通用Excel库存管理系统，最好用的Excel出入库管理表格

赵子库

库管易网站的表格版块有很多实用出入库管理表格，得到广大仓库管理同行们的支持。
经过分析与提取各个表格中的实用功能，专门制作了本套《通用Excel库存管理系统》表格。
包含仓库货物做账用到的入库、出库、汇总、报表等全部功能，适合仓库的出入库管理。

使用前提：库存管理表格需要在Windows系统里面使用，苹果电脑的MAC系统无法使用。
这是VBA编程的表格，计算速度快、文件体积小，需要启用宏，才能正常运行VBA代码。
首次在Excel软件中打开表格时，上方自动弹出黄色提示条，点击“启用内容”即可启用宏。

一、通用Excel库存管理系统下载
分别制作了两种格式文件，功能上完全一样，其中Excel2003格式可以在2007或以上版本中兼容；
如果不是特别老旧的电脑，推荐下载第二个文件，适配新版Excel，占用空间更小、运行速度更快。

1、适合Excel2003及以上版本兼容使用的通用Excel库存管理系统（最后更新：2025年10月31日，更新记录）
通用Excel库存管理系统.xls (1.64 MB, 下载次数: 54203)

点击文件名下载附件
适合Excel2003及以上使用，高版本Excel也兼容
阅读权限: 100

2、适合Excel2010/2013/2016/2019/2021/2024使用的库存管理系统（最后更新：2025年10月31日，更新记录）
通用Excel库存管理系统.xlsm (779.82 KB, 下载次数: 81199)

点击文件名下载附件
适合Excel2010、2013、2016、2019、2021使用
阅读权限: 100

汲取各个仓库管理表格软件的优点，努力打造最好用的Excel出入库管理表格，本系统将会持续更新与完善；
如果有使用疑问、功能需求、开发建议等，请在本贴回复，库存管理系统将会在大家的共同关注中不断进步。

二、系统登录与主界面
1、打开库存管理系统，首先看到的是登录界面，要求登录才可以进入系统管理。

库存管理系统登录界面.png

系统内置了一个管理员账号：admin，初始密码：123。在登陆界面点击“修改密码”可以改为您自己想用的密码。

2、成功登录库存管理系统，首先显示操作主界面，这里列出了所有的功能模块。

库存管理系统主界面.png

主界面“功能导航”区域共有15个按钮，对应着不同的管理功能，点击按钮就可以进入相应的功能界面进行操作。

三、货物信息与基础资料
在开始做账前，需要完善货物信息与基础资料，在主界面点击“基础资料”按钮，进入资料填写工作表，界面分为左右两部分。
1、左面是货物(商品)的列表，里面已经输入了一些示例货物信息

货物信息列表.png

（1）编号：就是货物编码，就像人的身份证一样，编号是货物的唯一标识，每个货物必须有一个编号并且不能重复。在制定编号时也可以根据企业的编码规则制定，也可以像示例数据那样直接使用顺序编号。
（2）货物名称、规格型号、单位、货物分类：请根据实际情况填写。
（3）入库参考价、出库参考价：这里是在出入库时的默认单价，在做账时表格会自动调用这里的数据做为参考。单据里可以修改为其它单价，每个货物都可以有多个单价，并不是只能使用这里的参考价。
（4）期初库存：在开始做账前，货物的库存数量，以后有出入库记录时，将在此数量基础上进行加减，如果没有期初库存请填写0或者空白。
（5）最低库存、最高库存：可以根据货物的出入库频率与订货周期自行设定，以后库存管理系统在货物库存数据太低或超高时给出库存报警，如果不需要库存报警功能可以填写0或者空白。

2、右面是货物出入库登记时，需要调用的一些基础信息

仓库基础信息列表.png

主要包括：供货单位(供应商)、领用单位、供货人、领料人、经办人、入库类别、出库类别。库存管理系统里已提供了一些示例的数据，可以根据自己的实际情况添加、删除或修改。基础信息列表里的数据，会在以后的出入库操作中频繁调用，以减少手工输入的麻烦。

四、货物(商品)出入库登记
货物入库或者发出时，在主界面点击“入库单”或者“出库单”，开始登记出入库记录，以做为库存汇总与查询的基础信息，下面以入库单为例：

货物出入库登录界面.png

1、基本信息：供货单位、出入类别、供货人(领料人)、经办人，都可以通过下载列表选择，表格会自动调用系统设置/基础信息列表里的数据。
凭证单号、日期，系统会自动生成，也可以手动修改。

2、货物输入：
（1）可以手工输入编号，系统自动填写这个编号的货物名称、规格型号、单位、单价、库别等信息，其中单价根据是入库单还是出库单自动判断，并调用货物列表里的入库价、出库价，可以使用默认单价，也可以在此处修改为其它单价。
提示：出入库单据的货物列表，默认显示10行，当输入的货物超过10行时，会自动增加货物列表行数，最大支持100行。
（2）也可以双击单元格弹出货物浏览窗口，系统列出所有的货物信息。

货物浏览与选择窗口.png

货物浏览窗口中列表的各列宽度，根据“系统设置/货物列表”各列宽度，自动调整。同时，还可以选择是否连续输入、是否弹出单价输入窗口等。

3、保存单据
输入所有货物、单价、数量、备注等信息，点击单据右侧的“保存”按钮，这一张入库单(或者出库单)的信息就登记成功。
如果在输入过程中，想放弃当前的单据，请点击单据右侧的“新建”按钮，清空当前单据里的所有信息，并且新建一张出入库单据。

4、查询、修改、删除
出入库单据保存后，希望修改或者删除那张单据的信息，点击右侧“查询”按钮，将会列出历史单据，在列表里双击单据所在行，就可以查询出单据的数据。
如果想删除整张单据，请点击单据右侧的“删除”按钮；如果想修改部分信息，在单据中进行修改，然后点击单据右侧的“保存”按钮，此时会弹出单据覆盖提示对话框，点击“是”将覆盖以前的数据，也就是以修改后的数据替换以前的数据；

五、库存浏览与库存报警
在主界面点击“库存汇总”按钮，进入此功能模块的工作表，点击“刷新库存”显示最新的货物库存信息。

库存汇总与库存报警.png

列表里显示所有货物的当前库存数量，同时会根据“最低库存”与“最高库存”显示存量提示(库存报警)，库存数量太低的货物会用红色显示，库存数量过高的货物会用蓝色显示。

六、各类出入库数据查询方法
1、进出库明细(出入库记录表)
在主界面点击“进出明细”打开出入库数据库，列出所有出入库记录明细（相当于进出记录数据库）。

货物出入库明细表.png

进出明细是保存出入库记录原始数据，如非特殊情况不要手工修改，请使用上面介绍过的单据查询修改的方法。如果在这里直接修改数据，因为进出明细数据量太多并且涉及各列关联，很容易修改错误，要特别小心。

2、单品查询
在主界面点击“单品查询”，进入单个货物的进出记录查询工作表(出入库明细报表)。

单个货物期间查询.png

输入货物编号、开始日期、结束日期，点击“查询”按钮，列表出指定货物、指定日期的出入库明细报表。
上面截图显示的是没有输入货物编号，查询指定日期段的所有货物出入库明细报表。

3、三栏台账
在主界面点击“三栏台账”，可以进入某款货物的三栏明细台账查询工作表。

三栏明细台账查询

可以指定开始日期、结束日期，如果不指定，则默认是查询某款货物的所有进出台账。输入或者双击单号弹出货物选择窗口，指定查询哪一款货物三栏台账。其中的发出成本使用加权平均法进行核算

4、进出查询
在主界面点击“进出查询”，可以进行更加灵活、强大的高级查询工作表。

货物出入库高级查询.png

在工作表的列头，可以设置各种查询条件：单据类型、出入类型、供领单位、供领人、日期、编号、经办人等，点击“开始筛选”自动列出相应的出入库记录。

5、进销报表
在主界面点击“日月报表”，进入货物期间统计报表(进销存报表)。

进销存报表.png

输入需要查询的起止时间，然后点击“统计”按钮，就可以查询所有货物的进销存报表，这里会自动计算与汇总货物的期初结存，本期收入、本期发出，期末结存等信息，其中的发出成本使用移动加权平均法进行核算。
提示：终止日期如果小于当前日期时，期末结存显示的并不是货物的当前库存数量，而显示的是截止到指定日期的库存数量。如果显示希望显示所有信息，请把起始时间设为第一次记账前的日期，并把终止时间设为大于当前日期。

6、进出统计
在主界面点击“进出统计”，可以统计汇总入库数据、出库数据。

进出汇总统计报表

统计汇总的条件项，可以指定时间、供领单位、货物分类、出入类别等，自动汇总出入库的数量、金额等。

7、单据查询
在主界面点击“单据查询”，可以查询以前登记过的出入库单据。

出入库单据查询.png

查询出单据列表，操作提示列会用红色显示“双击打开”文字，双击此列，可以自动查询与打开对应单据的详细信息。

七、系统设置与数据管理
1、系统设置
设置Excel出入库管理表格的运行参数，可以根据自己的实际需求，进行独立设置。

系统运行参数设置窗口

系统设置已经有默认参数，如果没有特殊要求，可以直接使用默认设置项，不需要任何设置就可以正常运行。

2、账号管理
系统可以添加多个账号，每个账号分别设置不同的操作权限。

账号管理与权限设置窗口

在权限分配设置界面，红色显示的为重要权限，对整个系统的运行会有直接影响，请慎重分配给指定用户。

3、数据管理
对系统内的记录、设置、信息等进行管理，此项功能属于重要操作，直接影响整个系统内的数据。

系统数据管理界面

（1）数据备份：将系统内所有数据记录：基础资料、进出明细、用户信息、系统设置等，导出到Excel文件做为备份。
（2）数据还原：使用备份的数据，导入到当前表格，并覆盖系统内数据。还原前请做好备份，数据导入后不可恢复。
（3）期末结转：清理编号重复货物，删除所有进出数据，使用当前库存转为期初库存，可防止数据过多的运行压力。
（4）系统初始化：清空数据与记录，回到没有任何数据的初始状态。初始化清空数据不可恢复，操作前请做好备份。

赵子库

八、通用Excel库存管理系统--常见问题解答
1、我下载的表格只有主界面，点击按钮没有反应（或者提示宏被禁用）是怎么回事？
答：这是因为电脑的Excel里没有启用宏，所以VBA功能都无法使用。
解决办法：请按照Excel启用宏的方法这篇贴子介绍的操作步骤，在Excel软件里启用宏，然后重新打开Excel库存管理系统，就可以正常使用了。

2、这个库存管理表格是否可以在WPS里使用？
答：这款库存管理系统是使用Excel软件制作的，金山公司的WPS软件里没有宏与VBA功能，并且文件格式不同，所以无法使用。
解决办法：请在电脑里安装MicroSoft Office软件，可以是Office2003、2010、2013、2016、2019、2021、2024等任何一个版本。

3、这套库存管理系统的数据怎样备份？
答：仓库货物的出入库信息属于重要数据，本表格使用微软Excel软件制作，已经在设计中加入了防止数据丢失的功能。我们仍然建议您经常备份，以防止电脑中毒、硬盘损坏等各种不可抗因素造成的数据丢失。
解决办法：（方法1）直接复制文件就可以完成备份，建议您可以按照日期命名文件，这样在找回数据时比较方便。（方法2）打开主界面/数据管理/数据备份，可以导出所有数据做为备份。打开主界面/数据管理/数据还原，可以导入以前备份的数据。

4、库存管理系统发布了新版本我怎样升级？
答：通用Excel库存管理系统会持续更新，不断完善与改进功能，在设计新版本时，会尽最大可能保证与以前数据的兼容，使大家可以简单、安心地使用本系统。
解决办法：
（1）旧表格点击“数据管理/数据备份”，导出备份数据文件，退出表格。
（2）在本贴子的主贴里，下载新版的库存管理系统表格。
（3）新下载的表格里点击“数据管理/数据还原”，导入旧表格备份的数据文件。
（4）系统自动完成升级，开始在新版库存管理系统里做账。

5、办公室电脑里安装的是Excel2010，家里安装的是Excel2003，可以正常使用吗？
答：为了兼顾不同版本的Excel软件，Excel库存管理系统在制作中，都是使用Excel2003、2010、2013各个版本兼容的代码，完全可以在不同版本的Excel中运行使用。
解决办法：请下载Excel2003格式（.xls）的文件，就可以在各个版本的Excel中使用了，高版本的Excel软件完全可以兼容.xls格式的表格。

6、我电脑里安装的Office软件没有VBA功能，打开表格时提示Visual Basic项目丢失怎么办？
答：有些电脑上安装网络下载的操作系统，自带了精简版Office软件，也有一些电脑为了节省硬盘空间没有安装VBA模块，Office软件功能上缺少很多，只能打开简单的表格，对于启用宏的表格不能使用，打开时就会提示Visual Basic项目丢失。
解决办法：如果有完整版Office安装文件，或者购买了正版的Office软件光盘，或者在网络下载了安装包，可以重新安装。首先把电脑里的Office软件卸载，重启电脑，然后安装此完整版Office软件，以后就可以使用带有VBA功能的表格了。

7、使用“数据管理/数据备份”导出的文件，打开时要求输入密码怎么办？
答：备份导出的数据，只做为备份文件，不可以独立编辑，已经做了加密存储，就算有打开密码，也是看不到数据的。
解决办法：如果想编辑导出的数据，可以另外下载一份库存管理系统表格（也可以把当前使用的表格复制一份），打开主界面/数据管理/数据还原，把数据导入，再进行编辑与查看。

更多的使用疑问与答案？
答：大家在使用中有任何疑问，请在本贴回复，这里会收集普遍的问题，并给出解决办法。

展望未来

谢谢楼主的无私分享，这套库存管理系统我从第一个版本就开始使用，确实很实用的。

贪恋你→

这个Excel库存管理系统很强大，看这个各种各样的报表，都是很适合我们这边使用。
经常领导或者其它部门的人员要查看出入库账目，这个系统的报表查询可以是区间报表、出入明细报表等等，真的很实用。

^(_飞娅··#

很不错的库存管理系统，仓库做账用到的功能都有，而且操作起来比较简单，不用学习，看一下就会用了。

rsgg888

这个库存管理系统真心是实用啊，出库入库记账很方便。

zhy7981

这个系统太适合我使用了，我们仓库的货物有三万多种的项目。
一开始还担心Excel表格没有办法处理这么大的数据量，下载使用后才知道，表格运行很快、计算也没有问题。
楼主的编程技术太强了，感谢给我们提供这么强大的库存管理系统。

xp403815

这个库存管理系统的功能太强大了，原来Excel还可以实现这么强大的表格啊，真是佩服，为我们仓库做账提升了很实用的工具。

粺¹³¼

很强大的表格，我是想使用这个库存管理系统，规范与整理我们仓库的进出账目。

cycgsss

适合我们仓库做账，入库、出库、统计、查询、报表，功能全都全了。