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1、目的：
为了方便公司基础资料管理，使基础资料编码做到统一和唯一性，提高工作效率，特制定本基础资料编码原则。
2、范围：
适用于本公司供应销售部所有物资基础资料。
3、职责：
3.1 本编码手册由计划核算组制定并进行统一管理和持续改善。
3.2 编码主要职责：计划核算组为新增物资编码工作的主要班组，其他相关班组协助计划核算组制定及管理本规则。
4、具体编码原则及编码操作规则：
4.1 基础资料编码原则：
4.1.1 编号的顺序：
编号需依照由小到大(或由大到小)排列。因此如果我们需要资料在打印时按照某一种顺序来排列，就应该在编号时对于资料编号之大小顺序事前加以规划。
4.1.2 编号愈简短愈好，减少出错率。
4.1.3 避免采用有意义编号，防止排序分类混乱。
4.1.4 编码采用数字编码形式。
4.1.6 同类编号长度力求一致。
4.1.7 编号中不使用特殊符号。
4.1.8 编码的唯一性：
每一种不同的物资必须采用不同编码，不能出现材料类别、名称、型号、计量单位等录入错误导致的重码，或者一物多码情况出现，必须保证材料编码的唯一性。
4.2编码具体操作规则
4.2.1 在对一种物资进行编码前，必须首先进入编码库在同类别物资中进行认真查找，确定该种物资确实没有编码后，再进行编制，以免造成一种物资多条编码。
4.2.2 物资品名要规范。编码编制时，要注意区分物资的学名和俗名、别名，必须使用物资的学名，以确保物资编码的唯一性。
4.2.3 规格型号要齐全。编码编制时，必须落实清楚物资的规格型号，做到规范、齐全。在规格型号不清楚时，可查看实物的铭牌、合格证、说明书等进行落实。
4.2.4 计量单位要统一。编码编制采用物资的最小计量单位为原则，以确保物资的计量单位的统一性
4.2.5 由于车辆配件类物资的特殊性，该类物资应按照车型进行编制。
4.2.6 对品名、规格相同的库存物资原则上只允许有一条物资编码和一个价格，如确需按厂家、产地或质量分别入账的，应提出理由和定价依据，才可编制编码。
4.2.7 月度需求计划（或加急采购计划）中规格型号齐全的新增物资，供应销售部计划核算组应在计划上报当天进行编码。对规格型号不全、计划上报时不能确定编码内容的物资，由采购组组织货源时确定规格、型号报计划核算组，完成编码编制工作。
4.2.8 计划核算组每月结账前三天上报本月新增编码给财务部进行新增编码审核。
5、财务部主要职责：财务部负责物资编码的审核、监督工作。
5.1财务部编码审核人员的工作要求如下：物资编码审核原则。物资编码必须按照以下原则进行审核：
5.1.1“谁主管谁负责”的原则。即谁负责哪个科目，则由谁负责该科目月度计划和临时计划发生的新增物资编码的审核。
5.1.2符合物资编码规则的原则。即编码审核人员必须按照物资编码规则和规律进行审核，确保物资编码的唯一性、准确性和统一性。
5.1.3对品名不规范、规格型号、机型不齐全的物资编码一律返回供应销售部限期落实。
5.2 编码审核人员每月对所负责供应销售部的编码编制和使用情况进行总结。
5.3 财务部有权对物资编码编制和使用中出现的下列情况提出修正及处理意见：
5.3.1 审核过程中发现重码和弄虚作假现象的；
5.3.2供应销售部在规定时间内未完成新增物资编码编制影响物资出库的；
5.3.3编码审核人员在规定时间内未完成新增物资编码审核影响物资出库的；
5.3.4物资编码过程中由于工作不负责任造成一物多码，一物多价的；
5.3.5在月度计划编制中有编码不使用或使用不正确的。
6.编码规则示例：
3 0 0 2 0 0 7 0 3 7 写法 防尘口罩 3M 9001 单位 ：个 |
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