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为解决当前回执单管理中可能存在的填写不规范、回收不及时、信息传递不畅、异常处理滞后等问题，进一步明确各部门及人员的职责边界，优化从送货准备、现场交接、回执回收至信息存档的全流程操作标准，确保回执单信息的真实性、完整性和有效性，充分发挥其在业务闭环管理与风险防控中的关键作用，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本《送货回执单管理办法》。
一、目的与范围
（一）目的
本制度明确送货回执单的管理流程，确保货物配送的准确性和及时性，以及回执单信息的准确记录和有效管理，为货物交接和财务结算提供可靠依据。
（二）适用范围
适用于公司所有涉及送货回执单管理的相关部门及人员，包括销售部门、仓储部门、物流配送部门、财务部门以及与货物配送相关的外部承运商等。
二、职责划分
（一）配送人员
1. 负责将货物准时、安全地送至客户指定地点，并确保货物数量、规格、质量等与订单及送货回执单一致。
2. 引导客户仔细验货，确认无误后，协助客户在送货回执单上准确签字（盖章）确认收货，并注明收货日期和时间。
3. 如遇客户对货物有疑问、拒收或其他异常情况，应及时与公司相关部门（如销售部门、客服部门）沟通，并在送货回执单上详细记录异常情况及处理过程。
4. 完成送货任务后，妥善保管送货回执单，不得遗失、损坏，并按照规定时间和流程将回执单交回公司相关部门。
（二）销售部门
1. 在订单生成时，确保订单信息的准确性和完整性，包括客户名称、收货地址、联系电话、货物明细、特殊要求等，为送货回执单的填写提供正确依据。
2. 对于客户提出的特殊收货要求或对送货回执单的特殊需求，及时与相关部门沟通协调，并跟进落实情况。
3. 协助解决因货物质量、数量等问题导致的客户与公司之间的争议，依据送货回执单等相关文件与客户进行沟通协商，维护公司与客户的良好合作关系。
（三）仓储部门
1. 根据销售订单，准确备货、发货，确保出库货物与订单及送货回执单一致，并在送货回执单上注明货物的出库状态（如包装是否完好等）。
2. 对配送人员交回的送货回执单进行初步审核，检查回执单上的货物信息、客户签字（盖章）、收货日期等关键内容是否完整、准确，如有问题及时与配送人员沟通核实。
3. 按照规定对送货回执单进行分类、整理和暂存，定期将整理好的回执单移交至财务部门或其他指定部门进行后续处理。
（四）财务部门
1. 依据收到的送货回执单进行账务处理，包括确认销售收入、核算成本、开具发票以及与客户进行款项结算等工作。
2. 对送货回执单的真实性、完整性和准确性进行严格审核，将其作为财务结算的重要依据。如发现回执单存在问题或与财务记录不符，及时与相关部门沟通协调，查明原因并进行处理。
3. 按照财务档案管理规定，妥善保存送货回执单及相关财务凭证，保存期限符合法律法规和公司政策要求，以备后续查询、审计和财务分析使用。
（五）管理层
1. 对送货回执单管理制度进行定期审查和优化，确保制度符合公司业务发展需求和法律法规要求，不断提升管理流程的效率和效果。
2. 协调解决在送货回执单管理过程中各部门之间出现的重大问题和争议，保障管理工作的顺利进行。
3. 监督各部门对送货回执单管理制度的执行情况，将执行效果纳入部门和员工的绩效考核体系，激励员工积极遵守制度，提高工作质量。
三、操作流程
（一）送货前准备
1. 配送人员在接到送货任务后，应仔细核对送货回执单与订单信息，包括货物名称、规格、数量、收货地址、客户联系方式等，确保信息一致。如有疑问，及时与销售部门或仓储部门沟通核实。
2. 检查货物的包装是否完好，数量、规格是否与送货回执单相符，准备好必要的送货工具和设备（如车辆、托盘、搬运工具等），并确保其处于正常运行状态。
3. 携带足够数量的空白送货回执单及相关办公用品（如笔、印泥等），以便在送货现场使用。
（二）送货过程
1. 配送人员按照预定的送货路线和时间安排，将货物安全、准时地送达客户指定地点。在到达目的地后，提前与客户取得联系，告知客户货物已送达，约定具体的收货交接时间和地点。
2. 与客户进行货物交接时，配送人员应协助客户按照送货回执单上的货物明细进行逐一验货，检查货物的数量、规格、质量、包装等是否符合要求。如发现货物存在问题，配送人员应立即与公司相关部门联系，并在送货回执单上详细记录问题情况，经客户确认后签字（盖章）。
3. 客户验货无误后，配送人员应引导客户在送货回执单上签字（盖章）确认收货。签字（盖章）应清晰可辨，注明收货日期和时间。如客户要求加盖公章，配送人员应确保公章的真实性和有效性，并核实公章名称与客户名称是否一致。
（三）回执单填写
1. 客户签字（盖章）后，配送人员应在送货回执单上详细填写送达时间、货物实际交付状态（如是否有破损、短缺等情况）、客户的特殊要求或反馈意见等信息。如有需要，还应记录客户的联系方式和签收人的身份信息（如姓名、身份证号等）。
2. 对于因各种原因导致货物未能正常交付的情况，配送人员应在送货回执单上详细说明原因，如客户拒收、地址错误、联系不上客户等，并注明处理措施和下一步计划。同时，及时将情况反馈给公司相关部门，以便采取相应的解决措施。
（四）回执单回收
1. 配送人员完成送货任务后，应将客户签字（盖章）确认的送货回执单妥善保管，不得遗失、损坏或随意涂改。在返回公司时，按照规定的时间和流程将回执单交回给仓储部门或其他指定部门。
2. 如配送人员当天无法返回公司，应采取安全可靠的方式（如密封邮寄、委托他人带回等）将送货回执单及时送回公司，确保回执单能够按时回收。
3. 对于外部承运商负责配送的货物，公司应与承运商签订明确的协议，规定送货回执单的回收责任和时间要求。承运商应按照协议约定，及时将客户签字（盖章）的送货回执单返回给公司。
（五）信息录入与核对
1. 仓储部门或其他接收送货回执单的部门在收到回执单后，应及时将回执单上的信息录入公司的信息管理系统，包括客户名称、收货地址、货物明细、送达时间、客户签字（盖章）等内容。录入信息应准确无误，确保系统数据与回执单原件一致。
2. 信息录入完成后，相关部门应进行核对工作，检查录入信息与回执单原件是否相符，以及系统中订单信息、发货信息与回执单信息是否匹配。如发现信息不一致或存在错误，应及时查明原因并进行更正。
3. 财务部门在进行账务处理前，应对送货回执单信息与系统中的财务数据进行再次核对，确保销售收入、成本核算、款项结算等工作的准确性。如发现问题，及时与相关部门沟通协调解决。
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