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中小企业仓储管理现状与常见问题,改善仓库管理的办法

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  虽然大部分企业都知道了物流管理对企业的重要作用,但很多企业对物流服务的认识不够全而和深刻,把现有的储运当作是物流的全部内容,忽略了由物流绩效提高而带来的企业整体效益的增值效应,没有把物流上升到战略,加以关注其对现代物流理解认识的偏差。

  物料流动路径长,使材料、零部件不能及时供应到位,物料和总部成品仓库分散分布,尤集中的物料集货分拣与配送中心,物料管理混乱、困难,配送周期长,配套性差。

  中小企业仓储管理现状一:物料请购随意

  很多中小企业没有专职的物料管理部门和物控人员,缺乏物料的整体统筹与组织,谁都可以请购,谁都可以给采购员下采购指令,直接导致了企业物料管理混乱。请购人员是否有计划请购、多请购、少请购或错请购,没人负责稽查。而领导精力有限及不注重细节的原因,使得很多请购审核流于形式,睁眼瞎签名现象严重。原因只有一个:贪图方便,使自己的工作变得轻松。物料管理效果如何呢?不该买的买了,不需要这么多的也买了,要购买的却没有请购,导致车间停工待料。

  要使群体高效,就必须约束个体的方便,这就是“方便出下流,约束出效率”的道理。

  如何约束个体的方便呢?专职部门将物料请购权变为统一请购,限制个体的随意请购;明确请购标准,强化审核把关,对多请购、少请购、错请购的行为追究责任。

  案例:多请购造成物料浪费(佛山市ML电器有限公司)

  顾问老师发现,该公司物料请购非常随意,任何部门都可以请购,请凭证只需一张内部《联络函》,经主管签字后,采购员就可以去买物料了。整个请购到采购过程都是混乱无序的。例如:

  1.物料需求计划由文员根据BOM表机械地转化而成,库存的原本可以利用的呆滞物料,却没有得到利用,库存物料越积越多;

  2.物料多订、少订、漏订现象发生。2008年6月,计划物控部在做物料需求计划时,请购一款灯头,原本只需要3600只,但写成36000只,一下子造成了32400只的呆滞库存;

  3.顾问老师查大五金仓库的《物料存卡》时发现,80直边盘在2008年5月时结存100个,而2008年6月18日在《物料存卡》记录又新补充库存43PCS,仓管员反映,生产部在生产过程中发现不够了,直接开《联络函》要求购买,但至今仍未领用。

  点评:企业缺乏物料管理的统筹部门与岗位,导致公司物料管理混乱。每个部门随意请购,但又缺乏监控,“做而不管,管而不细”,其结果必然导致公司整体物料成本上升。

  中小企业仓储管理现状二:仓库管理混乱

  仓库管理是物料管理的重要环节,但是,大多数中小企业不重视仓库管理,基本上采取“守大门”的政策,仓管员形同虚设,靠工厂的保安守住大门,不让物料随意出门。

  在老板和管理人员心目中,只要仓库的物料不被偷就行了。正因为他们有这种意识,该建立的流程制度没有建立,或者建立了,但仅仅是文件而已,并没有落到实处;不追究责任,导致仓库管理一派混乱。

  具体表现如下:

  1.没有做好定置管理,物料随处摆放,很难找到;

  2.不合格或者报废物料与合格物料混放,原材料与半成品混放,待检待退物料与已入库物料混放等,标识不清;

  3.账与实物不符,实际库存数量模糊;

  4.盘点周期长或者不盘点;

  5.收料随意;

  6.领发料随意。车间和仓库没有隔离,领发料不用办理手续;领料员什么手续都没办,擅自到仓库拿了料就走,要是仓管员阻止,可能会挨打受骂;

  7.发料没有遵循先进先出原则;

  8.呆滞物料没有及时处理,占用空间和资金。仓库管理混乱的结果就是物料成本大大增加,仓库成了吞噬利润的无底洞。

  案例:账物相符率低(JM灯饰有限公司)顾问咨询公司专家老师调研时发现,公司十五年来仓库从未盘过点,账物严重不符,车间领料人员经常和仓管员吵架,但,仓库又堆满了不知何时购买、不知何时能用得上的物料。顾问老师调研完毕,组织了一次全面盘点,盘点结果表明,账物相符率仅为12%,盘亏金额50余万元,库存物料的金额高达2000多万元,其中待报废的呆滞物料就有100多万元,呆滞物料只能当废品卖20万元。

  点评:账物相符率的高低,体现了企业仓库综合管理水平的高低。账物不符,会使物料需求计划不准确,物料多购、少购或错购,影响生产,增加物料成本。所以,企业必须建立物料管理机制,加大物料盘点频次,并将账物相符率作为衡量仓管员工作业绩好坏的主要考核指标。

  中小企业仓储管理现状三:车间物料管理失控

  中小企业的生产是一种高消耗式的生产,材料成本占了产品价格的很大比例,并且越来越高,利润空间急剧萎缩,很多订单都在盈亏间。如果物料耗用不当,或出现点品质事故,则很有可能亏损,将本来预算赚钱的订单变成无利可图的订单。

  中小企业普遍存在超订单领用物料的情况。有时老板也想控制一下补料,但一遇到因为不补料就出不了货的情况时,就只能屈服了。

  是什么原因导致车间不得不补料?在生产现场的各个角落包括垃圾堆里,都可以看到散落的细小物料,有些是报废的,也有些是品质良好、纯属员工浪费的;有些物料本来是第一道工序够,但在交接过程中,到了最后一道工序发现不够数了;有些是品质控制不当造成批量报废;有些因为保管不当,被压伤、损坏了的。大多数都是人为原因引起的物料浪费。

  而在车间要求补料的同时,车间现场却又到处堆满了在制品、半成品,车间俨然成为一个小仓库,堆放着各种原因产生的不流动物品:车间多生产的、多领料没有退仓的、品质不良的、等待加工的、一些分不出年代辨不出品质的物料。这些物品却无人关注与处理。

  由于没人去真正核算每一批订单的物料消耗、去监控车间补料的合理性、去跟进物料的交接过程、去稽查车间不流动物品产生的责任人。反正只要订单生产出来,产品出货了,就完成了生产任务。高消耗的材料投入,降低了企业的利润空间。

  案例:XX紧固件制造有限公司

  2009年3月份,该公司财务部发现落料车间有两个订单使用物料1400公斤。经查,落料车间在2008年11月28日生产时,将两种规格的物料混放,导致落错料,落料车间开《补料单》到拉丝车间进行补料生产,拉丝车间在无任何权责人员签名的情况下,补料1400公斤。

  据统计,仅2008年全年的原材料补料重量就高达17万公斤,损失金额高达95万余元。

  点评:中小企业的补料往往是车间要补多少仓库就发多少,无人监控,补了多少料,造成多少经济损失,无数据可查,也没有追究相关人员的责任。订单增加、规模化效益带来的成本优势被较高的物耗成本所抵消,整体成本不仅没有下降,反而在上升。

  根据多年的实施经验,我觉得物料管理是ERP软件实施成功的基础。凡是ERP软件应用比较好的企业,在物料管理上都是比较规范的企业。

  物料是企业资产的一部分,也是比较难管理的一部分。好多的企业上软件,就是想借助软件对物料有一个清楚的管理。
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  企业在物料管理上普遍存在这样一些问题。

  第一,企业的物料很多,没有进行分类管理。或者分类的标准不统一,类别比较混乱,当有新物料时,不知添加到哪一类里,或者在查找一种物料时,不知在哪一类里查找。

  第二,物料的名称不统一,一种物料可能有两三个叫法,这样就有可能造成领错料,记错帐,帐实对不上的情况。

  第三,企业管理层对物料的名称,编号,类别等管理不重视,没有指定专门的部门对物料进行统一管理,各职能部门各行其是,缺乏沟通。

  我们可以采取这样一些措施,借助于软件实施这样一个契机,把企业物流管理搞好。

  第一,引导企业管理层对物料管理给予足够的重视,指定专门机构对物料的名称,编号,类别进行统一的管理。

  第二,制定物料管理的相关制度,以文件的形式下发执行。

  第三,对现有的物料进行整理,规范,形成文件,组织相关部门讨论,修订,最终定稿后存档。

  第四,物料可以进行多级分类,但每一级分类必须按照一个分类标准。

  第五,新增加物料或物料类别时,由物料管理部门(技术部,采购部或财务部)提出申请,管理层审核无误后,以文件的形式下发执行。

  第六,组织员工参加物料管理培训,新入职员工更要进行物料管理培训。相关部门人员,尤其是重要岗位人员(采购人员,销售人员,仓管人员,财务人员等)对物料的名称,编号,类别等资料能有很好的掌握。
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  仓库管理中的常见问题与解决办法:

  一、中小企业仓库管理存在的问题

  1.手续缺失、不完备。货品名称不规范。

  导致财务入账错误、入账难或账实不符:车间领用各类网是否承包无相关部门认定,造成财务无法核算;加工件,同名同型号但不同价,因入库单或领料单无相关说明.造成财务无法准确下账;

  电器类因型号较多.领料单稍有错误便会导致财务入账错误:某些货品是否进口(单价高)未在出入库单上标明,财务无法准确下账;

  原领用货品不适用需调换时,未变更原领料手续,造成财务核算不准确且出现账实不符现象。

  2.办理入库、领料手续不及时。

  入库不及时.造成车间已领用货品中有部分因无手续未办理入库.财务账面显示结存为负数或账实核对不符;

  欠条现象,车间、仓库互打欠条,且欠条清理不及时。造成财务人账不及时、账实不符;车间领用材料。因无手续,财务未入账,造成财务核算不准确、账实不符。

  3.工作不衔接。

  供应商所开具发票使用的单位与公司核算采用的单位不一致.造成财务人账困难;零星入库,以后换取~次入库手续(发票),前后金额不符;某些价值相对较大的货品.如果市场价格下降较大。

  车间往往会对核算的货品单价提出异议:供应部采购回来的备件,领料单已开,东西也领走.供应不入库.也不知是供应商赠送的还是忘了入库;账面上承包的成型网,车间已领用,至今未出票,在账上待着;

  像设备上有许多配件.存放已有两年之久。车间一直领用,但供应一直不入库.追问时,供应不知,说人家要钱时再说。

  二、对仓库管理中出现问题的原因分析

  1.制度缺失、执行力低下。

  制度是规范管理的依据、执行力是规范管理的保证.缺少了制度及执行力。我们的工作将无据可依、出现的问题也不能得到及时解决。

  有制度但无可行性与可操作性(细则),最终将导致制度被束之高阁。而缺乏有效的监督、激励机制,将导致执行力低下。当问题集中暴露时公司及个人都会为此遭受损失。

  2.权责不清晰、信息传递效率低下。

  工作中还发现存在权责不清的现象.如公司对各类网采用的是厂家承包的方式核算.然而公司购进的网中。哪些是承包的、哪些不是承包的。

  供应.仓库、车间莫衷一是,供应没有给仓库提供是否承包的依据、仓库没有对承包与非承包的网进行分别摆放、车间没有及时反馈厂家承包网的产量.以上导致财务无法核算、无法及时核算、无法准确核算相关的成本。

  3.实物入库、保管、领用与财务核算脱节。

  这也是造成上述财务核算问题的原因。实物的入库、领用是通过入库、领料手续反映到财务上的.入库与领用规范后.就能够提高结存数量、结转领用成本的准确性。

  4.财务核算技术落后。

  财务核算手段落后,至今仍采用手工方式记账.采用手工方式记账的弊端是显而易见的:

  第一,记账错误、计算错误;

  第二,不利于细化管理;

  第三,成本核算只能采用全月一次加权平均或个别备件采用个别计价法.成本核算不够精确;

  第四,汇总分析困难,比如分析备件库存时间、指定单价查询备件等等。

  如果采用计算机技术辅助记账.则可完全解决以上问题。并且可以通过条码实现所有备件的独立管理.提高工作效率、工作效果。

  三、解决问题所要采取的措施

  1.制定仓库管理细则。

  规范业务处理流程。理顺实物、单据的传递途径。通过管理细则的制定,明确相关部『J及员工的工作职责及工作程序、以及如何正确填写单据;通过流程图的制定,让实物流转、单据传递一目了然;通过制定特殊业务处理办法.让员工知道正确的业务处理方法.财务核算也更加严谨.彻底摆脱仓库工作需言传身教的不利局面。

  2.结合条码、ABC管理法完善货位管理系统。

  科学地对备件进行分类.利用条码建立账实的一一对应关系;通过EILP的实施,可以精确地以个别计价法对备件进行核算;

  通过ABC分类.找出我们需要重点关注的数量少、价值大、对生产有较大影响的备品备件.从而提高资金使用效率和存货周转率。

  3.建立可行、有效的监督激励体系。

  提高员工工作积极性。员工思想有包袱会导致工作态度消极,工作态度的消极引起工作质量的下降.工作质量的下降可造成备件库沉淀资金的增加.从而最终影响公司现金流。

  提高员工工作积极性不能仅仅挥舞鞭子和大棒.更要使其获得经济、精神等方面的满足。“将欲取之,必先予之”。这个道理不但适用于客户,也适用于员工。

  4.领导重视、部门配合、员工努力是做好工作的法宝。

  仓库工作不是一个部门努力就可以做好的.它需要领导的重视,经常关注备件库工作情况:也需要部门问的配合,仓库中的问题通过财务核算反映出来。但其问题的解决不是财务、仓库所能解决的,需要供应、车间(部门)的配合。
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  对中小企业仓库管理的看法:

  仓库是公司物流的中枢,也是财务管理的重要部分。就今年及往年的形势来看,成本的问题深深困扰着我们松井。人力成本、物料成本、加工成本、还有机器设备厂房的折旧、以及一些看不见、看得见的浪费,均影响着公司的发展,而仓库管理显得尤为重要。笔者试图从几个方面分析仓库目前存在的这种盲、忙、乱的境况,不对与不足之处敬请指正。

  客观条件。冰冻三尺非一日之寒,今天这样的局面绝不是一朝一夕就能造成的。我们的仓库空间不够,物料框架缺乏,于是物料就到处乱放,到处乱摆,而且没有标识、没有精确的数据记录;到公司以外租用了很多临时的仓库,成品也没有按订单归类放好,导致这里有一部分,那里有一部分;一些长时间不用的物料或者叫呆滞品成堆摆放,有些甚至在一个地方放置了三年,没有人处理;一些呆滞品混乱摆放,而且没有做帐登记。这些问题对我们的盘点工作是一个巨大的挑战,如果没有坚强的意志和决心,是完成不了这项工作任务的。

  面对分给自己的一大片的物料,笔者征求物料员、仓管员的意见,同时也力求找到最快的办法解决难题。比如在仓库二楼的盘点,物料多而凌乱,为了盘清物料,常常是跑了这边跑那边;温度达40几度,还可以享受免费“桑拿”。我们分小组,分重点,采取集中力量逐个击破的原则,在规定的时间范围内顺利完成任务。比如在二车间盘点,面对成堆的电源线、螺钉和一些零碎的物料,我们采取重点抽查,分工合作的办法迅速解决了问题,而且本人也看会了电子秤的使用方法,试了几次以后就会使用了。这是盘点时的一个速描。

  人为条件。从这些仓库乱象的表面,笔者想到了为何会造成这样的结果,深层次的原因在哪里?不找到这些问题所在,就很难对症下药,对仓库管理来一个长治久安。

  凡事必有前因后果,我们看问题不但要一分为二,更要合二为一。长时间以来,我们以结果为导向、用绩效说话,换句话说就是效率第一、结果第一,对企业来说,这是必须的,也是企业生存发展的保障。但是没有一个管理办法是万能的,它也会造成很多不良的后果。万事人为先,所有的后果都是人为造成的。在追求高速发展的同时,没有打牢我们的管理基础,导致干部素质普遍跟不上企业的发展,有技能的员工更是少之又少,管理简单、粗暴,层级分化严重,部门之间沟通协调日渐艰难,为维护个人最大化利益互相攻击,而不是把重心放在工作上,放在公司的发展大计上;在追逐高回报的同时,我们有些不择手段,不重视前管理,不重视过程管理,订单的要求经常更改、导致产品经常返工;为了准时交货,经常是加班加点超过12:00,甚至还有通宵的;旺季的时候更是卯足了劲拼命的干。

  从这些现象来看,有时候是有必要的,我们节约了时间、提高了效率,创造了短期效益。而从长远来看,这是我们管理的大忌。人心思变,人心惶惶。就出现了我们的风气不好、员工闹事打架频出、人与人之间关系紧张等等。笔者就发现了有员工偷料,产品都做出来了,仓库的物和帐还没有一点动静,导致仓库的问题层出不穷。公司高层的管理是很好的,到了下面就执行变形。管理大师德鲁克说过,小公司是靠老板这个“发动机”启动的,而大公司则是要靠造就更多的“发动机”来实行全面联动,从上至下的严格执行。

  我想,这是大环境造成的仓库目前的局面。不单是仓库,其他部门也存在这样那样的问题。当然这与仓库的历届管理者是脱不了干系的,但是罪责主要不在这里,我想应该是多方面的。

  可见我们要整顿仓库,除了要从硬件下手之外,比如仓库的空间、物料架、分类标识等,就是要从软件下手,打造一支过硬的仓库管理的队伍,斩断一切不良行为,切实为公司管理好自己的钱财,把每一分钱都用在刀刃上。
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学习中。。。。。谢谢分享
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楼主辛苦了
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学习了!!!!!!!
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不错,学习了
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嗯,很好的办法,不知道不同行业都一样用么,各公司的行情。。。
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新手报到想楼主学习了!!
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