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1、酒店经营常用物资中用量较大的配备，保管员应根据库房容量的大小和物资保质期限至少以一个月的用量为基准来造计划；常用物资中用量小而又必备物资的配备，保管员可按三个月或半年的用量下计划；常用物资在库房的保管期限原则上超过半年未出库即为滞销产品，保管员要及时向主管汇报并通知使用部门。
2、使用部门因各种原因停止使用或者变更常备物资式样，应确认仓库库存己用完的情况下方可停止或者变更，对未书面通知仓库停止采购或擅自更改造成积压、报损的由使用部门承担损失，由于仓库保管员不按规定下计划而造成的各种损失由保管员承担责任。
3、如遇节庆，不常用物资的采购由使用部门下计划，经仓库签字入库。此类物资原则上能用多少才买多少，节后或入库后一个星期仍未出库则视为积压物资。
4、试销品、新增物资必须先由使用部门下计划，需转变为常备用品时则得以文字形式通知仓库备货。
5、大宗物资（设备设施、非易损耗物资）的采购，除必须由使用部门造计划经仓库签字外，还需要经酒店总经理审批，此类物资入库后使用部门必须即时领出。
6、重大活动（大型宴会之类）所需的个别用量较大常备品种，使用部门应该先行通知仓库备足货，以免出现断货现象。
7、所有物资采购应提前下计划：本市内、市场常见或者仓库常备物资应提前二天；要求定做、省外以及节日物资等应提前一个月；动力零部件月计划以及本市内的大宗物资应提前一个星期。
8、库房保管员与使用部门要保持紧密联系，一旦发现未及时出库物资要告知使用部门，既要做好确保酒店扩大经营的物资保障工作，又不能造成物资浪费。
9、仓库保管员每月定期通报一次积压物资情况，酒店根据积压情况对相关部门批准人进行处罚。
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