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通用Excel库存管理系统,最好用的Excel出入库管理表格

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发表于 2014-5-9 20:30:47 | 显示全部楼层 |阅读模式
  库管易网站的表格版块有很多实用出入库管理表格,得到广大仓库管理同行的支持,经过分析与提取各个表格中的实用功能,专门制作了本套《通用Excel库存管理系统》表格。包含仓库货物做账用到的入库、出库、汇总、报表等全部功能,适合绝大部分的仓库、商铺、网店的出入库管理。

  使用前提:本表格使用VBA编程完成出入库的自动化处理,在使用前,请在Excel软件中启用宏,具体的方法可以参考Excel启用宏的方法这篇贴子,正确启用宏功能以后,关闭Excel软件,重新打开表格就可以正常使用了。

  一、系统登录与主界面
  1、打开库存管理系统,首先看到的是登录界面,要求登录才可以进入系统管理。
  

库存管理系统登录界面.png

库存管理系统登录界面.png

  系统内置了一个管理员账号:admin,初始密码:123。在登陆界面点击“修改密码”可以改为您自己想用的密码。

  2、成功登录库存管理系统,首先显示操作主界面,这里列出了所有的功能模块。
  

库存管理系统主界面.png

库存管理系统主界面.png

  主界面“功能导航”区域共有15个按钮,对应着不同的管理功能,点击按钮就可以进入相应的功能界面进行操作。

  二、货物信息与基础资料
  在开始做账前,需要完善货物信息与基础资料,在主界面点击“系统设置”按钮,进入设置工作表,界面分为左右两部分。
  1、左面是货物(商品)的列表,里面已经输入了一些示例货物信息
  

货物信息列表.png

货物信息列表.png

  (1)编号:就是货物编码,就像人的身份证一样,编号是货物的唯一标识,每个货物必须有一个编号并且不能重复。在制定编号时也可以根据企业的编码规则制定,也可以像示例数据那样直接使用顺序编号。
  (2)货物名称、规格型号、单位、货物分类:请根据实际情况填写。
  (3)入库参考价、出库参考价:这里是在出入库时的默认单价,在做账时表格会自动调用这里的数据做为参考。单据里可以修改为其它单价,每个货物都可以有多个单价,并不是只能使用这里的参考价。
  (4)期初库存:在开始做账前,货物的库存数量,以后有出入库记录时,将在此数量基础上进行加减,如果没有期初库存请填写0或者空白。
  (5)最低库存、最高库存:可以根据货物的出入库频率与订货周期自行设定,以后库存管理系统在货物库存数据太低或超高时给出库存报警,如果不需要库存报警功能可以填写0或者空白。

  2、右面是货物出入库登记时,需要调用的一些基础信息
  

仓库基础信息列表.png

仓库基础信息列表.png

  主要包括:供货单位(供应商)、领用单位、供货人、领料人、经办人、入库类别、出库类别。库存管理系统里已提供了一些示例的数据,可以根据自己的实际情况添加、删除或修改。基础信息列表里的数据,会在以后的出入库操作中频繁调用,以减少手工输入的麻烦。

  三、货物(商品)出入库登记
  货物入库或者发出时,在主界面点击“入库单”或者“出库单”,开始登记出入库记录,以做为库存汇总与查询的基础信息,下面以入库单为例:
  

货物出入库登录界面.png

货物出入库登录界面.png

  1、基本信息:供货单位、出入类别、供货人(领料人)、经办人,都可以通过下载列表选择,表格会自动调用系统设置/基础信息列表里的数据。
  凭证单号、日期,系统会自动生成,也可以手动修改。
  2、货物输入:
  (1)可以手工输入编号,系统自动填写这个编号的货物名称、规格型号、单位、单价、库别等信息,其中单价根据是入库单还是出库单自动判断,并调用货物列表里的入库价、出库价,可以使用默认单价,也可以在此处修改为其它单价。
  提示:出入库单据的货物列表,默认显示10行,当输入的货物超过10行时,会自动增加货物列表行数,最大支持100行。
  (2)也可以双击单元格弹出货物浏览窗口,系统列出所有的货物信息。
  

货物浏览与选择窗口.png

货物浏览与选择窗口.png

  货物浏览窗口中列表的各列宽度,根据“系统设置/货物列表”各列宽度,自动调整。同时,还可以选择是否连续输入、是否弹出单价输入窗口等。

  4、保存单据
  输入所有货物、单价、数量、备注等信息,点击单据右侧的“保存”按钮,这一张入库单(或者出库单)的信息就登记成功。
  如果在输入过程中,想放弃当前的单据,请点击单据右侧的“新建”按钮,清空当前单据里的所有信息,并且新建一张出入库单据。

  5、查询、修改、删除
  出入库单据保存后,希望修改或者删除那张单据的信息,点击右侧“查询”按钮,将会列出历史单据,在列表里双击单据所在行,就可以查询出单据的数据。
  如果想删除整张单据,请点击单据右侧的“删除”按钮;如果想修改部分信息,在单据中进行修改,然后点击单据右侧的“保存”按钮,此时会弹出单据覆盖提示对话框,点击“是”将覆盖以前的数据,也就是以修改后的数据替换以前的数据;

  四、库存浏览与库存报警
  在主界面点击“库存汇总”按钮,进入此功能模块的工作表,点击“刷新库存”显示最新的货物库存信息。
  

库存汇总与库存报警.png

库存汇总与库存报警.png

  列表里显示所有货物的当前库存数量,同时会根据“最低库存”与“最高库存”显示存量提示(库存报警),库存数量太低的货物会用蓝色显示,库存数量过高的货物会用红色显示。

  五、各类出入库数据查询方法
  1、进出库明细(出入库记录表)
  在主界面点击“出入明细”打开出入库数据库,列出所有出入库记录明细(相当于进出记录数据库)。
  

货物出入库明细表.png

货物出入库明细表.png

  这里可以手工修改数据,但是建议使用上面介绍过的单据查询修改的方法,不建议在这里直接修改,进出明细数据量太多,很容易修改错误。

  2、单品查询
  在主界面点击“单品查询”,进入单个货物的进出记录查询工作表(出入库明细报表)。
  

单个货物期间查询.png

单个货物期间查询.png

  输入货物编号、开始日期、结束日期,点击“查询”按钮,列表出指定货物、指定日期的出入库明细报表。
  上面截图显示的是没有输入货物编号,查询指定日期段的所有货物出入库明细报表。

  3、三栏台账
  在主界面点击“三栏台账”,可以进入货物的三栏明细台账查询工作表。
  

三栏明细台账查询

三栏明细台账查询

  可以指定开始日期、结束日期,如果不指定,则默认是查询货物的所有进出台账。输入或者双击单号弹出货物选择窗口,可以指定查询哪一款货物三栏台账。其中的发出成本使用加权平均法进行核算

  4、进出查询
  在主界面点击“进出查询”,可以进行更加灵活、强大的高级查询工作表。
  

货物出入库高级查询.png

货物出入库高级查询.png

  在工作表的列头,可以设置各种查询条件:单据类型、出入类型、供领单位、供领人、日期、编号、经办人等,点击“开始筛选”自动列出相应的出入库记录。

  5、进销报表
  在主界面点击“日月报表”,进入货物期间统计报表(进销存报表)。
  

进销存报表.png

进销存报表.png

  输入需要查询的起止时间,然后点击“统计”按钮,就可以查询所有货物的进销存报表,这里会自动计算与汇总货物的期初结存,本期收入、本期发出,期末结存等信息,其中的发出成本使用移动加权平均法进行核算。
  提示:终止日期如果小于当前日期时,期末结存显示的并不是货物的当前库存数量,而显示的是截止到指定日期的库存数量。如果显示希望显示所有信息,请把起始时间设为第一次记账前的日期,并把终止时间设为大于当前日期。

  6、进出统计
  在主界面点击“进出统计”,可以统计汇总入库数据、出库数据。
  

进出汇总统计报表

进出汇总统计报表

  统计汇总的条件项,可以指定时间、供领单位、货物分类、出入类别等,自动汇总出入库的数量、金额等。

  7、单据查询
  在主界面点击“单据查询”,可以查询以前登记过的出入库单据。
  

出入库单据查询.png

出入库单据查询.png

  查询出单据列表,操作提示列会用红色显示“双击打开”文字,双击此列,可以自动查询与打开对应单据的祥细信息。

  六、系统设置与数据管理

  1、系统设置
  设置Excel出入库管理表格的运行参数,可以根据自己的实际需求,进行独立设置。
  

系统运行参数设置窗口

系统运行参数设置窗口

  系统设置已经有默认参数,如果没有特殊要求,可以直接使用默认设置项,不需要任何设置就可以正常运行。

  2、账号管理
  系统可以添加多个账号,每个账号分别设置不同的操作权限。
  

账号管理与权限设置窗口

账号管理与权限设置窗口

  在权限分配设置界面,红色显示的为重要权限,对整个系统的运行会有直接影响,请慎重分配给指定用户。

  3、数据管理
  对系统内的记录、设置、信息等进行管理,此项功能属于重要操作,直接影响整个系统内的数据。
  

系统数据管理界面

系统数据管理界面

  (1)数据备份:将系统内所有数据记录:基础资料、进出明细、用户信息、系统设置等,导出到Excel文件做为备份。
  (2)数据还原:使用备份的数据,导入到当前表格,并覆盖系统内数据。还原前请做好备份,数据导入后不可恢复。
  (3)期末结转:清理编号重复货物,删除所有进出数据,使用当前库存转为期初库存,可防止数据过多的运行压力。
  (4)系统初始化:清空数据与记录,回到没有任何数据的初始状态。初始化清空数据不可恢复,操作前请做好备份。

  七、通用Excel库存管理系统下载

  通过上面的介绍,大家对这款Excel库存管理系统已经有所了解,如果符合您的使用要求与做账情况,请下载表格使用,这里分别制作了同一个表格的两种版本,在功能上完全一样。
  其中Excel2003格式的表格在2007或者以上版本中,都是可以使用的,这里为了大家使用方便,所以专门制作了启用宏的表格(.xlsm文件),大家可以放心在各个版本的Excel中使用。如果您不确定自己电脑里Excel的版本,请下载第一个表格(Excel2003格式)可以在所有版本中通用。

  ==============================

  1、适合Excel2003使用的通用Excel库存管理系统
   通用Excel库存管理系统.xls (1.6 MB, 下载次数: 18758)

评分

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 楼主| 发表于 2014-5-9 20:31:36 | 显示全部楼层
  七、通用Excel库存管理系统--常见问题解答
  1、我下载的表格只有主界面,点击按钮没有反应是怎么回事?
  答:这是因为电脑的Excel里没有启用宏,所以VBA功能都无法使用。
  解决办法:请按照Excel启用宏的方法这篇贴子介绍的操作步骤,在Excel软件里启用宏,然后重新打开Excel库存管理系统,就可以正常使用了。

  2、这个库存管理表格是否可以在WPS里使用?
  答:这款库存管理系统是使用Excel软件制作的,金山公司的WPS软件里没有宏与VBA功能,并且文件格式不同,所以无法使用。
  解决办法:请在电脑里安装MicroSoft Office软件,可以是Office2003、2007、2010、2013的任何一个版本,但是不要安装精简版Office软件。

  3、通用Excel库存管理系统没有我需要的功能怎么办?
  答:本套仓库管理系统已经包括仓库管理的通用模块,融合了市场上常见仓库表格软件的实用功能,并且在持续更新中,可以满足绝大部分仓库、商铺、网店的出入库做账需要。但是企业的业务流程是千变万化的,任何软件也不可能使100%的企业都能适合。
  解决办法:请在本贴回复您的功能需求,凡是通用的功能我们都会在后续版本中加入。如果所需要的功能确实比较特殊,请联系客服QQ:2242261377进行付费定制开发,根据您的需要修改或者添加相应的功能。

  4、这套库存管理系统的数据怎样备份?
  答:仓库货物的出入库信息属于重要数据,本表格使用微软Excel软件制作,已经在设计中加入了防止数据丢失的功能。我们仍然建议您经常备份,以防止电脑中毒、硬盘损坏等各种不可抗因素造成的数据丢失。
  解决办法:(方法1)直接复制文件就可以完成备份,建议您可以按照日期命名文件,这样在找回数据时比较方便。(方法2)打开主界面/数据管理/数据备份,可以导出所有数据做为备份。打开主界面/数据管理/数据还原,可以导入以前备份的数据。

  5、库存管理系统发布了新版本我怎样升级?
  答:通用Excel库存管理系统会持续更新,不断完善与改进功能,在设计新版本时,会尽最大可能保证与以前数据的兼容,使大家可以简单、安心地使用本系统。
  解决办法:
  (1)旧表格点击“数据管理/数据备份”,导出备份数据文件,退出表格。
  (2)在本贴子的主贴里,下载新版的库存管理系统表格。
  (3)新下载的表格里点击“数据管理/数据还原”,导入旧表格备份的数据文件。
  (4)系统自动完成升级,开始在新版库存管理系统里做账。

  6、办公室电脑里安装的是Excel2010,家里安装的是Excel2003,可以正常使用吗?
  答:为了兼顾不同版本的Excel软件,Excel库存管理系统在制作中,都是使用Excel2003、2007、2010、2013各个版本兼容的代码,完全可以在不同版本的Excel中运行使用。
  解决办法:请下载Excel2003格式(.xls)的文件,就可以在各个版本的Excel中使用了,高版本的Excel软件完全可以兼容.xls格式的表格。

  7、我电脑里安装的Office软件没有VBA功能,打开表格时提示Visual Basic项目丢失怎么办?
  答:有些电脑上安装网络下载的操作系统,自带了精简版Office软件,也有一些电脑为了节省硬盘空间没有安装VBA模块,Office软件功能上缺少很多,只能打开简单的表格,对于启用宏的表格不能使用,打开时就会提示Visual Basic项目丢失。
  解决办法:如果有完整版Office安装文件,或者购买了正版的Office软件光盘,或者在网络下载了安装包,可以重新安装。首先把电脑里的Office软件卸载,重启电脑,然后安装此完整版Office软件,以后就可以使用带有VBA功能的表格了。

  8、使用“数据管理/数据备份”导出的文件,打开时要求输入密码怎么办?
  答:备份导出的数据,只做为备份文件,不可以独立编辑,已经做了加密存储,就算有打开密码,也是看不到数据的。
  解决办法:如果想编辑导出的数据,可以另外下载一份库存管理系统表格(也可以把当前使用的表格复制一份),打开主界面/数据管理/数据还原,把数据导入,再进行编辑与查看。

  更多的使用疑问与答案?
  答:大家在使用中有任何疑问,请在本贴回复,这里会收集普遍的问题,并给出解决办法。

  八、功能升级与系统更新记录(最近2次)
  2016年4月15日
  1、优化调整全部界面,常用功能突出显示,使日常做账操作更高效,表格外观更加好看;对于不常用或者可能误操作的功能,执行前给出更多的提示与建议。
  2、系统设置增加多个可选项,满足不同用户的要求,比如:单据默认显示几行、单价与金额保留几位小数、货物浏览窗口显示库存、出库后不允许负库存……等。
  3、增加历史单据列表查询、出入库汇总统计两项功能,方便查询以前录入的单据,分类统计指定供领单位、指定出入类别、指定货物分类的入库数据、出库数据。
  4、库存汇总、进销报表、期末结转、三栏台账等涉及成本核算的统计报表,全部统一使用“移动加权平均法”计算,使数据保持一致,防止不同算法产生的歧义。

  2016年9月22日
  1、优化在Excel2013版本里的CPU占用率,防止长时间使用持续占用电脑资源。
  2、入库单与出库单查询时,在最底部多显示一行,方便在下面继续添加数据。
  3、单据查询时,可以修改单号(默认不开启,需要时可以在系统设置里勾选)。
  4、非查询状态时,不允许覆盖相同单号的历史数据,防止误操作导致数据丢失。
  5、三栏台账里面,出入类别,改为出入摘要,内容为:往来单位名称-出入类别。
  6、进出统计增加“发出成本”列,用于统计某部门或者某分类货物的发出成本。

  更多功能改进与系统优化记录:请点击库存管理系统功能更新记录专贴进行查看,里面祥细记录了每一个版本的开发记录,您可以根据维护或者添加的功能,判断自己是否需要升级到新版表格
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发表于 2014-5-10 11:36:56 | 显示全部楼层
谢谢楼主的无私分享,这套库存管理系统我从第一个版本就开始使用,确实很实用的。
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发表于 2014-5-11 00:50:58 | 显示全部楼层
这个Excel库存管理系统很强大,看这个各种各样的报表,都是很适合我们这边使用。
经常领导或者其它部门的人员要查看出入库账目,这个系统的报表查询可以是区间报表、出入明细报表等等,真的很实用。
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发表于 2014-5-11 18:12:27 | 显示全部楼层
很不错的库存管理系统,仓库做账用到的功能都有,而且操作起来比较简单,不用学习,看一下就会用了。
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发表于 2014-5-13 09:11:42 | 显示全部楼层
这个库存管理系统真心是实用啊,出库入库记账很方便。
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发表于 2014-5-13 10:08:00 | 显示全部楼层
这个系统太适合我使用了,我们仓库的货物有三万多种的项目。
一开始还担心Excel表格没有办法处理这么大的数据量,下载使用后才知道,表格运行很快、计算也没有问题。
楼主的编程技术太强了,感谢给我们提供这么强大的库存管理系统。
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发表于 2014-5-13 15:12:54 | 显示全部楼层
这个库存管理系统的功能太强大了,原来Excel还可以实现这么强大的表格啊,真是佩服,为我们仓库做账提升了很实用的工具。
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发表于 2014-5-13 22:59:13 | 显示全部楼层
很强大的表格,我是想使用这个库存管理系统,规范与整理我们仓库的进出账目。
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发表于 2014-5-14 13:29:07 | 显示全部楼层
真心想下载,从贴子的介绍里看,我就知道很适合我们仓库做账,入库、出库、统计、查询、报表,功能全都全了。
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