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发表于 2024-9-9 18:02:14
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一、分析并确认问题根源
审核流程导致的延迟： 你提到的主要问题是采购订单的审核时间点被推迟，导致实际收到货物后，ERP系统中的库存并未及时更新。此时，实物库存已经发生变化，但系统数据滞后，导致账务与实物不符。
其他潜在问题： 除了审核延迟外，还需要检查是否有其他可能导致数据差异的问题，比如：
入库流程是否存在延误或信息录入错误？
仓库内部是否有漏盘或多盘的情况？
采购流程和供应商交货是否准时？
二、优化采购订单的审核机制
缩短采购订单审核时间：
优化审批流程：与相关部门（如财务、采购、供应链管理）进行协商，重新审视采购订单的审核流程，尽可能缩短审批的时间。可以引入自动化审批流程，减少人为审批延迟，或者设置在特定金额以下的订单自动通过。
并行处理采购和收货流程：允许仓库在实际收到货物时先进行暂时入库操作，待采购审核通过后再正式确认入库。这种方式可以让实际库存与系统同步，避免实物和系统的滞后问题。
设置自动提醒机制：
在ERP系统中设置采购订单延迟提醒，当某个订单超过一定天数未审核时，自动提醒相关人员跟进审批，避免因为疏忽而导致的审核延误。
三、引入临时入库策略
创建“暂时库存”账户： 在ERP系统中创建一个临时库存或待审核库存账户。当货物实际到达时，先将货物暂时记录在该账户中。虽然采购订单尚未审核通过，但可以通过临时账户对货物进行管理，确保仓库有可操作的库存数据。
定期清理临时库存： 一旦采购订单完成审核，临时库存可以转为正式库存。你需要定期检查和清理该临时账户，确保没有遗漏的库存或审核问题。
四、加强库存盘点与数据核对
定期盘点与动态调整： 定期执行库存盘点，确保实际库存与ERP系统中的数据同步。可以增加月度、季度或半年度的周期性盘点。同时，推行动态盘点，即每天针对部分物料进行盘点，减少一次性大规模盘点的压力。
调整ERP系统内的盘点流程： 根据仓库实际运作情况，重新定义ERP系统中的库存盘点和调整流程。盘点时发现的差异应该及时反馈到系统中，并制定标准的库存调整流程。
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