|
|
规范公司供应商结算管理，统一材料采购及外发加工等业务的对账、开票与付款流程，提升结算准确性与资金使用效率，特制定本指南。
本文件明确了月结、货到付款及预付款三类结算方式的操作步骤、跨部门职责分工及关键管控要求，适用于公司及工厂相关业务人员执行与监督。
第一部分：流程说明
1.目的
本流程用于指导公司及工厂对材料采购和加工费供应商的结算，以统一结算为主，提高结算的准确性和资金使用效率。
2. 适用范围
本流程适用于公司及工厂以下三类业务的结算管理：
▪材料采购结算：涉及采购部合同维护人员、采购业务员、采购部门负责人、结算会计、仓库管理员、仓库数据录入人员、PMC、公司的有审批权限的岗位领导、总经理。
▪外发加工费结算：涉及采购部合同维护人员、采购业务员、采购部门负责人、结算会计、仓库管理员、仓库数据录入人员、PMC、公司的有审批权限的岗位领导、总经理。
▪外发贴片厂加工费结算：涉及结算会计、仓库管理员、仓库数据录入人员、PMC、公司的有审批权限的岗位领导、总经理。
3. 流程规则
3.1 每月固定时间对帐，固定时间结算。对帐期为每月25日-30日。财务部于每月5日前向采购部提供《供应商开票资料表》。供应商须于对账完成后次月5日前提供发票。付款执行期为次月15日-25日。
3.2 如资金紧缺时，可将完成对账的供应商单据延缓支付，但必须保证重点供应商的货款支付。
3.3 结算账期定义：以供应商在规定时间内提供发票为前提。当月结指提供发票的当月支付货款，月结30天为提供发票后次月支付，依此类推。供应商必须在次月5日前提供发票，逾期提供视为结算期自动顺延一个月。举例说明：
① 当月结：上月26-本月25日的货款，本月25-30日对账，对账后，次月5日前提供发票，次月15-25日付款；
② 月结30天：上月26-本月25日的货款，本月25-30日对账，对账后，次月5日前提供发票，收到发票后次月15-25日付款；
③ 月结60天：对账及提供发票时间不变，付款期再延后1个月。
4. 流程涉及部门的主要职责
4.1 业务部
负责根据销售订单下FPC的PO采购订单，并接受对此项存货的周转的考核。
4.2 采购部
① 负责根据PMC的物料采购计划向供应商采购物料。
② 负责提供采购业务时与供应商签订的采购合同给到财务部备案，若有采购单价中途变动的，需及时通知财务部，对系统数据进行修改。
③ 负责提醒供应商及时对账，提供《对账单》，并将财务部确认无误的《对账单》回传给供应商。
④ 对供应商提出结算的账期进行审核，到期的结算单据填写《付款申请》。
⑤ 负责核对供应商的结算数据是否与系统完全相符，找出差异，供应商数据不符的即退还供应商。
⑥ 根据各供应商的物料采购订单执行情况、品质部提供的质量考核情况表，财务提供的采购暂存仓的成本与供应商确定扣款事项。
⑦ 向完成对账的供应商要求其于次月5日前提供结算发票。
⑧ 每月根据财务部提供的《应付账款明细表》及《供应商存货周转情况表》编制《付款计划表》。
⑨ 每月对供应商的订单执行情况进行考核，并给出扣款意见给至财务部扣款。
4.3 PMC
① 负责按生产排程计划通知加工厂来我司领取散件。
② 负责核对加工厂商的物料库存数据（含成品入库及物料领/用/存情况），确保与我司系统数据相符，找出差异，加工厂数据不符的即退还给加工厂商。
4.4 品质部
负责每月30日前对各家供应商的来料品质做出考评，填制《供应商品质检定表》，提供给采购部核定扣款事项。
4.5 财务部
① 负责复核采购部提交的《对账单》和PMC提交的加工厂的物料对账单，核对无误，则签名回复给PMC及采购部。
② 复核通过的供应商及加工厂通知相关的采购业务员，要求供应商/加工厂提供结算的发票、收据、收款账号、付款委托书等资料。
③ 每月5日前向采购部提供《应付账款明细表》及《供应商开票资料表》。
④ 每月10日前编制《供应商存货周转情况表》，提交给副总经理及采购部，作为付款审批的参考依据。
⑤ 每月13-14日复核采购部提交的《付款申请》及《付款计划》，核对要点如下：
a. 供应商结算单据中《对账单》是否为经我司财务确认的有效凭证（包括双方盖章的纸质版、PDF电子版或系统生成的电子对账记录），无法提供有效对账依据的不予结算；如因特殊原因无法提供历史对账记录，采购部需提交情况说明并经财务总监与副总经理联合审批后方可进入结算流程；
b. 《采购订单》、《入库单》单据是否齐全，缺失的单据不予结算；是否与结算情况相符，不符的部分不予结算；
c. 《采购订单》是否采购已签字确认，《入库单》是否仓管已签字确认；
d. PMC给出的供应商订单执行情况及品质部给出的品质检定表是否已做相应的扣费处理，对不符合上述规定部分的款项不予支持付款。
⑥ 及时向副总经理递交供应商的结算单据，提示付款：
a. 月结付款申请单每月15日连同采购付款计划一起递交；
b. 现款现货及预付款方式结算，金额在10万人民币（以下同）以下的，采购提前1天时间邮件告知结算会计；金额在10-30万元的，采购提前2天时间邮件告知结算会计；金额在30万元以上的，采购提前3天时间告知结算会计，结算会计在接到采购通知后，通知出纳备款，并在收到请款单据的当天办妥手续，交副总经理审核单据后付款。
4.6 副总经理
① 根据采购部及生产部的付款计划表，及公司资金到位情况，安排货款的支付。
② 审核供应商的存货周转情况，决定该供应商的款项是正常支付，还是部分延期支付或全部延期支付。
③ 对周转情况不良的供应商存货，要求相关的业务人员、PMC给出合理解释，或者要求责任人承担存货积压的责任及安排退换货。
4.7 总经理
对副总经理安排的货款支付情况给出合理建议，或者重新安排决定支付与否。
4.8 出纳
遵照副总经理、总经理审批的情况，支付款项，并保证最后单据的齐全，支付数据的正确，并录入系统。
5. 流程的输入输出
输入：------调拨单、入库单/组装单、采购订单、采购价格变动调整单、
输出：------付款单
6. 流程结构
本流程与《材料入库管理流程》《付款流程》相衔接。
第二部分：流程描述
1. 货到付款/月结付款结算
1.1 对账（每月25-30日）
1.1.1 供应商每月25-28日向采购部业务员提交《对账单》、《入库单》、《采购订单》，要求与我司对账。
1.1.2 采购部业务员收到供应商提交的结算单据后，与系统数据核对，我司系统数据与供应商提供的数据须完全一致，若有不对，供应商数据不符即退还供应商更正，本司数据有问题即通知财务部做相应的数据修改。
1.1.3 品质部每月29日考核材料供应商/加工厂商的品质检查情况给至采购部。
1.1.4 财务部每月28日提供各供应商采购暂存仓各供应商库存成本给至采购部。
1.1.5 PMC每月根据各加工厂提交的物料加工对账单与我司系统库存核对，若有数据盈亏，即通知财务部及采购部做相应的系统数据调整，盘盈的情况，直接调整我司库存，盘亏的数据，需要财务进行扣款后调整系统库存，以保证系统数据与实际数据的一致性。
1.1.6 采购部业务员根据各供应商的订单执行情况及品质部提供的品质检查情况考核意见表、财务部提供的采购退货仓的库存成本，若有需扣款的项目，则与供应商沟通确认后，提交给部门主管审核，若无需扣款的项目，则直接提交给部门主管审核。
1.1.7 采购部门主管对供应商的结算单据进行复核无误后，签字认可，交财务部。
1.1.8 财务部对采购部门提供的供应商结算单据复核无误后，在《对账单上》签字，并将结算单据退还给采购部，有问题的《对账单》不予确认，并归还采购部。
1.1.9 采购部业务员将财务部确认过的《对账单》回传供应商，未确认的《对账单》要求供应商进行更改后，继续对账确认。
1.1.10 财务部每月5日前向采购部及副总经理提交《应付账款明细表》。
…………
以上贴子只是内容提要，完整详细的内容在下面附件中，请下载后阅读： |
|
