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我们公司正在使用的仓库管理流程与工作细则,包括了仓库物资请购、入库、领用、盘点、报损、处罚管理细则。
一、 物资请购流程细节
1.1 每月 25 号各部门/科室对接人整理填写《物资申请单》,部门/科室领导签字后移交仓管;
1.2 每月 26 号仓管收集并汇总《物资申请单》,同时分别跟各部门/科室对接人核对品种、数量,结合科室及仓库现有的库存量、以及需求量重新平衡汇总形成《物资需求总清单》,即根据库存情况,所需物资若仓库库存充沛则无需另外采购,所需物资仓促库存短缺则列进《请购单》中进行规划采购;
1.3 仓管根据《物资需求总清单》,对照现有库存物品数量,重新拟定需采购物品清单,并完成《物资请购单》,请购单上体现需求科室、物资现有库存量、月度消耗量、本次采购量、现行采购价或市场询价、预计采购总成本,按供货货打印出来提交财务审核,最终由行政院长或经营主任审批,《物资请购单》可以统一编号,便于之后的查询与存档;
1.4 仓管将已审批完成的《物资请购单》交由采购人员执行,采购人员严格按照审批意见进行采购,纸质《物资请购单》作为采购结算及报销的佐证材料。
二、 物资入库流程细节
2.1 根据之前提交的《请购单》,仓管需及时与采购人员沟通了解物品采购情况。
2.2 采购人员与供应商沟通,确定送货时间,采购一般提前一天通知仓管供应商送货时间;
2.3 当新购物资到货时,采购人员与仓管同时在场(仓库管理员和采购负责人是同一人的机构需财务也在场),仓管需对物资进行验收,包括物资数量、规格、质量等是否符合要求,发现不符合要求的货物,仓管拒绝收货;针对合格品,仓库管理员填写《入库单》,采购现场签字确认。
2.4 将所购物资送至仓库处,按照分类摆放。
2.5 将新购物资放置后方,前期购买物资往前摆放(先进先出原则)。
2.6 通知各对接人前期申领物资全部到位,可根据目前实际情况进行领取。
三 、物资领用流程
3.1 由部门/科室资产对接人汇总本部门/科室所需物品,并填写《物品申领需求单》交由经
营主任签字,单项物资金额超过 200 元交由行政院长签字;
3.2 部门/科室资产对接人将签完字的《物品申领需求单》于每周二(可根据机构情况确定时间)交由仓管,仓管根据需求准备物品;
3.3 有库存的情况下可签字领取,无库存的情况下需仓管走请购流程,物品采购完成后方可领取。
3.4 部门/科室资产对接人于每周去仓库领取,根据需求单核对物品名称、数量,并在《物资出库单》上签字。
3.5 物资领取完毕后仓管员根据物品类别做好登记,方便月底费用结算,做好台账登记。
3.6 物资出库单,三联单,第一联仓库留存做账,第二联交物品领取对接人,第三联交财务。
由各部门登记台账,方便核对数据。
3.7 物品领取时,仓库应告知物品使用人以及部门妥善保管及使用,如有任何人为损坏需进
行相应赔偿。
3.8 完成物品领取后,仓库必须及时更新个人使用物品登记表,保证实时数据的准确性。
3.9 领取物品为固定资产时,需同时更新固定资产登记表,保证固定资产实时数据的准确性。
四、 物资盘点流程细节
4.1 每月最后一个工作日,财务出具当月的盘点数据表,与仓管进行仓库物资清点核查,记录清点数据;
4.2 每半年,财务出具固定资产报表,与仓管员和部门/科室对接人进行实物清点核查,记录清点数据;
4.3 清点结束后,双方将账与实物进行核对,由院办对盘点的结果进行审核、监督、确认;
4.4 当账与实物相符时,盘点数据录入电脑存档;
4.5 当账与实物不符时,财务与仓管双方检查原因,如有盈亏,财务申报盈亏,出具盈亏表
4.6 财务出具盘点报告,院办对盘亏公司/部门资产对接人进行处罚;
4.7 财务将盘点数据录入电脑存档;
4.8 盘点整个周期控制在 1 个工作日内完成
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