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成品仓库管理模式与应用,成品库手工帐务与电子表格处理

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发表于 2013-5-30 07:59:37 | 显示全部楼层 |阅读模式
  第一部分:仓库管理模式及应用概述

  为了便于方面反映产品的流转,将产品在流转中所经历的地点不同,工序不同划分为来同的库。为了便于数据的输入分别标记不同的数字。

  

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  1.图解流程图之名词解释

  1.1 客户库与顾客方

  顾客方与客户在本企业的概念是不一样的。

  对本企业来讲,客户是产品委托方,本企业当然就是受托方。顾客方则是客户的客户,把受托方加工完毕的产成品交付顾客方,即产品的最终需求用户。

  三方的联系是受托方根据客户的图纸及要求,按客户提供的毛坯进行加工,完工后发往顾客方。与一般委托与受托不同的是,本企业在加工完成入库后形成成品库,并不从成品库发回委托方,而是根据委托下达的发货单,直接发往顾客方,也就是最终产品接收方,具体单位就是装载机厂方。在开具发票时,本企业向客户方开具加工费发票,客户方再向顾客方开具包含毛坯价值的。

  1.2 外协库

  1.2.1什么是外协

  外协即外部协作,一般是由于企业因技术原因或是规模受限,不能以本企业现有的人力物力来完成期限内的生产任务,故需要将产品外包给另一加工企业代为加工。

  在外协产品完工后,由所加工企业运入厂内,再验收入库。由于外协单位自身条件或是工艺要求,会加工成半成品或是成品,这时对入厂的产品,需要根据产品性质分别入半成品或是成品库,当然也可能是废品库。

  1.3废品库

  对废品解释:什么是废品,在本企业的废品判断标准是什么?

  1.3.1废品分为工废和料废。

  1.3.1.1什么是工废,

  工废是指工件在加工的过程中,因人为操作不当,使得加工的工件在某道工序时不符合工艺标准,从而判断为废品。按成本控制标准一件工废应扣除200元作为对客户产品的补偿。

  1.3.1.2什么是料废,

  料废是指加工件在加工的过程中,因铸件材质问题,造成加工不适。如:

  1.3.1.3判断废品有以下几个途径:

  1.自检,由加工者自己根据一定的技术辅助工具进行测量,不符合要求者为废品;

  2.巡检,由车间检验人员对处于各道工序的工件进行抽检;巡检也包括由三维测量坐标人员对加工件的抽检。

  3.半成品检验,在制造部完工,各加工工序已工完毕后应入半成品库,由检验人员对产品的合格进行初步整体检验。

  4.成品检验,加工件自半成品入成品库,由检验进行最后把关,经检验合格者入成品库并打摞待发。

  1.3.1.4废品转入废品库的情形主要有:

  产品入半成品库后经检验为废品应转入废品库;

  产品入成品库后在整装待发前经检验为废品应入废品库;

  产品自顾客方转来不合格品应转入废品库;

  产品自外协单位转来成品经检验为废品应转入废品库;

  在制库也会存在转入废品库的情况,即在自检和巡检的时候出现的废品应转入废品库。

  2.图解流程图之方向

  方向在会计术语中是个很重要的概念,非在会计行业从业一段时间很难理解方向的意义,或者说在不理解时会被方向弄得不知方向。

  2.1什么是方向,

  方向是指会计业务在归集过程中,即在制作凭证时为了反映资金流向而设定好向哪个科目归集的意思。方向不对,会出现归集错误,导致数据失真,甚至会出现相反的结果。

  成品库中的方向,意味着铸件在各仓库间的流转目标去处。通过方向,我们能够理解铸件在不同状态下会向哪方向归集,为了这实务的流程对应到帐面上一致,从而达到它的规范性。

  如图中的箭头代表了铸件流转的不同方向。

  如客户库→毛坯库是指从客户处(委托方)拉毛坯至厂内毛坯库,以等待加工。

  成品库→顾客方是指将加工完成入库后的成品经装车运输到主机厂以进行主机的装配,从而实现产品的销售。

  2.2双箭头的意思

  有时铸件会出现在两库间流转的情况。

  如在制←→ 半成品

  是指一方向在制完工入库,以待进一步检验后入成品库,另一方向,经过检验,有不合格品需要返修。从而返回在制库酌行加工再入库。

  返修,为加工业术语,是指产品经过检验,虽不至于判为废品,但又不属于让人满意之成品,其结果是发回去返工,将瑕疵处理完毕后再行入库。返修率是企业成本考核的一个重要指标。

  3.图解流程图之出入库单据的规范性

  从流程图中,我们可以看到铸件的流转因方向的不同而较为凌乱,铸件因性质的转化而在各库间流转,或者是互逆性流转。那么,对加工件的流转进行规范,让加工件在不同的方向有固定的出入库手续,防止数据的错误,也为了实际管理方便和条理。

  3.1出入库单据的规范

  从流程图中,我们可以看到,加工件在各库间流转,由于各库件的性质有质的差别,不能混淆,因此,各库间应独立记帐,得出各自的余额和发生额。只要加工件发生流转,就应打出单据,以便记账。那么,应规范的是应打入库单呢还是打出库单呢?

  例如:从毛坯库→在制库进行加工,一方面是毛坯库减少,另一方面是在制库增加,这时,是打出库单,反映毛坯减少,还是打入库单反映在制增加?如果从理论上说,打出库单记毛坯减少,在制增加,如打入库单,也应记毛坯减少,在制增加,双方是一增一减的情形,总件数不少,看来是相同的,但在整个成品库流转过程中,总不能有的打入库单,有的库打出库单,这样容易混乱。从流程图及实际操作中我们作以下分析,可知:

  在发货时,由库管出具出库单,由送货人(运输方)凭出库单相关联次送抵顾客方,顾客方的库管员凭司机送来的出库单点数确认,作为核对。在这里,我们会看到,顾客方的库管员不需要另个再打一个入库单了,可直接以对方的出库单作为己方的入帐单据;

  让我们再来看看我方在收毛坯时的情形,由客户方的送货人送来由客户方开具的出库单据交给我方成品库管,我方成品库管为此点数确认。我方也不需要另外开具入库单以重复单据,只需凭转来的客户方出库单记帐即可。

  从上可以看出,先出的一方是主动的,应首先作出出库凭据,而受货方处于被动接收,不需要主动出具单据。因此,各库的单据出入,应统一为出库单填写。不应填写入库单。也就是说,凡是填写入库单的地方则会出现重复的情况。

  3.2外协单位出入库的规范

  3.2.1拉往外协单位即我企业外出库至外协的规范(暂略)

  3.2.2外协单位加工件完工入库的规范

  外协单位从本厂拉毛坯出厂,加工完工后入库会出现几种情形:

  (1)单据的规范

  从前例已论述,外协单位在完工送货时应随车付出库单,但在公司实务中,发现我方成品库管也打入库单,把为外协完工入库的依据。原因之一,就是有的外协单位不打出库单,而是以我方库管点数后出具的入库单为依据。这样做,不符合加工件流转应打出库单的原则。

  (2)风险的规避

  打入库单而无出库单会出现额外的风险,因为先打出库单,己方库管员有个参照,作为件数是否正确的参考。如果外协方在完工入我公司库时,未带来出库单,则依靠我方库管统计的数据为准,表面上没有什么问题,但很显然,如果所打入库少了,则对方会提出异议,如果多了,则默认了。因此,双方都应基于诚信原则,不让双方产生私心的条件,应以出库单作为双方结算的依据。

  (3)加工件运来后的放置

  从流程图我们可以看出,外协单位在拉加工件返回时,会出现以下几种情形:

  1).成品入库,外协件经加工后完工入库;即加工件已完成所有工序,可以直接入库待发。

  2).入在制库,外协件加工的只前几道工序,如只加工钻道,车道,等,需要车间相关工序继续加工;

  3).入半成品库,初步加工完毕的工件应入半成品库以待检验;

  4).入废品库, 经检验不合格品入废品库。

  虽然流程图较清晰地反映了外协来件的往来方向,但在实务中,从外协来货后,是先入成品库做成品入库,然后经检验再分转各个库中,还是先放入一边,经检验后直接转入各个库。

  从实务操作中,我们发现外协来件其性质是不确定的,可能是成品也可能是废品,可能是未完工应入在制继续加工的也可能是完工应入成品库,需要检验以区分去向.因此,此时不应先入成品库,因为入成品库就应根据对方的出库单作成品入库,等检验完毕后,对废品或在制品需要再打出库单转出,这样操作容易引起混乱,因此规范的程序就是,外协来货后,先统一放入外协待检区,在流程图上显示的应为一个虚拟库,由检验人员对待检区进行分类,仓库据以分别归入不同的库,在帐务处理上,则不需要另外打入库单据,直接根据外协出库单并在上面依据检验的结果进行分类,并入相应的库别。这里需要特别指出的是,因为存在一个虚拟库,只用暂时放置,不作账务及实际库转出转入,因此,外协所送加工件应及时检验及时分入各库,不得过夜。
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 楼主| 发表于 2013-5-30 08:00:26 | 显示全部楼层
  第二部分:成品库的手工帐务处理

  流程图比较直观地反映了铸件在加工过程中的变化流转过程,比较真实地反映了铸件从毛坯进厂到完工入库直到发往顾客方的过程。那么,如何把实务转换到帐务上进行处理呢?

  1、数据内容

  从流程图上,或者说从实际需要出发,我们需要的数据包括:

  1)、各库的入库与出库:

  毛坯的入库数量 毛坯的出库数量

  在制的入库数量 在制的出库数量

  半成品的入库数量 半成品的出库数量

  成品的入库数量 成品的出库数量

  外协的入库数量 外协的出库数量

  废品的入库数量 废品的出库数量

  注:

  外协的入库出库数由于单位不同,应分别核算。

  2)、各库的结余数

  毛坯的结余数

  在制的结余数

  。。。

  。。。

  3)、各库的累计入库与累计出库

  毛坯的累计入库与累计出库

  在制的累计入库与累计出库

  。。。

  。。。

  注:累计数统计至年为单位,与会计期间保持一致,即除了要有1-12月的累计数外,还要具有从1月至本期发生额的累计数。

  4)、其它需要的数据还包括:

  a、废品率

  为统计废品率,上面统计的废品入库数可作数据来源,但要注意的是,废品库的入库来源包括顾客方、半成品库、成品库、外协方,废品率应分别统计,至少应把本车间生产与外协分开统计。在流程图上,我们注意到还有在制入废品库的情况,在实务操作中,为简化入库手续,应建议即使铸件在加工过程中确认为废品,也不要从在制库直接转入废品,而应从在制库转入半成品库,由检验统一确认为废品后转入废品库。

  b、返修率

  前面已提到产品在入库的过程中,会因为一些小的瑕疵而被检验要求转入在制库进行返修。由于返修的多少会与成本直接关联,因此,返修的数量应予统计。

  2、帐务设计:

  以上所说的各库数量只是一个总类,在具体记帐时,各个库下面都有几十种产品类别,数量统计是较为庞杂的面对如此种类各异的铸件及数量统计,如何进行帐务的登记呢?

  1)、帐务设计的原则:

  a、帐务登记应简明清晰,数据可钩稽,

  b、易讲解,易学,易输入。即使不会的人也能够很快上手。

  2)、帐簿的选用

  三栏式帐是会计帐簿的基本格式,它虽然具备会计帐簿的基本要素,如包含日期、摘要、金额、借方、贷方及余额,并具有自身可钩稽的功能,但却不适合仓库记录。

  因为仓库主要为数量统计,金额一般涉及财务帐务处理,与仓库金额的成本将再下次计论。

  数量金额式一般为仓库记帐的通用格式,但数量金额式帐簿适合材料库,本文所列铸件则只需要统计数量,所以并不需要带金额式的帐簿。经过比对及公司的实际帐务。选择一种纯数量帐簿。如图:

  

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  3)、手工帐簿的登记方法:

  本文主要讲讲手工帐簿的登记方法及设计原理。因为实行电算化操作虽然效率高,但软件也是根据手工帐簿的设计转化而来的,也就是说,如果手工帐簿的登记不能够正常核算,那么,即使用软件也用不好,即设计不好,也不能实现抛帐。

  从流程图我们可以看到,铸件虽然流转方向很多,很不确定,且在流转的过程中,产品的性质会发生改变,但我们发现,作为产品的实体始终存在,因此我们可以把一个实体在库间的转移作为记帐的依据。按照会计恒等式有借必有贷,借贷必相等的原理进行登记。

  如:毛坯出库单,在实务上即毛坯从毛坯库转移至在制库进行加工,凭毛坯出库单(前面已分析不是在制入库单)登记毛坯库发出数量,同时登记在制库入库数量,也就是说一个单据同时按库别登记2次,这样会保持平衡,有利于检查错误。例如:铸件桥壳从毛坯库拉往在制10件加工,登帐后的结果是,(假设期初余额为0)桥壳毛坯库余额为-10件,桥壳在制库余额为10件,这样,在帐面上相加的总额始终为0。随时保证了帐面的准确性。

  4)、登记的几点说明(见图)

  a、累计应合计

  前面已述,仓库数量的发出应以年为一个期间,累计数应如图记之,则可随时掌握年初到本期任一发生额止的累计数。计算累计数也是为了稽核登记余额是否正确。

  b、按性质分录收入数量栏或是发出数量栏由于帐簿只包括收入(借方)、发出(贷方)两栏。所以铸件的收入与发出只能记录在这两栏,对于不同的情况,也可用红字记录,以增加可识别性。

  如在制在入半成品库时,会出现返修,比如入半成品库15件,经检验为10件入库,5件返修,这时,对半成品入库的帐簿登记,是按10件记收入方,还是按15件和5件分别记入呢?

  由于前面已述,我们要统计返修率,如果只记入10件入库,则无法统计返修件数了,因此,应登记15件入库,剩余5件返修属于从半成品库减少入在制库,那么,这5件返修是记在半成品库贷方呢还是记入借方红字呢?根据实务,我们确定应记在收入数量栏红字,因为这样我们可以统计出入库净额,记入发出数量栏,在统计净额入库时出出现麻烦,并且,发出数量栏为入成品库数,记在贷方,会产生成品入库虚增。

  C、外协记帐的特殊性

  根据流程图,我们分别对成品库、废品库、外协库等各个库进行登帐,并结出余额。但需要说明的是,外协库是各外协单位的汇总数,要知道各外协单位的具体明细,即收入发出数及结存余额,应再分记外协单位帐,从财务的角度讲,为辅助式帐簿,其原理和登记方法一样。也就是说,在登记外协总帐时,应同时记入外协单位的明细帐上。

  例如:外协拉我厂毛坯10件进行加工,我库管员开具毛坯出库单,注明外协某单位,登记帐簿上为:毛坯库发出数量10件,外协库收入数量10件;同时,记外协某单位收入数量10件,月度终了,外协各单位此产品的合计数应与外协汇总帐簿一致。

  从以上分析我们可以看出,只要原始单据所填写数量正确,与实物保持一致,则在帐簿上就一定会是正确的。
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 楼主| 发表于 2013-5-30 08:01:21 | 显示全部楼层
  第三部分:成品出入库在电子表格中的应用

  在上一节中,消费者联合吧对铸铁件成品库管理模式在实务流程上进行了介绍,并对手工帐的账务处理给予了说明。但是,我们发现,虽然手工帐能够比较明晰地记录成品的流转方向及记录数据,但它还是具有一些缺点:

  1.劳动量大。

  从毛坯入库形成的毛坯单据至成品发出形成的成品发货单,期间发生的在制领用、成品入库,退废、返修及外协领用等等,单据种类不下10几种,而每张单据所罗列的铸件品种往往又在20种以上,这只是一天的情况,也就是说,如果是手工记账的情况下,每天库管记账要翻账面20*10=200次以上,这还不包括疑问、错误以及计算合计的情况。

  

B_21BE~1.JPG

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  2.效率低,这也是工作量大衍生的一个缺点。

  3.形成报表难。

  由于手工帐每个账面只显示每一个品种在某个加工状态的合计及累计数额,也就是说,同一品种,需要使用不同的账页分别反映它的毛坯、在制、成品、废品、外协等类别的数据。不能混淆,混淆也就没有意义了;这样,当需要一张表上反映所有品种的合计数时,或是同一品种的不同状态的合计数时,或是同时包括以上的情况及每月内1-30日的合计数时,用手工帐就显得力不从心了。

  因为单从手工帐上,是无法整合出所要求的报表的。只能手工再生成报表,或是用电脑表格辅助之。当然,这还是需要时间的。

  因此,手工帐适合历经时间的查询功用,而在短时间内所需要的报表类数据则缺少效率来完成。

  所以,为了弥补手工帐的不足,我们可以用电子表格来完善它。下面以通用的微软excel表格来说明成品库在电子表格中的应用手法。

  成品库在电子表格中的应用

  通过成品库的流程图,我们可以把铸件在各个库间的流转在一个工作簿中反映,方法就是在工作簿内建立若干个相互关联的表格。如图:

  

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  图表及入账说明:

  1.每个表相对独立,如毛坯入库表,反映的就是铸件各品种每月从1日31日间的入库数,一张表上即显示每天入库数直到月底,各个品种也已列示。根据毛坯出库单在每个方格内输入数量,整个月的情况都在一张表上反映,给人一目了然的感觉。

  2.各表及表间所需合计数据由公式列出,并冻结公式,防止更改,库管员只要输入数据即可,所有合计数额都由公式自动汇总。不必手工加减。因此,较手工帐更为省事。

  

635054627911914062.jpg

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  3.除了较为清晰的入库、发出表外,较为复杂的各库库存则需要公式设定在各表间。如在制库存、成品库存,以及包含多家单位的外协库存。公式较为复杂,往来关系也要清楚,以防出错,但主要在初期的制表阶段,要麻烦一些,在运行的过程中,则可不必更改公式,只要输入数量即可。

  由于电子表格功能强大,表与表之间逻辑关系紧密,它能够较快地完成数据的输入,较手工帐要快速,所需各报表也可快速打印。
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发表于 2013-6-7 20:39:28 | 显示全部楼层
好东西!大家来学习
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发表于 2013-6-14 09:54:42 来自手机 | 显示全部楼层
很好的学习材料,学习了!
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发表于 2013-6-27 11:37:04 | 显示全部楼层
太好了,支持
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发表于 2013-7-6 19:02:13 | 显示全部楼层
好东西啊。
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发表于 2013-7-17 16:31:26 | 显示全部楼层
不错,学习了。
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发表于 2014-1-26 09:54:11 | 显示全部楼层
看过了,很好,很细致!
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发表于 2014-4-11 08:57:56 | 显示全部楼层
很详细哈,来到这里真好,学习了,谢谢分享!
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