于 2012-11-30 23:01:01 | 显示全部楼层
库管新手悠然的飘过……
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