酒店物资采供管理制度，物资采购、保管、收发工作规定

王晓峰 · 发表于 2014-12-16 23:32:54

　　酒店的物资供应是关系到各经营部门、生产部门能否正常工作运转的一个总要环节。各项物资的供应及管理是酒店经营管理的重要内容，建立先进科学的采供程序和管理规定对保证酒店正常经营，降低成本，减少资金占用，节约开支，堵塞漏洞，提高经济效益具有十分重要的意义。

　　=====全文目录=====

　　第一节各类物资采购……1
　　一、物资采购归口部门……1
　　二、采供计划管理……2
　　三、采供程序……3
　　四、采购员工作规范……5

　　第二节库存物资管理……7
　　1、要选派责任性强、工作细致……7
　　2、库房收发存规定……7
　　3、清仓制度……9
　　4、仓库安全防火规定……10
　　5、仓库管理员工作规范……11

　　第三节库房进发货及领用管理……11
　　一、物品的验收……11
　　二、入库存放……12
　　三、退换货规定……12
　　四、物资领用……12
　　五、新货物料样品鉴定规定……13
　　六、酒店餐饮库房领料制度……14

　　第四节库房盘点与记账……16
　　一、库房盘点……16
　　二、库房记账……16

　　=====正文节选=====

　　第一节各类物资采购
　　一、物资采购归口部门
　　酒店所需的名贵设备、器材、物资种类多达几万种，它们的采购应实行归口管理，不可多头采购。采购部是酒店各类物资采购供应的管理职能部门，凡酒店所需的设备、建材、零部件、维修材料、五金、工具、仪表、量具、针棉织品、低值易耗品、餐具、厨具、器皿、器具、家什家具、清洁化工用品、油料燃料、员工工装、行政办公用品、劳保用品、消防器材用品、米、面、油、酒、饮料、罐头、干杂货、鲜活原辅料、调料和蔬菜等均应由采供部组织供应。
　　小卖部负责采购本部门所需销售商品；
　　卫生绿化部负责花木、盆景、药品的采购供应；
　　营销部负责制作对外宣传品和印刷品。

　　二、采供计划管理
　　采供部要按照经营业务的需要、订货周期、消耗定额，对所需物资分别编报年度、季度和月度计划。
　　编报物资需用计划必须填明物资名称，规格、型号、数量、产地、价格（估价）、技术（质量）要求等项目，一式三份。年度计划于上年十一月底上报，季度计划于季前10天上报，月计划于上月23日前上报。
　　计划外需临时急用的物资，各部门需向采供部填报《酒店临时急用物资申报单》。
　　编报各类计划的物资范围如下：
　　

计划类别	物资类别	范围
年度计划	设备配件类	机器设备、家具设备、进口设备、地毯设备
	针棉织品类	床单、被单（套）、枕芯（套）、棉被、褥子、毛巾（五巾）、窗帘布、餐巾、台布等
	低值易耗品	被套（垫）、针线包、擦鞋纸、牙具、淋浴液、洗头液、浴帽、礼品袋、卫生袋、垃圾袋马桶封条、拖鞋、卫生纸、面巾纸、餐巾纸
	陈设品及用品类	圆珠笔、纸夹笔、漱口杯、冷水杯、茶杯、水壶、壁挂画、服务夹、衣架、烟缸、卫生桶等
	化工制品类	玻璃清洁剂、地毯去污剂、瓷盘及瓷砖清洁剂、柠檬油家具增光剂、洁厕剂、及时净、不锈钢光亮剂、地蜡水、静电水（去尘剂）、杀虫剂、消毒剂等
	餐具类	各类餐瓷器、不锈钢餐具、玻璃器皿、筷子等
	石油制品类	柴油、煤油、冷冻机油、锈化油、各类润滑油、液化气、酒精燃料等
	其他	钢材、水泥、木材等建筑材料，消防用品、职员工装、印刷品、客房用信封、信纸、不干胶、标记等
季度计划	低值易耗品类	小香皂、火柴、牙签、筷套等
	化工用品类	洗衣粉、氟利昂、酒精等
	清洁用具类	拖布、笤帚、水垢清洁剂、擦窗器、抹布等
	其他	劳保用品、复印纸、电脑打印纸、生产用印刷品（经营性部门的各类表格）等
月计划	餐饮类Ⅰ	米、面、油、酒、饮料、罐头、干杂、佐料等
月计划	餐饮类Ⅱ	鸡、鸭、鱼、肉、蛋等鲜活原辅料和蔬菜

　　凡属采供部归口采供的物资，由采供部门汇总各部门所上报的物资需要用计划，根据库存物资情况，进行综合平衡后，编制采供计划，报总经理审批，按计划购置。归口其他部门采购的物资，由分管的酒店领导审核后报总经理批准后按计划购置。

　　三、采供程序
　　（一）采供
　　1、采供部和有关部门按批准的采供计划组织货源，进行订货。订货前应将订货计划送财务部，落实资金，确定支付方式。订货事先要有报价、货比三家。凡订制品必须坚持先取样，征得使用部门同意后方可订货。
　　2、对外签订合同，必须严格按照酒店《关于对外签订合同暂行规定》签订购货合同。订购合同坚持以销定进。价格合理、多渠道、少批量的原则，合同应包括双方名称、货物名称、等级、规格、数量、价格、包装、交货日期、地点、货物验收、运输方式、结算方式、罚款细则、有效期限及订购人等内容。
　　3、凡属特殊设备、配件、用品、服装等，有关使用部门有责任派懂行人员配合采供部一起采购货物，以确保需求。
　　4、订货后于一周内汇总合同，分送财务部、酒店办各一份。采供部要制定负责人协助财务部办理承付、拒付手续。非归口部门越权采购或无计划采购，财务部有权拒付款，并追究当事人责任。
　　5、食品原材料品种多，需要量多，价格波动较大，采购食品原材料和饮料品种必须对路，适用适销，质量必须优良可靠。鲜活商品、蔬菜、瓜果等新鲜不腐，干货易于保存，做到货真价实，出品率高，力求价格合理。从网络参考当日价格，尽可能批量进货，降低成本。数量适当，既保证业务需要，又防止库存积压而腐烂变质。采购过程中要完善账务手续，每次进货的发票要及时交成本核算员和财务会计，准时入账，支票的领用保管要符合财务手续，采购酒类和饮料必须执行国家标准。酒和饮料的标签必须注明生产批号、配料表、净含量、厂址、生产日期、保质期。凡缺少任何一项均不得采购。
　　（二）入库
　　1、采供部、小卖部要指定专门的提运人员办理物资提运工作，提运人员必须认真填写提货记录，核对票据、提货单，查对所有物品的品种、规格、数量、包装是否与合同相符，有无损坏丢失。采购的所有物资必须全部入库，办理入库手续，并认真做好现场记录，负责与承运部门查询、签证及索赔工作。仓库保管员必须严格验收。货物入库验收的内容包括：①审查单据；②验收数量做到准确无误；③检查质量；④检查包装物。坚持贵重易碎物品的多验，混装的物品全验。凡验收入库物料用品均做好登记，按库房分类填写入库登记表。

　　四、采购员工作规范
　　1、熟悉和掌握分管的各种物品的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供货单位。
　　2、按照酒店审批的采购计划，及时进行采购，保证供应。采购人员必须严格按批准后的采购计划组织货源，确定厂家进行订货，订货前应将订货计划送财务部，落实资金，确定付款方式，订货事前要有报价，货比三家。凡定制品必须坚持先取样品，征得使用部门同意后方可订货。有关人员应遵纪守法，不索贿、受贿，在平等互利的原则下进行业务活动。
　　3、对外签订合同必须严格按照酒店《关于对外签订合同暂行规定》签订购货合同。凡特殊的设备配件、用品、服装的采购，有关使用部门有责任派懂行人员配合采供部一起采供订货，以确保要求。
　　4、订货后应于一周内将签订的合同分送财务部、酒店办各一份，采供部要指定专人协助财务部办理承付、拒付手续等工作。
　　5、要经常了解商业信息、市场行情，适时进行采购，提高资金的利用率，公共用品或长期需要的物资，根据核准的计划可向有关厂家、公司、商店签订长期的供货协议，以确保物品的质量、数量、品种规格和供货要求。
　　6、计划外或临时少量急需品经总经理或酒店办批准授权后，采购人员立即采购，以保证使用部门的需求。
　　7、配合仓库保管员对采购的物资验收、入库。采购的物资无论是直拨还是入库，必须经仓管员验收，采购员应认真做好配合工作。
　　8、采购员采购物资的付款，大宗的要经财务部经理和总会计审核，确认是都在计划和核算内，经确认批准后方可办理付款，付款方式按酒店财务制度办理。
　　9、采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单经出纳审核是否批准或在计划预算内，经核准后方可报销。
　　10、在核算内节约开支，对各类物资的质量，按要求保证供应。采购的物品到货后，如验同不符，出现数差、质差等由采购员负责按合同与对方办理索赔、退货或补差手续。
　　11、定期到使用部门征求采购物品的使用意见和建议，以改进提高工作。在续签合同时，要将使用过程中发现的问题转告厂商改进。

　　第二节库存物资管理
　　仓贮是物资管理的重要环节，凡有库房的部门要高度重视、认真管好。
　　1、要选派责任性强、工作细致
　　不徇舞弊、熟悉业务的员工担任仓库管理人员，建立明确的岗位责任制，坚决执行仓库管理规定。仓库管理人员要坚持相对稳定，不得频繁更换，人员调动要认真交接。仓库管理人员玩忽职守造成损失要追究责任。
　　2、库房收发存规定
　　各部门仓库要订出管理制度，堵塞漏洞，根据库存物资种类不同，分类设置库房。酒店分别设置设备备件库、针棉库、值耗品库、食品库、物品库（会议室）、杂物库等。食品库分设饮料库和物料用品库。
　　（1）入库制度
　　加强入库手续，所有物资入库必须验货清查，若发现物资的质量、数量与订单不符有权拒绝接受，并报告酒店相关领导。
　　（2）出库制度
　　加强出库管理，认真核对出库单，领料单，仓库调拨单，然后出库发货，并做好登记，坚持“三先一不”原则，即先入库的先发出；易腐已变的先发出；失效期短的先出；损坏变质的不出。储存已久的食品原材料要及时通知经理和厨房，及时投入使用，加快物资周转，及时分类整理当天的领料单据，到库房领用物资必须持批准单，严格按领用单上的品名和数量发货，不得擅自更改、增加或使用白条。每月将领用单汇总，转交财务部门计核价额。

　　…………

　　以上贴子只是内容提要，完整祥细的内容在下面附件中，请下载后阅读：

忍冬藤 · 发表于 2015-1-4 19:50:13

总结的不错，值得借鉴与学习

vie6688 · 发表于 2015-1-13 18:23:58

不错值得学习

winwind · 发表于 2015-12-18 17:49:27

谢谢楼主分享

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