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库存管理是一个管理料品进、出、存的系统，所以库存交易（单据）资料的处理应该力求及时、准确和完整。
库存交易资料的及时提供，才具有管理效用。如果库存资料，经常逾期才提出库存报告，对相关职能的管理人员毫无意义。应该在各交易单据发生时，尽快交给输入人员。负责输入的人员，应确保资料的正确、及时输入。并定期印出交易明细表，审核是否和单据一致，以防止输入错误。
=====全文目录=====
一．库存的定义……1
二．库存的功能……2
三．库存的分类……3
四．库存管理的整合功能……3
五．库存管理的系统功能与作业流程……5
=====正文节选=====
一．库存的定义
以成本和财务的观点来看，库存是金钱，是资产或现金。通常，库存是企业最大的流动资产，因此认为库存越少越好。
但相关作业人员认为，库存是成品、半成品、原材料、在制品，或者说库存是采购件、委外件、自制件等。一般说来，他们相信库存多一些更好。因为库存可以应付变幻莫测的客户、蹩脚的供应商、不正常的机器设备，还有莫非定律，总之库存可以为一切意外的状况提供缓冲。他们并未考虑到库存投资的回报。
如果从各自狭隘的观点来看待库存，会得出各种截然不同的看法。销售部门把库存看作良好的客户服务所必不可少的，如果当应该发货时有什么产品缺货的话，就感到是制造部门失责了。财务人员相信库存绝对是一种祸害，因为它束缚了资金，本来可以更好地使用于别处的。车间人员不易理解持有库存的代价，而时常抱怨由于库存控制措施给车间带来明显的不便。
但是如果从公司整体来看，什么是库存呢？库存在一家企业中的作用犹如汽车的减震器，销售量的起伏可以由库存来吸收；库存可以通过保持生产以适当的速率进行，从而使工厂更有效率地运行；批量库存使得较少的生产调整与更高的设备利用率成为可能；在制品可以防范由于不稳定的物流引起的人员与设备的停工等。
不过，虽然持有一些库存是必要也是有用的，但是库存过多却是有害的。在大多数公司里，资源都是有限的。过量的库存没有用处而只是束缚了资金的使用。因此，应该从公司总体的观点，来考虑库存投资：
（１）库存投资与客户服务之间的平衡：在具有有效的制造控制系统去执行管理政策，但有意外的需求或供应中断发生的地方，库存量与其所造成的服务之间存在着一种确定的关系。即库存量越低，欠交与缺货就越多；库存量越高，服务就越好。
（２）库存投资与改变生产力水平所伴随的成本之间的平衡：如果生产必须响应销售的变化而波动，则过大的设备能力、加班加点、停工、雇佣、培训与解雇工人等有关费用将升高。库存可以阻滞这些波动。
（3）库存投资与所发放的补充库存的订单之间的平衡：频繁地执行工作或者以小批量多次发放采购订单可以降低库存持有量。这样做的结果是高的生产调整与采购费用、过多的其它作业开支与失去了数量折扣。
（４）库存投资与运输成本之间的平衡：例如，为每小时移动工件去提供劳务与物料搬运设备，比每天移动工件要求较大的开销。运输方式越快，成本越高。
二．库存的功能
按功能来划分，库存有五种基本的类型：
（１）波动（需求与供应）库存：这是由于销售与生产的数量与时机不能被准确地预测而持有的库存。比如某一料品，其平均订货量可能是每月１００单位，但有时销售量可高达３００或４００单位；通常从工厂订货后三周可以收到订货，但有时可能要用六周。这些需求与供应中的波动，可用后备库存或安全库存来弥补。当通过各工作中心的物流不能完全平衡时，在工作中心也存在波动库存。在生产计划中可以提供一定的波动库存，以满足需求中的随机变化而不需要改变生产力水平。
（2）预期库存：这是为迎接一个高峰销售季节、一次市场营销推销计划或一次工厂关闭期，而预先建立起来的库存。基本上，预期库存就是为未来的需要，也是为了限制生产速率的变化而储备产能。
（3）批量库存：要按照料品的销售速率去制造或采购料品，往往是不可能或者不切实际的。因此，要以大于眼前所需要的数量去获得料品，由此而造成的库存就是批量库存。生产调整时间是确定此类库存时的一个主要因素。
（4）运输库存：这是由于料品必须从一处移动到另一处而存在的库存。处在卡车上被运往一个仓库去的库存，在途中可能要经历几天或数十之久。当在途时，库存不能为工厂或客户服务，它存在的原因只是由于运输需要时间。
（5）投机性库存：公司可以通过在价低时，大量购进那些价格易于波动的料品而实现大量的节约，这种库存就叫投机性库存。还有，对预计以后将要涨价的料品在现行价格较低时，买进额外的数量就可以降低该料品的物料成本。这类交易中的重要因素包括价格趋势、废弃风险与处理商品的前景等。
三．库存的分类
除了按照功能分类之外，库存还可以按其在加工过程中的地位来分类：
（１）原料：用来制造成品中组件的钢铁、面粉、木料、布料或其它物料。
（２）组件：准备投入产品总装的零件或子装配件。
（３）在制品：工厂中正在被加工或等待于作业之间的物料与组件。
（４）成品：备货生产工厂里，库存中所持有的已完工料品，或订货生产工厂里准备按某一订单发货给客户的完工料品。
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