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为加强物业公司物品管理，确保对物业的正常维修保养，给业主提供良好的服务，物业公司需采购、储存各种工具、备品、备件、材料的原料等物品。依据工作中的实际情况，特制定物品申购、采购、入库、储存、出库、借用、归还、使用及报废程序。
示意图如下：
一、物品申购制度和程序
物品申购制度是为了确保以最少的物品储备来满足物业维修保养的需要，尽可能地压缩库存，防止积压，提高资金和仓库的利用率。
1、根据库存情况和日常维修的消耗记录，设立常用的消耗物品数量，一般以一个季度的消耗量的二倍。
2、各部门将所需物品填采购单，逐级签字（管理处主任、办公室、副总经理、总经理）批准后，交由物业行政办公室，统一进行采购或由部门工作人员购买。
二、物品采购制度
物品采购制度是为了在保证质量的前提下，采购物美价廉的物品。
1、采购人员由2人以上组成。在采购物资过程中，要做到货比三家，在保证质量的前提下，尽量降低采购成本，并注明采购时间、地点，便于公司核实。
2、所有发生的费用支出，经办人都要以书面形式进行事前请示，填写采购计划单，注明预购物品的使用处，如遇特殊情况，应提前电话请示，并及时补出采购计划单。凡不符合规定的费用支出，财务人员有权不予受理。
3、员工应以公司利益为重，杜绝有损公司形象及利益的行为，避免由于个人的不理智行为，违反公司制度。
4、公司财务部有权利及义务对当月报销的物资采购、各项费用的票据进行抽查、核实，办公室予以协助。如经核实，报销额与实际发生额存在差异，经办人无法做出合理解释的，无论金额大小，公司将对经办人予以辞退处理。
5、遇紧急情况急需的物品（200元以下），在得到公司经理同意下，可临时豁免，事后补填临时采购计划单且写明原因。
6、若是业主指定或安排的采购，需得到业主负责人的书面指令，并保存归档备查。
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