一、总则
第一条为了加强本公司对物资采购与付款环节的控制，减少采购风险，根据相关的法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度所称采购是指本公司用于经营所需的各种物资（包括设备、主要材料、辅助材料、维修零配件、大额办公用品、固定资产等）。
第三条 采购人员要求
（一）公司所有采购物资由总经理进行审批，采购部进行采购。
（二）采购人员不能同时担任货物的入库、保管和记账工作。
第四条 采购基本原则
（一）公司所有物资采购均由采购部负责，任何部门和个人均无直接采购权，各部门如需临时采购，必须先向采购员提出申请：
1、采购额度在500元以内（包括500元），由采购员直接采购;
2、采购额度超过 500元由总经理审核通过，才准予采购员采购。
3、如无总经理签字确认或授权，公司不予报账，由责任人自行买单。
（二）填写《采购申请单》必须字迹清楚，工整，详细注明所需采购物品的品牌、数量、
型号、规格、到货时间及质量要求。如因填写不规范引起的误采购而造成的损失，由责任人承担全部损失。
（三）《采购申请单》上需购买的物品，必须是公司实际所需的物品，不得铺张浪费，如：
故意加大数量、型号和尺寸错误等，一经查处，由责任人承担相应的损失，采购物品的使用情况由总经理授权采购员进行实地核查，采购员必须将情况反馈给总经理。
（四）采购员必须按《采购申请单》，按时采购，少买、多买、错买、误时等引起的损失由采购员全额赔偿。
（五）采购员采购物品时，必须货比三家，遵从低价、高质的原则进行采购，采购价明
显高于市场价或采购物品质量达不到申购要求的，公司不予报账，由采购员全额赔偿损失。
（六）采购员必须接受公司财务人员的监督和检查，每天应及时与财务人员进行对账，
一旦发现违规使用资金或资金使用去向不明，采购员必须承担相应的经济赔偿和法律责任。
（七）采购员应根据上月的采购情况，于每月初列出所需物品采购计划，交总经理审查
并提前采购备用；同时，每个月底应将上月采购的价格及数量汇总给总经理。
二、采购工作流程
由申购人提前一天填写《采购申请单》，经部门主管同意和总经理签字同意后，交采购员采购。
（一）材料及零星物资采购：
1、由各部门根据实际情况所需填写《采购申请单》一式二联，一联给采购员留存，
一联交财务核对，《采购申请单》须由相关主管和总经理签字方可。
2、采购员按照《采购申请单》所采购的材料直接送达工地，需相关接收人员在《送货
单》或直接在材料原始凭证上签字认可，并注明工程项目名称和收货时间。
3、如送往仓库，需办理入库手续，仓管员根据实物如实填写《入库单》，《入库单》一
式三联，一联采购员留存，一联仓管员留存，一联交财务核对。
（二）设备订货流程：
1、合同签订前，设计师或业务员对所需的设备机型向采购部落实型号是否有货，同时确认到货周期。
2、销售人员合同签定后，确认客户设备定金已到公司账户，到采购部提出设备订货要求。
3、采购部填写《采购申请单》，由销售责任人、设计师确定设备的型号、数量、到货时间、质量要求，由总经理最后确认签字方可下订单。
4、下单前采购部应对厂家进行资格审查，所有厂家必须提供相关资质证明和文件，以确保产品的质量和服务，首次合作的厂家如果条件允许的情况下，须上厂家实地调研。
5、公司对于采购金额和数量大的物资，须经过实地调查、信用评估等入围方式确定三家以上供应商，采取竞标的方式选出符合采购条件的供应商报总经理批准后，签定采购合同。
（三）合同签订：
1、采购部须和各厂家沟通好合同相关细节，明确双方的权利和义务，就设备合同条款须认真仔细审阅，并确认设备的数量、型号、参数、服务条款等，如因参数或型号错误，由此产生的损失由责任人承担其全部责任。
2、如不能双方现场签定合同，须确保资金安全，合同须双方签字盖章确认后邮寄。
3、财务支付一定的定金后，采购部应及时将付款凭证传真至厂家，并通知厂家及时下生产订单或发货；应及时跟踪设备生产进度，以确保设备能按时到位。
（四）付款：
合同签定后，由财务部按照合同要求进行付款，如从公司基本账户转账，在货到15天内供方必须提供相对应的增值税发票（或普票），如不能提供发票，只能从非基本账户支付款项。
（五）验收：
1、设备到货后，采购员对设备的型号、数量进行确认，并仔细检查设备是否有运输破损情况。
2、工程部施工前必须开箱检查，如有质量问题，必须第一时间向采购部反映，不得私自安装，并现场用数码相机拍照取证。
（六）入库：
1、如送往仓库，需办理入库手续，仓管员根据实物如实填写《入库单》，入库单一式三联，一联采购员留存，一联仓管员留存，一联交财务核对。
2、采购员按照《采购申请单》所采购的设备，如直接送达工地的，需相关接收人员（业主或业主授权代表）在送货单签字认可，并注明工程项目名称和日期。 |
