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一、入库登记必须准确填写的关键信息
货物基础信息
品名/规格型号：确保与采购订单或送货单一致，避免混淆相似品。
批次号/序列号（如有）：用于追溯质量或效期（如食品、药品、电子产品）。
单位：明确计量单位（如箱、件、千克），避免后续出库错误。
数量相关
入库数量：需与实物逐一核对，记录实际到货数（如分箱需标注箱数+零头数）。
包装状态：是否完好（破损需单独记录）。
来源与单据信息
供应商名称：关联采购合同，便于质量问题追溯。
采购单号/送货单号：确保单据与实物匹配的关键依据。
质量与时效信息
生产日期/保质期：对效期敏感商品（如化学品、食品）至关重要。
质检结果：如已预检，需标注合格/不合格（附质检报告）。
库位分配
存放库位/货架号：确保系统记录与实际位置一致，提高拣货效率。
二、实物与单据不符时的处理流程
原则：暂停登记 → 核实 → 上报 → 记录
立即暂停操作：
停止当前入库登记，避免错误数据进入系统导致后续纠错成本增加。
隔离问题货物：
将不符货物单独存放（如暂存“待处理区”），并标记问题（如“单货不符-待查”）。
初步核实：
核对单据：检查采购单、送货单、系统订单是否一致（如型号、数量差异）。
联系送货方：确认是否分批发货、单据遗漏或运输错误（保留沟通记录）。
上报与决策：
上报主管：提供差异细节（如“送货单显示100件，实收98件，外箱无破损”）。
按指令处理：
若为供应商责任：要求补货或更正单据（需供应商签字确认）。
若为内部误差：由主管协调采购/财务调整系统数据。
记录与系统更新
填写异常报告：记录差异原因、处理结果、责任人签字。
系统备注：在入库单中标注“部分到货”或“差异已处理”（避免后续对账纠纷）。
三、特殊情况处理示例
案例1：数量短缺
实收比单据少5件 → 暂停登记，拍照留存包装状态 → 主管确认后按实收入库，系统标注“短缺5件待补”。
案例2：型号不符
送货为A型号，单据为B型号 → 拒收错误货物，联系供应商更换，系统生成退货单。 |
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