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酒店仓库管理制度,负责酒店物资的验收、保管、发放

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发表于 2012-7-4 13:29:46 | 显示全部楼层 |阅读模式
  仓管组在财务经理的直接领导下,完成部门的一切日常工作,具体工作任务是:

  1、负责酒店所有食品、物料的验收、发放和储存保管等工作。

  2、负责酒店废旧物资的回收处理工作。

  3、负责酒店各部门每月购进、领用食品、物品的记帐统计及汇总工作。

  总的来说,仓管组要负责全酒店日常物资和饮料的验收、发货、保管,废旧物资的回收,在保证酒店各类物资的正常补给的同时,合理控制各部领用物资数量及请购数量。所有物资均实行分类专人保管、记帐和统计。

  一、岗位责任

  (一)仓管员

  1、严格执行物资管理制度,检查防火、防盗、防虫蛀、防鼠咬、防霉坏等安全措施和卫生措施是否落实。保证库存物资的完好无损,物资存放有条理,整齐美观。

  2、抽查物资与帐目是否物卡相符、帐卡相符、帐帐相符。

  3、发现问题及时解决,遇到重大事情及时向酒店财务经理和分管总经理请示汇报。

  4、审核控制各部门领用物资的计划和数量,严格把关,开源节流。

  5、熟悉并掌握各种物品的验收标准及质量要求,按质按量验收各种物品。

  6、把好质量关,对低劣质商品拒绝收货,严格执行请购计划。

  7、认真填写核对“直拨单”和“物资进仓单”。对送货单位、物资名称、规格、单位、数量、单价、金额等项目要填写准确,字体工整。当天单据当天清,做好各部门单据的分送工作。

  8、验收物资中,如发现不符合要求的,需填写“物资验收报告”,交采购部处理。

  9、经常核准磅秤等计量器,保证物品重量准确。

  10、严格遵守各项规章制度,熟悉货物,明确所负责保管物资的范围。

  11、掌握物资的最高、最低库存量,做好各类物资的请购计划。

  12、入帐销单要及时,当天发货的单据,当天入帐,不得拖延,不得随便涂改帐目。

  13、物资必须按类别,按固定位置整齐堆放,注意留通道,填挂货物卡。

  14、督促并指挥搬运人员对货物轻拿轻放,监装监卸,确保物资不在运输途中损失。负责教育搬运工文明装卸,合理堆放、节约仓位的任务。

  15、对装卸的物资应轻拿轻卸,文明作业,按指定位置把货物堆放整齐。

  16、爱护搬运所用的一切生产工具。

  17、对易燃、易爆物品一得放入仓库

  二、工作程序

  (一)请购物资的程序

  1、定型物资及计划内物资的请购

  由仓管组根据库存物资的最高储备量和最低储备量情况,用请购单(一式二联)及时向采购部提出请购,请购单由总经理签字批准。

  流程图:仓管组→总经理审批→采购部

  2、非定型及计划外物资的请购。

  由使用部门根据营业上的需要,提出购买物品的名称、规格、型号、数量,并说明此物品是一次性使用或长期使用计划情况,填写请购单一式二份,部门经理签名认可,由分管总经理签字批准。

  流程图:使用部门→仓管组→采购部报价→总经理审批

  当总经理审批同意后复仓管组,一份采购部作采购计划,一份仓管组作为货到后进行验收依据。

  (二)物资验收工作程序

  1、原材料委外加工的成品验收

  (1)采购部根据合同规定,将原材料拨付加工时,由采购部填写“委外加工发料单”一式三联单据送交仓管组。

  (2)仓管组收到“委外加工发料单”的同时,应将原材料的委外加工数量给予认真核实,如无误则签字确认进行发货,发货后将单据分送有关部门(一联交对方单位,一联交财务部,一联仓管组存查)。

  (3)当接受加工的厂方将加工好的成品送回仓库后,仓管组根据委外加工合同认真审核验收,复核原材料数量后,凭加工厂方的发票和原先的“委外加工发料单”填制“委外加工成品收货单”。

  原材料发外加工程序图:

  采购部发通知 → 仓库凭委外加工单发给厂方 → 工厂加工后 →仓管组核实验收填进仓单 → 将单据一联交采购部 → 财务付款

  2、印刷品的验收

  (1)使用部门根据营业需要,制定印刷品的样板,经分管副总经理审批,填写物资请购单送仓管组。

  (2)采购部接到需印刷的样板和请购计划后,交厂方进行植字、排版拍片,样稿出来后交使用部门核对签字确认,分管副总经理审定后交付印刷。并留一份给仓管组作收货样板。

  (3)印刷完毕后,货交仓管组。仓管组应及时将印刷品交使用部门核定。如无差错,可进行交货。如有差错交由采购部进行更正处理。

  流程图:

  使用部门出样板 → 分管副总经理审批 → 采购部付印出样稿 → 样稿由使用部门核对 → 分管副总经理审定 → 付印 → 印刷成品后交仓管组 → 使用部门最后核定 → 办理进仓 → 使用部门

  3、直拨物资的验收

  (1)所有直拨物资一律填写“直拨物资进仓单”一式三联。第一联:仓管组联;第二联:采购员联(客户凭此联,连同发票给采购员用于结算报帐);第三联:财务存查联。

  (2)仓管组验收物资合格后,填写“直拨单”交使用部门,使用部门清点物资后,直接在“直拨单”上签收即可。

  (3)如属二级验收的食品,仓管员将物品按餐饮部厨房请购数量分好,由供应商将物品连同“直拨单”一起送上各使用部门进行第二级验收并签收,签收后的单据自留一联备查,其余由供应商送回仓管组。

  4、进仓物资的验收

  (1)根据仓管员自己填写的“物资请购单”上标明物资名称、规格、数量、到货时间等,认真验收货物。

  (2)物资验收合格后,并送进仓库存放。

  (3)仓管组在验收过程中,发现质量、数量等与请购单不相符的,即填写“物资验收报告”给采购部办理退、换、补等有关手续。

  5、员工餐厅食品的验收程序

  (1)职厨物品计划报采购部统一采购,仓管与职厨长期验收,收货单一式三联(职厨、仓管、财务部各一联)。

  (2)公司向职厨提供员工伙食补贴,按每人每月240元。

  (3)酒店厨房的边角菜,按供价的1/4提供给职厨。

  (4)厨房采购物品清单每5天报财务部。

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 楼主| 发表于 2012-7-4 13:30:04 | 显示全部楼层
  (三)报帐(结算)程序

  1、物资进货后,当月内报帐的,供应商或采购员直接向收货员索取“直拨单”或“进仓单”的客户联连同正式发票到财务部结算。

  2、跨月度报帐的,供应商或采购员到仓管组,由仓管员开出物资挂帐冲销号单,同正式发票和进仓单据到财务部结算。

  (四)物资发放程序

  1、仓库物资的发放程序

  (1)各部门领用物资,必须填制“仓库领料单”或“内部调拔单”,经使用部门经理签名,再经分管副总经理批准,方能领料。

  (2)各部门领用物料的下月补给计划,应在月终5天前报送仓管组,临时补货办法,定为星期一、三、五叁天办理领料事宜。

  (3)各部门需补给的物资必须提前三天报送仓管组。

  (4)仓管人员对任何部门均应严格执行先办出仓手续后发货的制度。严禁先出货后补手续的错误做法,严禁白条发货。

  (5)仓库应对各项物资设立进、出、存帐本和货卡,凡购入、领出的物资,应立即作相应记载,以及时反映物资的增减变化情况,做到帐、货、卡三相符。

  2、员工制服的发放

  (1)所有在外加工的新工衣一律经仓管组验收进仓,由仓管组负责发放。

  (2)员工退工衣,应洗涤干净。

  (3)不能再使用的旧工衣、淘汰的工衣,需经洗涤部门、采购部、人事组鉴定、分管副总经理批准后,由仓管组处理。

  3、办公用品的发放

  (1)各部门填写请购单,部门经理审核,分管副总经理批准。

  (2)办公用品不设库存。当月购进,当月发出。

  (五)物资采购计划的编制

  1、月计划的编制

  由各部门根据本部门使用各类物资的情况,编制出物资月度使用计划一式二份,于前一个月的25日前交仓管组。仓管组根据物资的库存情况,编制物资请购单,请相关领导签字批准。

  2、年度计划的编制

  (1)仓管组在每年的10月初,将酒店各部门全年的各类物资使用情况,汇总打印一份传阅各部,各部门根据本部使用情况,提出修改意见。

  (2)根据仓库的库存情况和酒店的经营需要,制定出物资的实际采购数量计划表,交总经理审批,同意后交采购部进行采购。

  (六)物资提运工作程序

  有关各车站、码头的到货和退货、托运,需办理提货和退货、托运手续,均由采购部办理。

  流程图:采购部→车站、码头、工厂→仓库

  (七)各岗位人员工作程序

  1、仓管员

  (1)按时上班,做好收货前的准备工作,检查磅秤是否准确,及时较正。

  (2)制单:根据采购部每周期提供的“食品原料价格选择表”或请购单和“订货单”,填制好当天各使用部门领用物品的直拨进仓单或进仓单,要求各称、规格、单价准确。

  (3)收货:货到后,检查各物品的规格、质量、标准、数量进行收货。核对订货单的数量、单价是否相符,严格把关。

  (4)发货:收货后,在单据上填上所收物品的数量,随即把属直拨的物资交使用部门领用并在直拔单上签名;如属进仓物资则交仓管员点清货物后办理进仓手续。

  (5)计价:根据“食品原料价格选择表”或“订货单”上的单价,在已填制的“直拔单”或“进仓单”上计算所收货物的金额。

  (6)按时到达工作岗位。巡视所管辖仓库一遍,检查有无可疑迹象,包括防火安全隐患等,发现异常情况,马上汇报。

  (7)检查当天工作计划,进行收发货。周二、四、六、日为整理仓位货物、入帐的时间。

  (8)物资进仓后,在仓管组已填好的“物资进仓单”上签名认可,并登记入帐。

  (9)物资堆放要整齐、美观,按类别堆放,按规定留通道、墙距、灯距,挂好物资登记卡。

  (10)定期做好物资的盘点工作,做到账、货、卡三相符。

  (11)检查当天工作,整理好当天单据,下班时关好门窗和电源及排水渠,检查一遍仓库后离岗。

  (12)各项物资均应制定最高储备量和最低储备量的定额,仓管员应根据仓存情况及时向采购部提出请购计划,采购部根据仓库下达的计划数量进行订货。

  (13)按单点清所收货物的数量,并检查货物有无破损、淋湿、短少,做好记录,及时汇报。

  (14)交货时点清货物的品种、数量,做好交接和签收手续。

  海峡名人酒店

  二O一一年八月二十九日
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