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为指导在人工录入环境下规范、高效地开展仓库数据维护工作，确保库存数据的准确性、实时性与安全性，特制定本方案。
本方案聚焦仓库运营中的核心业务数据，明确了数据分类体系、维护策略与标准作业程序，通过流程化、标准化管理，为仓储作业、财务核算及供应链决策提供坚实可靠的数据基础。
一、 目标与原则
1. 核心目标
1.1库存账面记录与实际实物的一致性达到99.5%以上。
1.2所有物料移动交易完成后，系统数据在 2小时 内完成更新。
1.3物料主数据、库存记录、交易历史的关键字段（如批次、库位）完整、无缺失。
1.4防止数据丢失、篡改和未经授权的访问，所有操作可追溯。
2. 指导原则
2.1所有库存变动必须有合规的单据依据，并确保单据流转与实物移动同步。
2.2明确各环节数据责任人，特别是手工填单人、系统录入人及审核人的责任。
2.3在缺乏自动化工具时，通过标准化流程设计主动预防和发现错误。
2.4通过循环盘点与全面盘点持续验证数据准确性，并制度化地分析与纠正差异。
2.5定期复盘数据错误案例，优化单据设计和操作流程，加强人员培训。
二、 组织与职责
☑仓库经理：
⦁对仓库整体数据准确性负最终责任。
⦁审批重要的数据调整方案和盘点差异报告。
⦁监督本方案的全面执行与考核。
☑仓库主管/班长：
⦁负责日常数据维护工作的现场监督、协调与问题初步处理。
⦁执行对纸质单据填写规范性、系统录入及时性的日常抽查。
⦁培训并考核所属员工的数据维护规范。
☑仓管员/操作员（数据源头责任人）：
⦁负责在收货、上架、拣货、发货、移库等操作中，清晰、准确、完整地填写相应的纸质单据。
⦁操作前，必须依据系统指令或查询结果进行；操作后，需在单据上签字确认。
⦁对自己所填单据的准确性负责，是第一道数据质量防线。
☑系统录入员（系统数据守门员）：
⦁负责凭有效、清晰的纸质单据，准确、及时地将数据录入WMS/ERP系统。
⦁严格执行“二次读数法”等自我校验程序，确保录入无误。
⦁有权拒收字迹模糊、信息不全、审批缺失或存在明显疑点的单据，并退回责任人更正。
⦁对录入数据的准确性直接负责。
☑数据审核员（独立监督员）：
⦁建议由主管或指定专员兼任，独立于日常操作。
⦁负责每日或定期，将关键交易（如全天出入库记录）的系统数据与原始纸质单据进行比对审核。
⦁发现差异及时上报并追溯原因，在审核无误的单据上签字确认。
⦁形成对数据录入环节的独立监督机制。
☑库存控制员/文员：
⦁负责系统内库存事务的日常处理（如调整单、转移单）。
⦁维护物料主数据（新增、冻结、修改），确保主数据质量。
⦁生成并初步分析库存报表（如库龄报告、异常库存报告）。
☑IT/系统支持人员：
⦁确保WMS/ERP系统稳定运行，优化录入界面以提高人工操作效率与准确性。
⦁管理系统用户权限，定期进行数据备份与恢复演练。
⦁提供与数据维护相关的技术支持。
三、 核心数据分类与维护要点
1. 静态数据（主数据）
√内容：物料/商品主文件、供应商/客户信息、仓库/库位结构。
▰维护要点：
a必须通过书面或电子流程申请，经相关业务部门（如采购、销售）及仓库负责人审批后，由库存控制员在系统中执行。任何变更需记录日志。
b严格执行编码规则，确保描述、单位等关键字段在全公司统一。
c定期清理和冻结长期未使用的主数据。
2. 动态数据（交易数据）
√内容：所有入库、出库、调拨、调整等库存异动单据。
▰维护要点：
a使用统一设计、联次清晰的纸质单据，固定关键信息位置。
b强制要求使用正楷字或打印填写，禁止涂改。如有错误，应划线更正并签字。
c规定单据从业务完成到送达录入员的最长时间，避免积压和遗忘。
d对高值品、大批量出库等关键交易，实行“操作员制单+录入员录入+审核员核对”流程。
3. 库存状态数据
√内容：实时库存数量、库位、库龄、批次状态。
▰维护要点：
a要求操作员以系统查询的库存和库位信息作为实物操作的唯一依据。
b每周或每月运行库龄分析报告，为呆滞料处理提供数据支持。
c对质检待判、冻结等特殊状态的库存，需在系统及实物区域明确标识。
四、 日常维护流程（SOP）
4.1 入库流程（采购收货）
4.1.1收货员核对实物与采购订单（PO），手工填写《实物入库单》（至少两联：记账联、存根联），清晰写明物料代码、名称、实收数量、批号、日期、收货人。签名后，将货物移至待检区或指定暂存库位。
4.1.2系统录入员凭《实物入库单》（记账联），在系统中创建“采购入库单”。录入时须执行“二次读数法”。录入完成后，在单据上标注“已录”及录入员代码。
4.1.3仓管员根据指令将货物上架至最终库位，在《实物入库单》存根联或单独的《上架记录单》上记录最终库位并签字。此记录需反馈至系统（可由录入员或主管）进行库位信息更新。
4.2出库流程（销售发货）
4.2.1系统根据已审核的销售订单，打印纸质《拣货单》，列明物料、库位、应拣数量。
4.2.2仓管员持单拣货，在《拣货单》上记录实际拣出的批号/序列号及实拣数量，并签字。若有缺货或差异，需立即在单上注明并报主管。
4.2.3复核员（非拣货人）根据《拣货单》与实物进行核对，确认无误后签字。货物装运后，将签字齐全的《拣货单》 交予系统录入员。
4.2.4系统录入员凭审核无误的《拣货单》，在系统中完成发货过账，生成出库凭证。
4.3在库管理流程
4.3.1移库/调拨：
⦁由发起人填写《内部调拨单》，注明从哪个库位移动多少数量至哪个库位，经主管批准。
⦁操作员执行移动后，双方库位管理员签字确认。
⦁系统录入员凭单在系统中完成库位转移过账。
4.3.2盘点：
⦁循环盘点：系统定期生成盘点计划表。盘点员持表清点实物，将实盘数记录在旁。盘点表交录入员录入，系统生成差异报告。仓管员与主管共同核查差异原因。
⦁全面盘点：按计划进行，需制定详细的盘点计划。使用系统冻结的盘点表进行初盘、复盘。所有数据录入后，由管理层审批差异调整方案，再由库存控制员执行系统调整。
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