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明确存货管理的各项操作规定和程序，确保员工熟悉并执行这些规定。
1、目的
为建立健全公司的各项管理制度，实现存货管理制度化、规范化、标准化，确保存货的采购、入库、付款和领用的有序，防范公司存货的损失，有效地为生产管理提供支持和服务，推动公司各项管理水平的提高，提升公司的资产运行质量，特制定本制度。
2、适用范围
2.1本公司及所属控股子公司，以及公司选择的第三方物流公司。
2.2 本制度中的存货涉及到计算机系统辅助管理的，暂不包括辅助材料、低值易耗品、办公用品、劳保用品、设备的备品配件以及液体、气体类存货。即只包括：产品用配套件、半成品和产成品。
3、术语和定义
3.1本制度中的存货是指公司在经营活动中持有以备出售的产成品及外购商品、在生产过程中的在产品以及在生产过程中耗用的各种外购零部件、外购材料、燃料、各种辅料、低值易耗品、备品备件、劳保用品、办公用品等物料。
3.2 产品BOM：即产品的物料清单（Bill Of Material 简称BOM）是详细记录一个产品项目所用到的所有下阶材料及相关属性，亦即，母件与所有子件的从属关系、单位用量及其他属性。在有些方面称为材料明细表或配方料表。
BOM的具体用途有:
1)是计算机识别物料的基础依据。
2)是配套和领料的依据。
3)是采购和外协的依据。
4)根据它进行成本计算的依据。
5)进行物料追溯的依据。
6)是进行设计系列化、标准化、通用化的基础性资料库。
7)是制订采购BOM和工艺BOM的基础。
3.3 采购BOM: 即采购物料清单。是依据产品BOM的有关规定，并结合生产工艺的需要，在与供应商达成一致意见的前提下，为实现采购成本最经济的目标而确定的物料采购清单；也是与供应商签订合同，办理交验，进行结算的依据；也是库房进行存货管理的依据和出入库的单元；同时也是财务管理和核算的依据。
3.4 产品BOM和采购BOM的区别：产品BOM是采购BOM的基础；采购BOM从属于产品BOM，是产品BOM的子BOM，是在确保产品质量的前提下，实现采购成本最经济而确定的BOM。如：产品BOM中既含有总成件，又有分拆件；但采购BOM若确定了以总成件为采购对象，则采购BOM只有总成件，没有分拆件，若确定了以分拆件为采购对象，则采购BOM中只有分拆件，而没有总成件。
4.本制度关联的部门职责：
4.1产品研发部：负责产品在投产前编制产品BOM，并按技术标准规范编制其代码(即：图号)，正确科学地命名其名称。同时，为确保公司生产经营管理的需要，其产品BOM的编制要满足生产工艺的要求，按生产工艺的要求建立和维护存货档案，确保存货档案目录满足生产和产品售后服务的需要。
在维护存货档案，确保存货档案的完整时，对新增存货档案要建立内部审批流程（按新增存货档案审批表执行），确保存货档案不重叠、不多余、不漏项。
做好对供应商供货能力和质量方面的考核和评审，确认同意供货时，及时通知商务部做好存货采购前的准备工作。
4.2商务部：负责采购BOM的编制，并确保在产品正式投产前将采购BOM下发给采购部、生产制造部、财务部和物流公司等部门。采购BOM的编制不应超越产品BOM的范围，若确需增加或重组产品BOM以外的存货项目时，应先与产品部沟通达成一致意见后，先由产品部增加产品BOM项目及存货档案，再确定采购BOM增加项目；同时负责外购件存货的价格洽谈、合同签约，及时签发采购通知单，通知采购部门和质保部的供应商交付标准，确保采购部门存货采购工作的开展。
4.3工艺部：负责依据研发部门提供的产品BOM编制产品配送BOM和辅助材料使用清单，制定存货的工艺消耗定额，并根据实际情况不断进行修正，使之既先进又合理。配送BOM是物流配送和生产组织的重要依据，所以在组织产品生产前必须下发给生产制造部门（含车间）、物流公司，为物流部门的存货管理和配送提供支持。
4.4财务部：负责公司存货管理系统计算机软件的运行，制定并完善存货管理流程，负责存货出入库的相关审核工作，监督检查各部门对存货的管理工作，对各部门在履行本制度中存在的问题进行指导和协调，及时正确地反映存货的库存变动情况。
4.5制造部：负责对采购BOM和工艺BOM的审核，发现问题及时与商务部和工艺部协商，取得一致意见后再进行采购和生产，需要修改的由商务部和工艺部下发更改通知单。并负责外购件存货的采购（承担采购职能时）和库存存货的处置及调拨，对物流公司的存货管理工作进行指导并考核，并管理好各生产现场的在产品存货，月末及时报送在产品存货量，确保在产品存货完整正确，不受损失。
4.6品保部：负责对外购材料及产成品存货的检验，对不合格品存货的处置提出建设性意见，确保入库存货的合格。
4.7各车间：协助制造部做好在产品存货的管理工作，建立好本部门的在产品存货台账，与物流公司做好存货的交接工作。
4.8物流公司：负责库存存货的管理，确保存货及时入库，正确码放，方便存取。账户记录要及时清晰，标识要正确醒目，确保存货的账实相符、账账相符；存货的出入库要严格按公司的规定办理，正确及时地做好存货的配送工作，对存货的积压和损失及时提出处理意见，向存货管理的职能部门及时反映。
5.工作流程
5.1 外购件存货采购的前期工作。
5.1.1 每当一个新产品在准备投产前，研发部必须把新产品BOM清单进行整理，并依据新产品BOM清单与原存货管理系统中的存货档案进行梳理，对新增加的零部件编制增加存货档案明细表，并按新增存货档案的管理流程在存货管理系统中增加存货档案，正确地按原存货的分类建立存货档案，确保存货档案的完整。
5.1.2新增存货档案的建立及库别、库管员的确定。
由研发工程师签发“新增存货档案审批单”，经商务部会签确认为新增存货后，经研发部主管批准，在存货管理系统中由研发部的存货档案维护人员按存货所属类别增加录入存货档案，并将新增存货档案审批单及时下发给财务部和物流库房管理部，由物流库房管理员分配确定新增存货的入库库别及库管员，并在系统中建立库管员与存货档案的对应关系，财务部以此审核确定存货档案的建立完成，确认系统满足了存货采购的必要条件。
5.1.3商务部在存货管理系统中要及时依据存货供应商的批准信息录入存货的供应商档案,并建立存货档案与供应商之间的对应关系，并在合同签订后及时录入存货的采购价格。对于研发等其他部门确定的供应商及价格，除研发由自己录入价格外，其他由财务部的相关人员录入存货档案及建立供应商档案和价格信息。
5.2外购件存货的采购
5.2.1采购合同的签订。
5.2.1.1外购件存货的采购。由商务部门依据《程序文件》的规定按采购BOM所确定存货项目,选择“质优价廉”的供应商，按公司的规定签订存货采购供货合同，包括：供货价格、质量标准、索赔条款、结算方式和交货地等内容，并办理报批。报批程序按《合同管理制度》的有关规定办理。
5.2.1.2 研发用外购材料存货的采购。虽然因研发用外购材料的采购交期时间紧，且量又少，但采购的成本直接影响到后期批量交货的成本，所以在选择零部件开发商时应先由商务部确认批产后的供货目标价格，然后再与其签订开发协议，确定交期及试制件价格和批产后的最高价格。若确因交期紧，且零部件开发不需要新的投入，市场有明确的价格，则可经商务部会签后，经公司总工程师批准后直接由研发签订采购协议或临时采购订单，再按照制度规定办理合同审批程序。
5.2.1.3 设备维修及技改工程用外购材料存货的采购。这部分外购材料存货的采购价格由商务部负责洽谈，合同由商务部签订，存货由商务部负责采购，由制造部负责管理。
5.2.2 存货采购通知单的签发和存货价格信息的维护。
商务部在存货采购合同签订后或在基本条款（即满足采购的条件）已达成后，需要实施生产和采购时，及时签发采购通知单，其“通知单”的内容应包括：供应商信息、采购件存货名称、存货代码、计量单位、结算方式、交验标准等应告知采购部门的相关信息。同时，及时把合同中的价格信息录入到存货管理系统中，并把合同传递给财务部，财务部在系统中审核后作为与供应商存货结算的依据。若研发用存货的采购合同由研发签订的，其价格也由研发部负责在系统中录入价格信息。其他部门签订的合同，其价格由财务部的存货核算人员录入。
5.2.4 外购件存货发票开具和入账。外购件存货发票的开具和入账，依据合同约定的结算方式不同区别两种形式：
对于先款后货（含现款现货、入库结算）结算方式的供应商，在存货验收入库后，物流公司把签收确认的“到货通知单”返还一联给采购部（“到货通知单”的签发和使用见5.3.1条），示意到货验收入库完毕，采购部收到物流返还的“到货通知单”即可通知供应商开具增值税发票，在收到发票后随同“到货通知单”向财务办理报账。
对于按实际使用量结算方式的（即出库结算方式）供应商，在存货验收入库后，物流公司把签收确认的“到货通知单”返还一联给采购部，示意到货验收入库完毕，但采购部暂不通知供应商开票，而是待实际使用后，每月按财务出具的结算通知单量，由采购部通知供应商开票，采购员收到发票后，把“结算通知单”与发票一并交财务报账。
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发表于 2024-7-28 09:35:00
