一、总则
1.0目的：
为规范公司物料用品在采购、领用、库存管理中的行为，进一步降低成本，提高资金的使用效益，确保物料存储供求基本平衡，结构合理，避免积压及领用脱节现象，结合公司实际，特制定本办法。
2.0定义
本制度所称物料是指除固定资产、低值易耗品以外的其他财产，包括办公用品、印刷品、包装用品、五金用品、礼品、劳保用品、清卫用品、其他类等。
3.0适用范围
本制度适用于公司总部各部门及下属的各分子公司。
二、实施细则
4.0各部门职责
4.1 公司采购供应商评审小组：是定期或不定期根据制度要求对提供采购业务的供应商进行综合评审的临时机构,由总部办公室/财务部及分管总经理、各门店财产管理部门（门店行政部经理、财务部经理）共同组成。公司采购中心是为组织实施采购活动而设立的专职机构及管理部门，各门店行政部是物料管理的具体实施部门，各门店财务部门是物料管理的核算和监督部门。
4.2 采购中心的职责:
4.2.1组织实施印刷品、赠品、服装和达到规定采购量用品的集中采购；
4.2.2负责集中采购合同的管理；
4.2.3拟定公司采购政策和集中采购目录和公开招标采购范围的限额标准；
4.2.4管理和监督各门店的采购活动；
4.2.5审核并管理进入采购名单的供应商资格。
4.3 各门店行政部的职责:
4.3.1 在公司确定的供应商目录下负责门店物料用品的订货；
4.3.2在公司授权范围内负责急用、小额物料用品的采购；
4.3.3 负责物料用品的验收、保管、领用管理和费用分摊；
4.3.4负责物料用品三级明细帐的核算。
4.4 各门店财务部的职责
4.4.1 审核行政部递交的原始单据，负责物料用品二级明细帐的核算；
4.4.2参与年度盘存，确保帐帐和帐实相符；
4.4.3监督计划、采购、验收、领用等管理程序的执行情况。
5.0预算管理
5.1 每年年底总部行政部统计下一年度各部门所需物料用品，并提交总部预算委员会审批。物料采购严格按照审批通过的预算执行。
5.2 各门店行政部在每月下旬仓库盘货后，次月5日向各使用部门提供相关物料用品的当月库存情况。
5.3 各使用部门根据库存情况与下月工作与经营需求以及年初预算标准，填写《物料采购申请单》审批。
5.4 对于专用物料的库存积压，由提交计划部门自行负责，并根据公司财务制度实施报损并承担报损费用。
6.0采购管理
6.1. 公司采购方式应坚持多方询价（不少于三方）的原则，保证物料采购价格的合理性。
6.2 下列情况可采用单一来源方式采购。
6.2.1 只能从唯一供应商处获得，或供应商拥有专利权，且无其他合适替代标的；
6.2.2 因原采购项目的后续维修、零配件供应、更换或扩充等一致性和兼容性要求，必须继续从原供应商处采购。
6.3 非统一采购目录名单内的特殊、急用物品的采购，单笔金额在2000元以下的,门店可经店长审批自行购置,但累计采购金额不得超过20000元。
6.4 凡购进物料，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购；新印刷品的设计印刷，需严格把关，必须经公司财务总监和分管总经理审批同意。
6.5 采购物料，均需提供增值税专用发票，如特殊原因无法取得增值税发票的，所购的物料价格必须低于市场价格的17%，并附书面说明。
6.6 印刷品、赠品和办公用品的采购供应商评审原则上至少两年一次，采购合同一年一签，并定期在公司OA系统进行公告。
6.7 监督与管理：同等规格型号的用品，各门店若发现采购价格低于公司制定供应商价格的有权自行采购，并应向公司反映，采购中心应负责与供应商洽谈价格的调整。
7.0验收入库管理
7.1 仓库管理员对所有采购物料都要进行验收，做到发票与实物的名称、规格、型号、数量等相符。 如不符合的，应与供应商协商进行补退换货。
7.2 验收合格后，行政部应根据送货单或发票上列明的公司名称，取得完整的供应商资料，提交总部业务招商部添加供应商信息。如物料系统无该物品的对应代码，还应提供该物品的相关信息到总部行政部，申请生成所属代码。
7.3 供应商信息和物品代码生成以后，行政部登录物料系统，根据发票或送货单明细进行系统入库。取得增值税发票的入库单价按不含税价格入帐，无法取得增值税发票的必须按含税价入帐。
7.4 事后取得发票的，若发票与原送货单价格有差异，需要在物料系统中冲红原入库单，生成新入库单。
7.5 采购员与验收员应根据内控的要求实施分离。
8.0领用管理
8.1 各部门需指定专人负责领用物料，领用时需凭《物料用品领用单》签字确认。并根据物料系统的要求录入系统领用数量，领用单价按系统数据填具，区分公司领用和专柜领用,专柜领用应选择正确的专柜合同号，公司领用应选择正确的领用部门。供应商领用物料定价原则参照营运部《供应商收费项目》标准执行。
8.2 仓库管理员必须严格按先办出仓手续后发货的程序发货。领料单一式三份，领料部门留存一份；仓库管理员留存一份，凭单入账，月度装订成册，以备查询核对；公司及各分公司财务部留存一份，凭单划帐。严禁白条发货，严禁先出货后补手续。
8.3 特殊物料的领用（包括墨盒、色带、维修用品、电脑配件等）执行以旧换新的领用原则，并经使用部门签字确认；旧物在每月盘存时经财务部核实后处置。
8.4 新入职人员首次物料用品，由人力资源部提前两个工作日通知各门店行政部，行政部按照新人入职物品配备清单备库。
8.5 赠品、礼品领用：企划部赠品及礼品由企划部单独设仓，按经销商品管理。
8.6 库存账务管理要求：涉及当月入库与领用的的单据，不论其发票是否取得，款项是否支付，必须在月末前完成数据录入，还应将相关的单据提交所属财务部门进行入账，并在次月 1 日财务入账后进行明细余额核对，如有差异，配合所属财务部门进行核对，跟踪与调整。
9.0仓库管理
9.1 仓库管理员对库存物料要勤于检查，防虫蛀、鼠咬等，将物资的损耗率降到最低限度。
9.2 仓库管理员在每月25日进行一次物料用品盘存自查，各级财务部应不定期进行抽查，若不相符要及时查对；半年和年终由总部行政部和财务部共同监管门店仓库进行一次实地盘存。盘存损益处理参照财务部《固定资产管理制度》执行。
9.3 仓库管理员按月度编制物料用品领用存报表、部门领用明细表与“物料领料单”金额确定一致后，交门店财务部。门店财务部凭报表及原始“物料领料单”进行帐务处理。
9.4 仓库档案应有验收单、领料单和物料用品三级明细帐；
9.5 各门店财务部的档案有验收单、月度物料用品领用存表、年度物料用品库存明细表。
9.6 库存一年未动用的物料用品，仓库管理员应负责提供清单报送至总部行政部和财务部
三、附则
1.本制度自公告之日起生效并执行，增订时亦同。
2.本制度由总部行政部解释并修订。 |
