对于刚创业的小型批零企业，没有一个进销存管理系统，那就是一笔糊涂账。用手工记账，繁琐的计算及登账、销账、结余（盘点）又令人生畏；购买系统的进销存管理系统对于刚起步的小型企业又是一笔不菲的开支，并有一些功能用不上。利用我们常见的EXCEL表进行管理可以及时有效的解决暂时的困难。下面就将本人为小型书籍批零企业及EXCEL表进行进销存管理的一个设计方案步骤介绍如下，其他小型批零企业可在此基础上进行修正及扩充。
一、在电脑的C盘根目录下建立一个“进销存管理”文件夹，同时在该文件夹下建立两个EXCEL表，一个名为“进销存表”，另一个为“商品数据库表”，此表一定要放在C盘根目录下的“进销存管理”文件夹中，且此表一经确定，不得修改，因为将在“进销存表”中编写的指令都是指向他，即路径确定。
二、“商品数据库表”内容与格式如下表，客户可以根据自已的要求进行扩充，但最好在表尾添加，这样我们在“进销存表”中编写的命令就不用修改。
| | A | B | C | D | E | F | G | H | | 1 | 货号 | 分类 | 商品名称 | 单位 | 规格 | 进货价 | 运费 | 售价 | | 2 | A01 | IT类 | EXCEL使用技巧 | 册 | 16开 | 15.00 | 1 | 22.00 | | 3 | A02 | 法律类 | 税法 | 册 | A4开 | 20.00 | 1 | 28.00 | | 4 | A03 | 经济类 | 大经济学 | 册 | B5开 | 80.00 | 1 | 96.00 |
三、进销存表内容及格式
1、在“进销存表”中分别建立三张分表，利EXCEL工作簿中的SHEET1、SHEET2、SHEET3分别命名“进货单”、“销货单”、“库存单”。
2、进货单格式：
| | A | B | C | D | E | F | G | | 1 | 日期 | 货号 | 商品名称 | 规格 | 进货量 | 进货价 | 合计 | | 2 | 20110901 | A01 | (此处输入公式) | | 50 | 15.00 | 750.00 | | 3 | 20110902 | A02 | | | 80 | 20.00 | 1600.00 | | 4 | 20110903 | A03 | | | 70 | 80.00 | 5600.00 |
其中商品名称、规格、进货量、进货价、合计由公式产生，而日期、货号（检索号）、进货量则在进货时手动输入。
（1）商品名称用如下公式取得：
=VLOOKUP（$B2,’C:\[ 商品数据库表.XLS]SHEET1’!$A$1:$N$999,2,0）
$B2代表“EXCEL使用技巧”检索的货号为A01，在第二行的B列；
’C:\[ 商品数据库表.XLS]SHEET1’为数据表所在的位置及文件，即“商品数据库表”；
!$A$1:$N$999,2,0是指引用的数据库文件的区域，从A1到N999，此区域可以扩充及缩小，但不得小于“商品数据库表”有效数据的最大区域。注意前面EXCEL表第一行就是货号。
，2代表引用数据库EXCEL表货号开始数第2列。，0代表如果没有显示为0。
（2）规格的取得公式为：
=VLOOKUP（$B2,’C:\[ 商品数据库表.XLS]SHEET1’!$A$1:$N$999,4,0）
其他的同类项目用EXCEL的自动填充进行就可以。
3、销货单格式：
| | A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | | 1 | 日期 | 货号 | 名称 | 规格 | 数量 | 出售
单价 | 售价
合计 | 进货
价 | 运费 | 成本
合计 | 毛利 | 毛利
率 | | 2 | 20110901 | A01 | | | 10 | | | | | | | | | 3 | 20110902 | A02 | | | 20 | | | | | | | | | 4 | 20110903 | A03 | | | 30 | | | | | | | | | 5 | 合计 | | | | | | | | | | | |
上表中除已填写的部份由管理者自行输入，其余都是自动生成，这些项目用的仍是上表的VLOOKUP命令自动生成。此表的自动生成是这个表的关键。
销价合计为：=E2*F2；成本合计为：=（H2+I2），毛利为：=G2-J2；毛利率为：=K2/G2
4、库存单格式：
| | A | B | C | D | E | F | G | H | I | | 1 | 货号 | 名称 | 规格 | 原库存 | 进货量 | 销售量 | 现库存 | 进货价 | 合计库存金额 | | 2 | A01 | | | 11 | | | | | | | 3 | A02 | | | 12 | | | | | | | 4 | A03 | | | 13 | | | | | | | 5 | 合计 | | | | | | | | |
上表中除已填写的部份由管理者自行输入，其余都是自动生成，这些项目用的仍是上表的VLOOKUP命令自动生成，并用EXCEL自动填充进行操作。
（1）现库存公式为：=D2+E2-F2，并按EXCEL自动填充进行操作（列向）。
（2）关键是进货量与销售量是如何自动生成的？这里要有另一个命令SUMIF命令。
如第一行进货量“50”这个数字是如何自动生成的呢？在此空白处填写如下命令：=SUMIF(进货清单!B:B,B2,进货清单!E:E)
进货清单!B:B代表引用“进货清单”表B列为索引号
B2代表本表“库存清单”B列第三行为对应索引号
进货清单!E:E代表引用“进货清单”表E列的数字
销售量类似，公式为：=SUMIF(销售清单!B:B,B2,销售清单!E:E) |
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