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本规定的实施，构建一个反应迅速、责任清晰、数据透明的缺料管理体系，从根本上减少非计划性停工，提升供应链韧性与生产运营效率。
第一章 总则
第一条 目的
为规范公司缺料报表的提报、分析、处理和跟踪流程，确保信息传递的及时性、准确性和完整性，明确各相关部门职责，缩短物料短缺问题的解决周期，保障生产计划的顺利执行，特制定本规定。
第二条 适用范围
本规定适用于公司所有生产项目及相关物料（包括原材料、零部件、辅料等）出现短缺或潜在短缺时的报表管理流程。涉及部门包括但不限于：生产部、计划部、采购部、仓储部、物料控制(MC)部门。
第三条 基本原则
1. 数据准确原则： 报表数据必须真实、准确，源于实物盘点或系统数据。
2. 及时响应原则： 各环节必须在规定时效内完成响应与处理。
3. 责任清晰原则： 明确各环节责任部门与责任人，确保事事有人管。
4. 闭环管理原则： 对每个缺料问题从发现到解决进行全程跟踪，直至关闭。
5. 持续改进原则： 定期复盘缺料原因，优化流程，预防问题重复发生。
第二章 职责分工
第四条 仓储部
职责： 负责每日/定期盘点库存，确保账物一致。
具体工作：
根据生产领料单发料，发现实物库存不足时，立即确认缺料信息。
在缺料报表中准确填写“缺料物料编码”、“名称”、“短缺数量”。
作为缺料信息的发起部门，第一时间通知生产部和物料控制(MC)部门。
第五条 生产部
职责： 负责根据生产计划执行生产，并反馈实际物料需求与消耗情况。
具体工作：
在领料或上线前确认物料齐套性。
发现缺料或即将缺料时，立即向仓储部核实并通知MC。
在缺料报表中填写“影响的生产订单/产品”、“短缺可能造成的停产线体/时间”。
配合进行物料替代或生产顺序调整。
第六条 物料控制(MC)部
职责： 作为缺料管理的核心协调与主导部门。
具体工作：
接收并核实仓储/生产部提报的缺料信息。
在缺料报表中主导完成“根本原因初步分析”（如：超领、损耗、采购未达、账目错误等）。
根据原因，将任务分派至相应部门（采购、仓储、生产等）。
跟踪处理进度，更新报表中的“预计到料时间/处理方案”、“状态”。
必要时，协调计划部调整生产排程。
第七条 采购部
职责： 负责解决因采购订单导致的缺料问题。
具体工作：
接收MC部门分派的缺料任务。
紧急催促供应商送货，并提供准确的“供应商承诺到货日期”。
将处理结果（如：新的到货日期、在途信息）反馈至MC部门更新报表。
对于长期或批量性问题，启动供应商考核与寻源替代。
第八条 计划部
职责： 负责根据物料供应情况，调整和优化生产计划。
具体工作：
根据MC部门提供的缺料预警信息，评估对整体生产计划的影响。
做出“调整生产顺序”、“暂缓投料”或“变更计划”的决策，并通知相关部门。
第三章 缺料报表流程详解
第九条 流程图
[发现缺料] -> [信息提报与确认] -> [根本原因分析] -> [措施制定与执行] -> [跟踪与验证] -> [关闭与复盘]
第十条 具体步骤
1.发现与提报：
仓储或生产部人员在工作中发现缺料，立即填写基本信息。必须在发现后1小时内完成提报。
2.确认与分析：
MC部门在收到信息后2小时内，需完成信息核实与根本原因初步分析，并在报表中明确“责任部门”。
3.措施与执行：
责任部门（如采购、仓储）在接到任务后4小时内，必须制定并开始执行处理措施，同时在报表中填写“具体措施”和“预期完成时间”。
措施包括：紧急采购、内部调拨、物料替代、追查差异、修改账目等。
4.跟踪与升级：
MC部门每日跟踪所有未关闭缺料项的状态。
对于已超过“预期完成时间”或可能造成生产线停线的严重缺料，MC需立即向责任部门负责人及更高管理层进行问题升级。
5.验证与关闭：
措施完成后，由发起部门（仓储/生产） 确认物料已到位，问题已解决。
在报表中将状态更新为“已关闭”，并简要填写“最终处理结果”。
6.复盘与改进：
MC部门每周/月对已关闭的缺料项进行复盘，分类统计缺料原因（采购延迟、损耗超标、数据不准等）。
形成《缺料分析周/月报》，报送管理层，并推动相关部门制定预防措施。
第四章 缺料报表模板
缺料报表完善流程
1.仓储部文员应在每日16：30前将整理确认的《生产缺料报表》发到企业QQ缺料群中，并通知相关责任人确认缺料事宜。
2.生产部经理（副经理）应确认《生产缺料报表》中所缺物料、半成品次日早上装车的种类和数量，并在每日17：30前发到企业QQ缺料群中。
3.采购部采购员应确认《生产缺料报表》中所缺物料、半成品预计到货时间，并在每日17：30前发到企业QQ缺料群中。
4.注塑部统计员应确认《生产缺料报表》中所缺注塑件预计入库时间，并在次日8：30前发到企业QQ缺料群中。
5.仓储部文员应收集并汇总上述回复信息并在《生产缺料报表》中完成更新，并在次日10：00前发给仓储部仓管员。
6.仓储部仓管员应把新增的缺料内容增加到《生产缺料报表》中，并在次日12：00前完成更新替换，其余仓储部仓管员应将已入库的物料、半成品标注黄色，再由仓储部仓管员负责人完成更新后在次日13：30前发给仓储部文员。
7.仓储部文员将接收到的《生产缺料报表》更新到电脑中，仓储部仓管员开始轮流将已入库的物料、半成品标注黄色，完成更新工作。
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