物料采购计划管理与订单制定方法，采购订单处理和管理

图形、 · 发表于 2024-10-25 09:35:00

物料采购计划管理是指企业为了满足生产需求，对所需物料进行计划、组织、协调和控制的过程。
这个过程包括了物料需求预测、采购计划制定、供应商选择、采购订单下达、到货跟踪、质量检验等一系列活动。

第一单元、采购计划管理
1、制订采购计划的依据
（1）年度销售计划和生产计划
销售计划和生产计划是企业制订采购计划的主要参考依据；同时，销售计划制订得是否科学、合理，将直接影响生产计划和采购计划的科学性及可行性。
（2）用料清单
BOM表由研发部门或产品设计部门拟定的，在用料清单上列明各种产品由哪些物料所制造或组合而成。根据用料清单可以精确计算出每一种产品的制造所需各种物料的确切数量。用料清单所列的耗用量，就是通称的标准用量，可以将其与实际用量比较，作为物料控制的依据。
（3）存量管制卡
如果物料有存货，所购物料要与现有存货状况配合确定。具体来说，采购人员一般是根据用料清单中列出的物料需求数量、现有存货量，并考虑采购的作业时间和安全存量水平，计算出正确的采购数量，然后才开具请购单。
（4）生产效率
生产效率的高低会使预计的物料需求量与实际的耗用量之间产生误差。生产效率提高，会导致物料的单位耗用量下降，从而使采购计划中的采购数量超过生产所需；反之，生产效率下降，会提高物料的单位耗用量，使采购计划中的采购数量不足以满足生产所需。故：生产效率发生变化时，采购计划必须随之加以调整，避免发生物料短缺或过剩的现象。

2、采购计划的编制
采购计划的制订主要包括两部分内容：采购认证计划的制订和采购订单计划的制订。具体流程可分为八个环节，即准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制订认证计划、准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量、制订订单计划。

3、采购数量的确定
（1）定期订购法 - 每隔一个固定时间进行库存盘点并订货，如每月、每季或每周订购一次。这种方法适用于需要经常调整生产或采购数量的重要物料。
定期订购法的特点是：采购周期固定；采购批量不固定。
采购批量=平均日需要量×采购周期+保险储备量（安全库存量）- 实际库存量
（2）定量订购法 -对库存连续盘点，一旦库存水平下降到预定的最低库存数量(请购点)时，立即按固定的订货数量订购补充的一种采购方法，也称为请购点法。适用于品种数目少，但占用资金大的物品的采购。
控制因素：请购点=平均日需要量×采购提前期+安全库存量

第二单元、如何编制采购计划
1、编制原材料采购计划
第一步：收集生产计划任务量信息
第二步：了解消耗定额
第三步：分析历史资料数据
第四步：进行市场商情分析
第五步：形成原材料采购计划

2、编制设备采购计划
第一步：确定设备采购需

第二步：调查设备采购市场
第三步：选择设备采购方式
第四步：填写“设备采购计划书”

第五步：提交设备采购申请
3、分解采购计划
采购人员可以根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化，制订相应的半年、季度或月度采购计划。

4、调整采购计划
确定调整方式：采购人员可以根据企业内外部采购环境的变化或竞争对手竞争战略的调整，适时修改或调整采购计划。
调整计划内容：总量调整-采购人员根据需要，对原采购计划中的采购预算金额或采购数量进行总量的调整。结构调整-采购人员根据需要，对原采购计划中的采购商品的品类、品种、规格等进行的调整。

第三单元、订单管理
1、编制采购订单
（1）明晰订单内容：根据企业实际的生产经营需要及采购计划要求，采购人员应定期编制采购订单，一般有月度采购订单、临时采购订单等。
月度采购订单的内容：采购产品的名称、品种、型号、规格；订货总数量、分期交货数和订单号；包装运输、到货地点、随货文件和验收方法；订单生效的条件和到仓争端的处理等。
临时采购订单的内容：采购产品的名称、品种、型号和规格；采购数量和要求、到仓时间等。
（2）制定采购订单
第一步：编制订单草案
第二步：上报主管审核
第三步：形成正式订单

2、出具采购订单
（1）发出采购订单
采购人员在选择供应商时应考虑以下3个方面的因素：是否是长期供应商，其信誉、产品品质如何？供应商的产品价格是否最适当、最有市场竞争力？供应商是否能够保证准时交货？
（2）确认采购订单
采购人员应通过电话沟通等方式及时向供应商确认其是否收到采购订单。如果对方没有表示接受，则发出的采购订单并不能构成一项合同，采购事项无效。另外，只有当采购订单被确认接受之后，采购方才能确信供应商将在约定的日期发货。
通常，供应商接受了订单的各项条件后，要向采购方的采购部门发出所谓的“接受函”以确认采购事项，并着手备货，执行订单。因此，采购人员在发出采购订单后，一定要与供应商及时沟通、确认。
（3）编制采购记录
采购订单确认接受后，采购人员应就同期所采购的货品、物料编制采购记录，填写采购记录表，以便在供应商交货时对照采购订单进行接货检验。

3、跟踪采购订单
采购的目的是为了及时取得符合企业生产经营要求的物料，所以采购人员必须要对订单进行跟踪，促使供应商及时交货。
订单跟踪就是采购人员对采购订单执行的全部过程进行跟踪检查，以保证采购订单的正常履行，其目的主要有3个：促进合同正常执行、满足本企业生产经营的物料需求、保持合理的库存水平。
（1）订单执行前跟踪
在采购过程中，同一物料或货品可能有几家供应商可供选择，虽然每个供应商都有分配比例，但是具体操作时可能会遇到意想不到的情况，如供应商提出更改“认证合同条款”（包括价格、质量、货期等），因此采购人员在订单发出后应充分与供应商沟通，确认本次采购可供货的供应商。当然，如果供应商确实难以接受订单，也不必强人所难，可以在采购环境里另外选择其他供应商，必要时要求认证人员协助办理。
（2）订单执行过程跟踪
供应商确认采购订单后，采购订单便具有了法律效力，所以采购人员应全力跟踪，确实需要变更时要征得供应商的同意，双方协商解决。

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以上贴子只是内容提要，完整祥细的内容在下面附件中，请下载后阅读：

管脚 · 发表于 2024-10-25 10:36:38

了解采购流程与周期，仓库管理员能更准确地预测物料需求，从而合理安排库存水平，避免过度积压或缺货现象。

果子皮皮 · 发表于 2024-10-25 11:01:05

看看采购的工作内容，
仓库如果收到货物不符合标准，需要与采购团队协作，处理退货或更换事宜。

绘本 · 发表于 2024-10-26 15:54:54

采购与仓库在作业流程上是上下游的关系，在职能上，是紧密相邻的制约关系。

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