物料档案（存货档案）的整理与系统录入是ERP实施过程中非常重要的一个基础数据准备与完成工作之一，它关系到企业对物料进行全局规划的正确性、更关系到后续ERP实施能否按计划进度进行及上线后数据的准确性，因此ERP中与物料档案相关的培训工作一般都是在ERP项目启动后就马上着手处理。
说明：以物料的编码为主线讲解编码的原则，但所讲编码原则同样适用于系统的客户编码、供货商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种类别编码和其它需要编码的任何项目等。
物料编码的意义：
物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其它有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而借着物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。
下面是物料编码设置的一些基本原则：
一、求唯一
通常情况下，只要物料的物理或化学性质有变化，只要物料必须要在仓库中存储，就必须为其指定一个编码，即通常所说的一物一码。比如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须编制不同的物料编码。
二、分类别
在编码时，一般会按一定的分类方式对编号进行分类，这样，在日常的查询或报表列印时，同类的资料才能排在一起，便于我们比较和汇总统计等。通常我们在对物料进行编码时，会按大类－中类－小类－流水号的形式进行编码，比如，第一码表示大分类，如成品，原材料，半成品等，第二、三码表示中分类，第四、五、六码表示小分类，最后是三位的流水号，通过这样的分类，我们可以保证相同类的物料在做统计分析时是可以排在一起的。
三、勿有意
我们在给客户辅导编码时，非专业性的人员通常都要求让编号反映某些意义，使得编号容易记忆或者可以望“字“生义，常常会将英文单词的首几位或缩写字母编在编号上；再有，还要把物料的规格、尺寸等属性也要反映在料号中。在资料量不大时，这种编码方式的确可能比较方便，使用起来可能会比较符合使用者现时的习惯，但是当资料数量越来越大时，要记忆的东西太多了，实际上已经达不到当初设想的易于记忆的目的了，结果给后续新增编码造成很大的困扰，无法进行新增编码的编制。
在很多企业中，常常就是为了要整理理出有意义的料号体系，而使得编号工作变得非常困难，经常会组织很多部门，来讨论如何才能将这些有意义的东西编到编码中去，耗费了大量的人力、物力和时间，经常是编到一半发现无法编制下去。比如，我们在编电阻的编码的时候，客户人员常常会要求将阻值、材质加到编码中，甚至将10的几次“方“也要加到编码中，以方便看了编码就知道电阻的阻值和材质。结果日后有新增的物料时，却发觉实在很难遵行原来的原则进行新物料的编号工作。
其实，料号仅是物料的代码。是为了便于计算机系统管理，而给的一个编号而已。它可以不具备任何意义，就如我们的身份证号码一样。这样，即使有上万条物料，也可以在短短的两、三周内就完成所有的编号工作。
在国外，有许多公司干脆就用乱数法则直接赋予物料编号，而丝毫不会影响电脑作业的运行。因为在交易数量庞大的信息化作业中我们不需要也不可能去记忆每一个料号所代表的物料。我们要知道的只是料件的名称规格，而所有的资料在列印或显示时，名称规格都可以随着料号出现。
四、避变化
如果资料的某项属性在未来有可能会发生变动，则绝不应该将此项属性纳入到编号中。否则，一旦发生变动时，是否要修改编号及如何进行修改都将会是一个十分困扰的抉择。常见的如员工编号，员工所属部门就不应该纳入员工编号中，因为部门的调整或是员工调动部门都可能会经常发生；另外如客户所属的地区，业务员分管区域等等皆是如此。通常，在系统上，可以用单独的栏位来记录这些属性。
五、数字好
编码最好全部用阿拉伯数字来编号。一则可提高填写、录入编号的效率，二则避免数字与某些英文字母因为形象或读音雷同而产生混淆的情形，如O与0，I与1等等。如果一定要用英文字母的话，则英文字母最好排在编号的前几码，且位数必须一致。一定要避免英文字母与数字混杂使用的情况。
在编码中，有些客户人员为了使编号段落分明而要求在编号中使用“－“符号，或者在编号中夹杂“*”、“/”等特殊符号。这些符号的使用必然影响编码的录入效率，在日常口述编号时亦会造成不便，因此最好避免采用。如果非用这些符号不可，则应该规定固定符号出现的位置，否则一定会产生困扰。
六、力求短
编号的长度要越短越好，以方便记忆、阅读、填写、录入，提高效率。同时，也大大降低出错的机率。如果一个编码有30位，它可能记录了物料的很多属性，但是在录入、填写中会非常困难，也非常容易出错。通常在8---12位之间会比较好，既能满足一般编号容量的要求，也能较好的反应适当的重要属性，且便于记忆、录入等。
七、长统一
编号长度统一，可以使我们在阅读或录入时很容易发现编号长度不对，有漏输或多输。如果实在做不到编号位数统一，则至少要求同一类的位数要统一。比如，对ATO制造企业来说，可能会存在半成品数量相对成品要少的情况，在编号长度上，很难让半成品和成品的编码长度统一，那我们可以让成品类的编号长度保持统一，半成品类的长度保持统一，如，成品是10位，半成品则是8位。另外也可以通过补「0」的方式来保证确保编码长度统一。
八、用跳号
随着企业的发展，每天都会有新的物料出现，需要增加新编码，所以在编码时，编码的扩充性非常重要，而如何才能实现编码的扩展性呢？通常我们用跳号的方法来实现。比如在分类号中预留一些空号以便日后可以插入，同时也可以加大相应分类的编码容量，如050---080可以编成同一个小类。在实际编码中，此项原则往往会被忽略掉，而此项原则最能体现我们的专业性，是检验我们的编码能否经的起时间考验的重要原则，请切记！
示例：成品、半成品编码原则
分类范围 客户类别 机种型号类别 成品工艺类别 流水号 规格描述
1：成品 3：半成品 01:美的 01：抽湿机 01:注塑 0001~9999 机种+名称
02:东芝 02：分体机 02:烫金
03:松下 03：窗机 02:丝印
04:欧科 04：柜机 03:移印
05:华凌冰箱 05：冰箱 04:喷涂
06:华凌空调 06：洗衣机 05:电渡
07:高木 07：音箱 06:焊接
08:金宝肾 08：医疗用品 07:粘贴(海棉\绒布等)
09:本田制锁 09：汽车部品 08:组装
99：其它类型 99:其它
10~98扩展用 09~98:扩展用
98:本厂
99:其它客户
14~97扩展用 |
