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一、材料采购的入库范围
所有物资必须办理入库手续，固定产类按固定资产管理制度执行。
二、台帐设立时间和要求
1、设立时间
1.1、地产委托案场、项目部、会所管理等有偿服务阶段，我们称之为第一阶段。
1.2、前期介入阶段是指项目管理部筹建阶段，我们称之为第二阶段。
1.3、物业服务中心成立，我们称之为第三阶段。第三阶段是第二阶段的延续，台帐可延用。
1.4、第二阶段起必须分开设立台账。
2、设立要求
2.1、仓库台账采用三栏式数量金额式帐页。
2.2、仓库根据不同材料，台帐设立可分为电器类、五金类、清洁类、工具类、建材类、其他类等，可以根据实际情况再进行细分。
2.3、为了符合内部稽核的管理要求，材料采购和仓库管理不可为同一人员。
2.4、入库材料必须进行卡片登记，同时建立数量金额式的材料台帐，台帐在分大类的基础上将每一材料单独建立帐页，财务部设立材料总帐。要求仓库的库存实物与卡片记录相符；材料卡片与台帐相符；台帐与总帐相符。
2.5、仓库管理员和项目出纳每月25日进行仓库材料实地盘点，逢半年度或者年终盘点时财务部会计必须一起参与，平时财务部会计可以随时抽查，仓库管理员在每月30日前编制材料盘点表、材料领用分配表及汇总表，同时将盘点表、材料领用分配表及汇总表交于项目出纳复核，项目出纳复核无误后于次月2日前将材料盘点表、材料领用分配表及汇总表交于公司财务部会计人员进行账务处理，移交表单时双方均应签字确认。
2.6、存在备品备件的项目，须建立备品备件台帐（刚交付项目，该类材料由地产提供）。
三、记帐要求
1、根据当日入库单、领料单的内容及时、逐笔登记材料台帐，内容及格式不得涂改，如需要修改必须采用红字更正法。台账必须用黑色水笔登记，不得用铅笔和圆珠笔登记。
2、台账账簿中的“凭证号”登记入库单、领料单的单据号；入库时“摘要栏”里需写明入库单上供货单位的名称及提供的发票号；领用时“摘要栏”里需写明领用用途及保修单编号，以备日后查询。
3、仓库管理员在每月25日之前计算出台帐上库存材料的种类、名称、数量和金额，并据此进行实地盘点，月底结账按照财务记账要求进行处理。
4、材料盘点表必须有仓库管理员、项目出纳、业务主管签字确认，如果有财务部会计参与，也必须签字确认。
5、材料领用分配表必须有仓库管理员、项目出纳、业务主管签字确认。
6、材料领用汇总表必须有仓库管理员、项目出纳、部门负责人签字确认。
四、材料采购及入库流程
1、采购人员按审批后的月度采购计划表到指定的合格供方进行采购。紧急采购、临时采购也必须到合格供方或市场确认供应商处进行采购，如有特殊事项，必须进行单独审批。
2、仓库管理员依据发票或送货单上的材料清单（送货清单必须加盖供货单位的公章或者财务专用章方为有效）将材料验收入库，同时认真核对月度计划采购清单的数量及金额是否与实际采购相符，符合要求后再将材料验收入库，并填制材料入库单。入库单由各服务中心按标准统一采购，各仓库管理员按需领用，并建立领用和使用登记本。
具体要求如下：
²填写入库单时以发票和入库实物为依据，逐一填写完整。如：物资类别、采购属性、供应单位、单据号、入库日期、产品名称及规格、数量、单价、金额。在月度结算时，需在入库单上填写发票号码。
²临时或紧急采购的，入库单的右上方填写采购属性（即临时或紧急）。
²缴库人为采购人员，验收人为仓库管理员，审核人为业务负责人，分别审核签收。
²入库单一式三联，第一联存根联仓库留底，第二联记账联仓库记账用月底上交财务会计，第三联结账作为财务付款依据。
3、每月项目出纳协助会计核对已入库但未报销入账的材料清单，并填制《已入库未报销入账的材料清单》表。
五、材料领用及收费流程
1、维修人员根据报修单所需物资到仓库领用，仓库管理员根据维修人员提供的报修单， 填制材料领用单，要求写明领用的相应维修材料名称、数量、金额、报修单编号、材料大类、用途等等。材料领用人、仓库管理员、业务主管签字认可。仓库管理员还要将领料单编号在报修单上注明备查。
2、维修人员维修完毕后连同领料单第三联交前台收银员开具发票。收银员根据领料单和报修单审核其收费是否合理。如低于成本价收费或是免费，须由经办人员具明原因，部门第一负责人签字认可。
3、维修人员将由收银员收取维修费后注明发票号码的报修单，送接报处统一保管备查。维修人员提料的第三联，在维修结束后粘贴在报修单后与报修单一起归档，作为完整的维修记录。
4、对于内部领用的物耗品，根据谁领用，谁签字负责；谁主管，谁审核签字的原则。仓库管理员做好领用登记。
5、为了确保领用材料分配的准确性，仓库管理员每周根据材料领用单进行分类汇总（详见材料领用汇总表），月末汇总编制《材料领用分配表》连同仓库盘点表一起交于公司财务会计。
6、未经部门经理同意，仓库管理员不得将仓库钥匙交与他人。仓库管理员休假期间，需经部门经理确认交接人。如违反规定造成的损失，由仓库管理员及相关责任人负责按价赔偿。
7、物品借用必须填写《物品借用登记表》，使用后按登记时限归还，归还的物品应是清洁过的。
六、物品的保管
1、仓库内配置相对温湿度计，采取防火、防湿、防腐、防盗、防挥发等措施，相对温湿度低于80%。易燃、易爆物资隔离存放，配置消防器材、防爆灯具、防爆开关。
2、凡经验收后的物品，一律要进仓保管（除需库外堆放的物资，如水泥、黄沙等土建材料）；
3、凡进仓物品一律按物品的名称、型号、品种、规格等集中按固定位置堆放，堆放要有条理，注意整齐美观。不能挤压的物品要用层架平放。
4、凡库存物品要认真看管,勤于检查。
5、凡库存物品，要逐项建立标签和登记存货卡，物品进仓时在存货卡上按数加，发出时按数减，结出余数，固定摆放存货卡。
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发表于 2012-8-19 07:25:25
发表于 2020-6-8 22:53:39