如何编写文件制度？编写制度的格式、内容要求与签审步骤

010号

规范制度在签审流程完成后，将正式文件发布并传达给相关人员执行。
发布方式可以根据实际情况选择，如公司内部网站、邮件通知、会议传达等。
同时，要确保相关人员能够充分理解并遵守制度规定。

=====全文目录=====

文件制度的作用
文件制度的结构
文件制度的基本要求
      文件的排版与格式
      文件的内容要求
文件体系文件
      手册的编写………………介绍
      程序文件的编写…………重点
      作业指导书的编写………重点
      记录表格的制订…………重点
文件制度的控制管理
      文件签审发布
      文件修订征询
文件（待补充）

=====正文节选=====

什么是文件
GB/T 19000-2008
3.7.2 文件
信息及其承载媒体
  示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。
注1：媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合
注2：一组文件，如若干个规范和记录，英文中通常被称为”documentation”。
注3：某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求。

什么是制度
要求成员共同遵守的、按一定程序办事的规程或行动准则。如：工作制度；学习制度。
在一定的历史条件下形成的政治、经济、文化等各方面的体系。如：社会主义制度。
旧指政治上的规模法度。
什么是管理制度？
管理制度是指企业根据法律规定和董事会的命令、决定，在其权限范围内制定的、规范组织及其成员须共同遵守的，具有约束力的，按一定程序办事的规程或行动准则。
就其本质而言，企业管理制度实际上是管理者管理思想与理念、管理方法与技巧的具体表现方式之一。
每一个管理制度也有它的中心思想

文件制度的作用
从体系角度上，文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：
实现顾客要求和质量改进
提供适宜的培训--制订培训需求的依据及培训教材
重复性和可追溯性--产品可追溯性的依据
提供客观证据--质量活动的客观依据、管理体系的评价依据
评价质量管理体系的有效性和持续适宜性
文件的形成本身不是目的，它应是一项增值的活动

从公司管理角度上，文件能够沟通意图、统一行动，其作用在于：
（1）符合标准要求
在ISO9001条文中，要求组织“建立体系，形成文件，加以实施和保持”
（2）工作的依据
√明确工作职责和内容
√明确工作规程,规范管理
√合理化改进工作流程,改善部门间沟通
√提供适宜的培训
（3）提升管理技术水平的基础
当所有的工作要求都文件化后，可在此基础上通过日常工作不断提升管理和技术的要求。
（4）知识经验的积累和共享
（5）改善沟通环境，协调人际关系
用于工作的依据全部在书面上有明确的要求，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，减少了同事之间发生工作摩擦的机会

质量体系文件的策划
◤不同组织的文件制度的多少和详略程度取决于：
◤组织的活动类型和规模
◤过程及其相互作用的复杂程度
◤顾客要求、法律法规要求、组织自身要求
◤人员的能力

ISO9001：2008标准要求必须形成的文件
快照1.png

总要求：
a.识别质量管理体系所需的过程及其在整个组织中的应用
b.确定这些过程的顺序和相互作用
c.确定所需的准则和方法，以确保这些过程有效运行和控制
d.确保可以获得必要的资源和信息，以支持这些过程的运行和监视
e.监视、测量（适用时）和分析这些过程
f.实施必要的措施，以实现所策划的结果和对这些过程的持续改进；

质量体系文件的策划
1、质量体系文件的标准。
标准要求质量管理体系应至少包括以下6个文件化的程序：
文件控制程序
记录控制程序
内部审核程序
不合格控制程序
纠正措施程序
预防措施程序

体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由四个层次构成:
快照2.png

体系文件的结构
QMS文件的结构
快照3.png

标准要求质量管理体系程序应至少保持以下19类质量记录：
管理评审的记录
教育、培训、技能和经历的记录
产品实现的策划
与产品有关要求评审的记录
设计和开发输入
设计和开发评审结果及措施
设计和开发验证结果及措施
设计和开发确认结果及措施
设计和开发变更评审结果及措施
供方评价结果及措施
生产和服务提供过程的确认记录
客户财产异常记录
可追溯性产品的唯一性标识
内部审核结果
监视和测量装置的校准或验证依据和结果
纠正措施结果
不合格品的性质和处理措施及批准的让步记录
预防措施结果
产品符合接收准则的证据和负责放行的授权

文件制度的要求
ISO9000文件制度的基本要求
制度涵盖性— 要求覆盖标准及相关方要求
制度继承性— 在原有体系基础上贯彻标准，持续改进
制度合理化— 闭环制衡，具有可证实性
通用简单化— 描述通俗，简捷易懂便于执行；
形式统一化— 文件格式、编号原则、版式页码、生效日期
快照5.png

文件制度的要求
应遵循以下方面的原则：
1.符合性
符合标准的要求；
符合法律法规的要求；
符合组织的质量方针和质量目标；
满足产品特性要求。
2.确定性
在描述质量活动过程时，必须具有确定性。保证过程的一致性，确保过程结果的稳定。
即做什么(what) 、为什么做(why)、何时做(when)、在哪里做（Where)、由谁去做(who)、怎样做(how) ，必须加以明确规定。

…………

以上贴子只是内容提要，完整祥细的内容在下面附件中，请下载后阅读：

被遗忘的记忆

看了你的分享，我感觉自己又向前迈进了一步
以前还没有注意到，我也来瞧瞧我们仓库的规范文件。

钢刷刷

角色分工：
编制：一般由仓库管理人员或物流部门负责。
审核：由更高一级的管理者或相关部门负责人完成。
批准：最终由高级管理层或指定的审批人签字批准。

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