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如何加强企业存货的内部控制,完善存货操作流程与监督

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  一、职权分离

  对于外购的存货,不相容的职位有:采购的申请人员和审批人员职位分离、审批与进行采购的人员职位分离、外购存货的采购和验收职位分离、验收入库后的保管和相关信息记录人员职位分离、领用申请和审批人员职位分离。

  对于自制的存货,不相容的职位有:验收入库后的保管和相关信息记录人员职位分离、出库和审批人员职位分离、审批和会计记录人员分离。

  二、授权审批

  公司应当建立相关的授权制度,明确各个岗位的办理业务的职责范围、审批程序和相关责任。一般企业内部员工应当按照规定执行自己职责范围内的业务,不得未经授权越职行权。例如,仓库保管人员应当认真负责仓库货物的保管,其他人员未经批准不得接触存货。

  三、完善流程控制

  (存货控制流程图在贴子下的附件中)

  1、取得外购存货时,仓库管理部门应当根据订货合同、供应商所提供发票等、送货单、运输单据等材料对采购物品的数量、规格、质量等进行核对,检验质量时(如煤、原材料等)可以与技术部结合检验产品质量。如果物品数量等条件与采购合同相符再办理产品入库手续;若质量不合格或数量短少,应当对供应商进行索赔或报上级部门裁决。

  取得自制产成品入库时,仓库管理人员应当检验产品质量。检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续;不合格品应及时查明原因、追究责任人,并报上级部门。

  2、在产品验收入库后,仓库记录人员应当根据实际收到的存货数量、质量等填写相关存货明细。这时,仓库管理部门应当根据所保管存货的数量、规格、型号等标准建立存货明细账。及时填写产品入库明细,在明细上应当填写存货名称、数量、规格、型号、所存放地点等。另外,有多个存放仓库的,仓库之间的转移也应当建立相关的出入库手续。仓库记录人员应当保障所填写内容真实、正确,不得随意敷衍,不得仅根据入库单等书面资料填写入库明细。

  3、外购存货(如原材料、包装物、低值易耗品等)在领用时,仓库管理人员应当认真核对领料单或领用单,相关责任人应当签名或盖章。

  自制存货在销售发出时,仓库管理人员应当认真核对发货通知单、相关销售凭证等资料,以认真负责的态度保证货物正确的发出。

  以上,仓库记录人员应当及时填写存货入库、出库明细,并汇总各项数据及时传递给财务部门。

  4、仓库管理人员应当与财务人员定期对存货的数量等进行盘点,根据盘点情况制作盘点明细表形成相关书面资料,据实际盘点情况交代存货的盘盈、盘亏、毁损、闲置或需要维修等情况并追究相关责任人。按照公司规定进行相关处理货处置。

  四、完善内部监督

  内部监督是对企业的内部控制情况的评价和评估。完善的内部监督会及时发现企业存在问题或缺陷,并及时提出相关建议以便采取措施。从而提高了企业的经营运作效率,节约企业成本。

  首先,对企业进行内部监督,基础也是最常用的方法是进行绩效评价。企业应当制定合适的评价方案,对企业内部给各项活动的进行情况加以评价标准,并实时记录。优选的方法是采用定额,销售定额、成本定额、费用定额等。例如:对于生产部门制定一定的生产标准(废品率、产品完成数量等);对于销售部门制定一定的销售额度(最低销售限额等);对于企业的成本制定成本限制额度……以这些标准来保障企业发展目标的顺利实现,并监督企业内部控制活动的有效程度。应当建立内部审计部门,对企业的运营情况进行监控,监察企业成本使用情况,以确保企业成本的控制符合成本效益原则。

  其次,对于企业内部控制活动的进行实况形成系统的文件记录。完整相关的书面资料是企业进行内部监督的重要依据,是企业进行定量、定性分析的参照物。这部分材料的获得一般是有内部审计部门进行实际监督后或在监督过程中记录的书面资料。有内部审计部门整理并归纳。

  再者,应当形成系统、完善、及时的报告制度,使得相关人员发现内部控制缺陷时,均能够向能及时采取必要的行动的人员进行汇报。在企业的日常运营活动中,一般是经过正常的必要程序后向上级领导汇报。对于重大并严重的内部控制缺陷(如企业会计账簿中记载的产成品、包装物、在产品等存货的数值与实际盘点数值存在较大差异),企业的内部监督部门应当申请成立调查小组,调查造成的原因、过程、责任归属等相关内容并形成调查报告,并对于完善内控这方面缺陷提出合理的、有效的建议,报告给最高级的领导。内部监督部门应当本着及时性原则,实行:发现问题→调查问题→分析问题并提出建议→回报最上级批准的过程,协助完善企业的内部控制。

  …………

  以上贴子只是内容提要,完整祥细的内容在下面附件中,请下载后阅读:

如何加强企业存货的内部控制,完善存货操作流程与监督.doc

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  如何进行仓库管理的控制我们曾经介绍过生产内部控制制度一般涉及生产制造管理、质量管理和仓储管理三方面。上一次我们已经对企业生产制造管理环节的内控制度做了介绍,下面我们介绍一下仓储内部控制制度。
  仓储内部控制制度,是企业内部控制制度的重要组成部分,也是企业存货内部控制的基本手段。存货对于每个企业来说是必不可少的,它具有一定的价值和变现性,加之由于企业购销交易频繁,如果对存货控制不严,极易发生各种差错和舞弊行为,给企业造成经济上的损失。因此任何一个企业都必须加强存货的控制和管理,建立仓储内部控制制度。

  由于存货管理与企业供、产、销、会计记录和财务核算有着密切的联系,所以,在建立仓储内部控制制度时,应当结合销售、采购、生产、财务会计工作的要求来建立,使之相互衔接,充分发挥存货储存内部控制制度的作用。
  仓库是仓储内部控制管理落脚点。仓库一般应配备仓库主管人员、验收人员、收发货人员和记录人员等。这样可以使仓储业务中不相容的职务分离。如实物的验收保管与记录相分离;发料审批者与存货保管员相分离;存货盘点应由保管、记账及独立于这些职务的其它人员共同进行等。如果上述职位发生空缺或相关人员临时外出,还应指定替代人员或临时人员负责,避免暂时的职责重叠或管理脱节。除实物管理部门及仓储人员外,应限制其余部门和人员接近存货。

  仓储内部控制主要有物资验收入库、物资保管保养、物资盘点与记录和物资出库发放等环节。
  物资验收入库
  物资入库时,首先接收人员应凭入库通知单进行接收,核对入库物资的名称、规格、数量等。对外包装破损的入库物资,还应开箱清点。查验时,发现入库物资数量、规格、型号有差错,或发现物资有损坏等情况,应在入库通知单上注明后签证,与有关人员及时联系妥善解决。
  其次,接收人员还应严把质量关,对入库物资要严格检查包装上或送货单上的检验合格证明,做到不合格或质量签证不全的物资不入库。对需检验的物资,在收料后当天要开列质量检验单送有关部门报验。同时将未经检验的材料与经检验合格的材料或不合格的材料严格区别分开存放。只有在入库物资数量清、规格清、型号清、质量合格后,方能签收开具入库单,并由验收员和仓库保管员在入库单上签字或盖章确认。

  物资保管保养
  仓库保管员对经检验合格的材料,应及时按规格,型号堆放在规定的地点。经常进行物资保养检查,对于存放物资,必须定期进行防火防潮检查,防止仓库物资霉烂变质,保证质量完好。至少每月组织抽查一次,作好抽查记录,做到账、卡、物三一致。对存放物资的库号、架、层、位四者统一编号,和账、卡上编号相统一,方便库区的管理。
  如存贮的是贵重物品、危险品等特殊物品(金银等贵金属、易燃易爆化学品、麻醉药品等),则需要限制无关人员接近。必要时,仓库内部还可执行授权接近。采购部门采购的特殊物品,必须当天交仓库保管员。经手的仓库管理人员应将收到物质立即存放在保险箱(专库)内,实行五双制管理即双把锁、双人管、双人发、双人收、双人送。使用中特殊物品贯彻专材专用,结余缴库的原则。严加控制,做到账册清楚,手续齐备。

  物资盘点及记录
  保管人员应对所保管的物资加强盘点工作,每次收、发料后,应及时对这些材料的出入库单进行登记。定期盘点,做好盘点记录,分别报送财务部门和主管负责人备查。盘点中仓库物资发生盘盈、盘亏,或发生损坏、变质、过期失效,不能正常使用的情况,应检查分析原因,查明责任,采取措施。盈亏数经部门负责人确认后,要及时调整财务和仓库的账面数量,并同时报企业最高管理层处理。

  物资出库发放
  各类物资一律凭出库凭证(领料单、提货单等)发放,不得无证发放。保管人员发料时,要严格审核发料(货)凭证,物资名称、型号规格、物资编号、数量、核准人、领料(货)人、领用日期等是否齐全。对生产制造部门外其他部门领用物资要填写用途,如果不符要求,应提出补开或补填,否则不予发放。有限额计划的制造部门,按照限额计划数量发放,发料人员不得自行超计划发料。对产品销售出库,还要注意提货单有无财务专用章,否则不予提货。仓库人员一律不得擅自动用仓库物资,不得涂改领料凭证或为领用部门代开料单。经复查确认无误,根据出库凭证,及时办理出库手续,仓库复核人员经复查确认无误,填写出库单,并立即在库存实物存卡上登记。登记时应字迹清楚,准确无误。发现低于最低储存备量时,应及时报警。对大批商品、贵重商品或危险品发出还应得到企业最高管理当局的特别授权批准。

  会计记录
  1.财务人员根据入库单、发票及时做好入库的账务处理,并根据存货名称、规格等记录明细账。
  2.财务人员每月将出库单与销售发票记账联核对,并将核对无误的数据结出当月销售额,定期与仓库核对库存余额。
  3.对盘点中发现的存货盈亏情况应及时记账,按权限批准后,及时调账。
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物资盘点及记录
  保管人员应对所保管的物资加强盘点工作,每次收、发料后,应及时对这些材料的出入库单进行登记。定期盘点,做好盘点记录,分别报送财务部门和主管负责人备查。盘点中仓库物资发生盘盈、盘亏,或发生损坏、变质、过期失效,不能正常使用的情况,应检查分析原因,查明责任,采取措施。盈亏数经部门负责人确认后,要及时调整财务和仓库的账面数量,并同时报企业最高管理层处理。
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学习了,谢谢分享。
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学习了,继续给自己加油
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这个领导非常重要。
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加强企业内部控制特别重要
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加强企业内部控制特别重要
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