一、一竿了插到底
跟单员工作面对的是多个部门工作和多个级别层次的，是代表公司以“业务”为主导去开展工作，只要对业务流程熟悉，工作有条有理，办事雷厉风行，没有多少部门或人会对工作会故意刁难的。
一竿子插到底=越级稽核+个案突破
1．越级稽核：不能只听工厂汇报，汇报通常会带有水份；
2．个案突破：多方面“微服私访”，解决问题应快、狠、准并务必见效，不得拖泥带水；
3．跟单特性：对整体工作做好规划（对上级）；
对下属工厂做好指导、检查、纠正、改善和预防工作；
越级稽核彰显个性与能力；
横向联系，善于沟通处理问题、落实跟踪工作；
4．工作态度：把握工作方法，就事论事，不得故意作难，而不是处处与人敌对；
5．让人信服：把工作落实到实处，不达目的誓不罢休，让人心服口服。
二、掌握相关业务信息
跟单员工作最具有计划性与管理性，对于相关业务信息非常重要！
如：技术准备进度、生产计划、采购计划、生产进度等相关信息；更应该掌握：新产品目录、产品成本信息（最新）、相关客户需求资源、；还应掌握：产品档案、客户档案、接单下单档案、送货档案、报关档案、跟踪客户与财务结算档案等等。
在工厂管理中，有以下几种不良习惯将形成阻碍业务资信传递的及时性：
·工作中拖延懒惰的习惯；
·对相关资信传递未作硬性的规定；
·有的为了自己方便，不管其他人是否需要；
·有排斥他人心理，居功自傲。
三、学会写报告
写好报告，并非易事。
写报告不足之处普遍在于：
1．写报告没有标题：报告是给主管看的，抓不住目标、要害，浪费领导的时间，影响工作效率。
2．表达不全面：要汇报一件事，应表明“何时何地，何人何事，如何为何”。这是一个文件或报告的写作基本要求：必须表达全面，不要漏掉某个项目；如果自己所写的报告要自己去向上司解说，那是一件很尴尬的事，甚至会让人看不起。
3．表达不直接明白：报告不是论文，没有必要加上一些议论和推理，一切用数据说话，主管想看的是主要的问题点在哪里，造成怎样的结果，采取的哪些措施（紧急、预防、根治），有哪些建议或意见等，把反映问题，解决问题直截了当，简单明了体现在报告上，更容易让人抓住要害、使工作更有效率。
4．有的报告逻辑紊乱，思路不清：应把握报告的主题、目的；再体现何时间、何单位或部门、何事（事态的壮况），产生怎样的后果；如何看待事件，如何处理或提出处理意见。
5．报告之写法
| 履行“30-3-30”原则 | 第一个“30” | 代表30秒，是指一见钟情的标题 | | 第二个“3” | 代表3分钟，是指引人入胜的摘要 | | 第三个“30” | 代表30分钟，是指爱不释手的正文 | | 内容简短易懂 | 力求简洁，格式标准易懂 | | 写法之要领 | 先明确标示“主题”及“结论” | | 勿画蛇添足 | | 多用条文式 | | 最后加附件 | | 尽可能表格化 |
四、摊到桌面上来说——善于开会
一般跟单员职位界定很不具体，更不是各部门主管的“顶头上司”，此种情况下，利用开会，便可提醒相关部门你不是“私下求他人办事”，而是站在公司业务的角度要他人配合。对一些较大的公司，开会的用处尤为明显。
1．开会的作用
·确保信息沟通的时效性和权威性；
·对工作检讨客观公正，没有抵赖的余地；
·树立权威、听取反馈意见和信息；
·特定问题的解决，可获得共识，并集思广益，取得最佳的解决方案；
·决议之事，对执行人来说可减少障碍；
·可培养参与感与成就感，可消除领导专制；
·交换意见或建议，在相互尊重的前提下达成共识，可养成团队精神；
·推动各部门工作的开展，易于目标管理的推动；
·具有管理训练的效果。
2．会议流程
·会议通知；
·资料准备：列出会议要讨论的事项；
·讨论事项文字资料复印；
·轮流发言提议；
·提出解决方案；
·会议记录，形成会议决议执行。
五、作业异常报告
工作异常报告单
工作出现异常，必须要面对去解决，同一个部门，同一个人，总不能老是出问题，一切用表单数据说话。
六、表格化管理
表格化的妙处：
·立体化地传递信息：一眼望去，信息一目了然；
·整体性、完整性：直观、醒目
·易记、易懂：任力下达明确，易于执行，提高效率
1．表格化与责任明确化
工作交接应文件化，让相关当事人签名确认，任何拖延或怡慢都没有理由说不知道。
物料采购交期异常登记表
| 日期 | 订单号 | 合同号 | 品名 | 规格 | 数量 | 订单交期迟到天数采购签名 | | | | | | | | |
七、画龙点睛——看板管理
思维逻辑里面，重点是要站到制高点上。失去制高点，找不到制高点，你的文字、你的信息传递、你要表达的思想，就会象深山丛林，象大海迷失方向的航船，把握不到方向。古人有画龙点睛之说，你如何高度地集成相关信息，然后用直白的载体呈现出来，这也就是你的画龙点睛之笔了！“看板管理”正是用一个更加实际的例子来告诉你如何把握信息的制高点。
1．看板管理是一个有效实用的信息中心；
2．看板管理可以让上级主管及相关部门知道我们在做什么，而是一个能让相关人员脚踏实地的进行简单明了的工作跟踪和核对的管理中心；
3．看板管理里面包含了一个管理思想和方法；
4．看板管理表格
5．实例解说：
工厂前期业务流程：下单—技术准备—备料—生产计划—采购—进料检验—入库—领料；
在整个运作流程，如果缺乏掌握整体进度，将会产生交接脱节，进度缓慢，如果失去对各项工作进度进行全方位掌控，应无法按计划运作。
而通过看板，使所有相关部门人员都知道工作进度或物料进度，而更是把工作的目标切准、对准，直载了当的工作和管理技巧。把工作问题从会议室搬到看板面前来了，各个相关人员使用同一张表格（黑板）填写可以减少纸张表头部份的重复工作并且可以让任何人都可以随时查看一目了然，而不必去向谁讨要管理资讯！
八、掌握主动—“要抓牛鼻了，不要抓牛尾巴”
1．处理问题要切中要害，掌握证据，跟踪彻底，不留尾巴，不得模棱两可；
2．工作事项应应分主次，不得事无巨细地做一些费时多效率低的工作；
3．掌握两个要点：一是掌握主动，不能没有来由地“授人以柄”—把刀柄给人，自己却一手捏在刀刃上；二事做事要到位，交接手续要清楚，品质、交期追踪要到位。
九、把主导权抓在手上
1．把主导权抓在手上：
三个人，四个包，有结绊旅游经验的人就会知道，最好的方法是：把拎包的“任务”落实到具体个人。这里说的不是“大锅饭”、“偷懒”的事，而是你以为我会拿，我以为你会拿，而他以为你在拿，结果丢三落四。这里问题出在：没有人在主导！
有时一件工作要几个部门共同去完成，在这种情形之下，我们很容易放弃主导权。
⑴放弃主导权的具体表现是：
·假如某项工作以为某个部门的某个人在负责，而实际根本就没跟踪，结果事情被拖延
了，才知道自己不该放弃主导权；
·我们经常错误地以为“已经报告给上级主管了，主管会处理的”，结果我们应把报告的事情忘掉了；
·有时错误认为自己部下有能力处理事情，而实际上问题处理得不妥当，结果让下属给搞出些烂摊子来了。
⑵主导权的作用：
作为一个主管，把主导权抓在手上很重要，这意味着：一可以跟催下属工作和事情，二可以避免下属弄权。
⑶主导权与主管能力的关系：
一个主管能否时常把主导权抓到手上，与以下几方面有关：一是他的责任心和事业心，责任心强的人他不敢撒手弃权放弃主导权，事业心强的人他不愿意让人在期范围内胡来。
主导意识是否强烈，与一个人是否有主管经验关系很大：一个有经验的主管都知道主导意识对主管人物的重要性，因为他深知，一旦放弃主导权便意味着放任自流，元所作为。
2．别在主管面前露馅——你有在主导吗
在工作中，你的上级主管通常会突然问你一些关于你的部门内工作上的事，问你他交待的某件事情进度到哪里。主管只要根据你的汇报情况，应能看出你有没有在主导工作。
4．主导到位：跟催及时有力
如果人没有惰性，那么企业里应不需要那么多的主管了。
⑴跟催的必要性
很多人都会拖拉，很多人都是懒虫，你去等便无异于等死；
有人总是不像你哪样热心工作，他有很多放弃它的理由和异常原因；
事情的发展规律总是变化的，随时有异常的可能；
很多人的预见能力较差，处理问题不那么干净利落；
如果你面对的是一群人，那么你的跟催应更显重要！
于是，跟催及时有力，是主管工作的主要组成部份。尊重但不轻信部下的承诺，学会跟催，你便可望成为一个够格的主管。
⑵工作要项跟踪表
待处理事项及相关资料应放在相关的“议事日程”上，应知道什么时间应跟踪哪几件事。
⑶专案进度表工作模式
对一些重要而比较复杂的工作事项，通常用《专案进度表》的工作模式来进行跟踪和督导，确保按期完成，具体方法如下 ：
①确定和列出所有有关的工作内容事项，并按要求时间顺序进行，确定完成目标所需和资源；
②确定相关任务完成时间，从而作出工作计划；
③各事项责任人安排和落实，开会讨论或根据能力安排工作，把相关计划分发到责任人。
十、权力是你去做事得来的——工作就时上方宝剑
⑴工作应是上方宝剑
跟单员工作本身就是对传统“官本位”组织作风的一种超越，我们建立的是“事本位，“工作就是尚方宝剑”。
在工作中，我们发现：权力是你去做事得来的，你手上的工作就是你的上方宝剑！
站在公司的立场上，对一些交接不明确的地方确实要反复确认，主动多做点事也算不了什么（指相关部门拖延情况时），等做好了再让他签名确认，看谁敢面对上级领导。
交办工作时应“白纸黑字”写清楚，什么时间完成，做到什么程度都要十分清楚，让人觉得办事有效率，办不好没有往别人推卸责任的余地。
随着你把每一件事情都做好以后，你的上司当然应会让你做更多的事情，“权力是你做事得来的”，于是你就不再困扰说缺少权力了。
⑵“狐假虎威”，借力使力
在“官本位”时代，每一个部门，每一个环节都有“老大”，他们都有“面子”和“架子”；他们是封闭的，所以你必须“狐假虎威”。
在“事本位”时代，“客户至上”、“下工序就是上工序的客户”，于是每一个环节都成为“超导体”，他们是开放的，所以，跟单员“本来就是老大”。
举例：主管交办一件事，你无法落实到位，你能向主管复命吗？主管将会怎样看待你的？
你能拿出一些“狐假虎威”的方法来使各部门配合工作吗？
十一、跟单员时间策略
⑴跟单员善用时间要诀
1．事先计划，重要的事先做，容易又重要的事先做；
2．工作要懂得简化，培养果断力可以节省时间；
3．把工作、行动定型化，可提高工作效率；
4．只一次就把事情办好；
5．当日例行工作，当日必须完成；
6．养成记录的习惯：“待办事项”和“已完成事项”资料应分开存放，只管从中挑最重要、最紧急的事项先处理办好。
⑵干练：把注意力集中到有问题的部份
1．在跟单过程中，始终围绕订单交期、品质、成本、服务、开发等开展工作；
2．学会把问题进行分解，把没有问题和有问题的部份进行可操作性地分开，处理问题容易多了；
3．把工作简化，把注意力集中到有问题的部份，这常常是你管理能力、处理问题能力的一种体现。
⑶摆脱闲聊的法则
1．上班时间个人养成好习惯，不到处与人聊天；
2．办公室不要布置得像接待室；
3．站起来各客人打招呼，保持站立姿势，既礼貌，对方就不会逗留不走；
4．少寒暄，回答尽量简明。寒暄一多，别人倒不好意思离开；
5．能决定的事情尽快做出决论，不扯到无关的话题；
6．表露出不想聊的心情，让客人自已感到无聊；
7．有人东拉西扯，可以插话打断；
8．表明自己正要出去一下，让客人知道你很忙；
9．对熟悉的同事朋友可以直接告诉他（她）你正在忙着工作。 |
发表于 2014-10-16 08:08:41