企业物料管理，从生产基层申报到物料使用后处理，通常有多种单据。主要是体现行政管理权限与财务核算（括号内为参考项）：
一、物料采购计划申请单
1、主要内容：（物料编码）物料名称、规格型号、用途、计量单位、申请数量、备注、
（要求到货日期）（原使用供应厂商）（推介厂商）（附技术协议）。
2、主要管理：生产基层（留存）平衡数量，审核物料规格型号及具体采购要求；
主管部门（留存）平衡企业现有数量，并批准采购；
采购供应部门（留存）平衡计划订单情况，并执行采购。
一般企业由此三层管理就可以了，计划单一式三联。有的企业，仓储物流与主管部门不一或合同管理独立等，也会增加单据数量。
3、基本要求：物料名称，规格型号务求准确。各管理部门不能清楚确认的应与申报人沟通。若不能在规格型号内准确表示清楚，可另制技术协议，精确各相关数据与使用要求。
计划批准后，仍应有人落实采购执行情况，防止信息传递中出现差错。
二、物料采购到货收到条
1、收到条是非管理单据，只是供应厂商或采购送货到库的凭据。多为送货方已做好“送货单”代替。但企业内也常有直接入库的物料。故也应编制较简单的“收到条”较好。
2、主要内容：物料名称、规格型号、数量、送货单位或个人、使用单位。
3、基本要求：“收到条”一般一式两份（存留备查与送货人各一）。若有特殊要求，可在此单注明（如：必须正放，不能开箱，不能取出）。
三、物料采购入库验收单（物料采购验收入库单）
1、主要内容：供应厂商、合同号（物料订单号）、（入库类别）；
（物料编码）物料名称、规格型号、数量、单价、金额、（备注）；
供应采购人、仓库保管员（部门主管）（财务主管）（质检人）。
2、主要管理：财务凭此记账、结算；
仓储凭此确认物料正式入库，记入库帐；
供应采购凭此确认合同执行情况。
其它管理部门有要求的，可另增加单据数量。
3、基本要求：此单据必须经物料验收质检后方可开据；
此单据一般与采购发票金额保持一致；
此单据是仓储管理中最重要单据，若需作废，一定要全部收回处理。
四、物料出库领用单（领料单）
1、主要内容：（物料编码）、物料名称、规格型号、数量、用途、领用单位、领料人。
某些单位为了方便“日清月结”，另增加：货位、库存剩余等。
2、主要管理：财务凭此记账，出库（发出），减少库存资金；
仓储凭此确认出库，记出库帐；
领用单位凭此进行成本核算。
3、基本要求：单据上物料名称常与入库时名称不一致，
若无法保持一致，应以物料编码为准；
物料出库金额，应按财务要求。目前主要用“移动加和平均价”法。
五、物料借用单
1、物料借用单共有四个：借出、借入、还入、还出。多用于工具管理。
在专业仓储软件上，借出、还入是一对。借入、还出是一对。
借出、还出为库存减少，还入、借入为库存增加。
2、本单位向外单位借用（包括供应厂商）为：借入。借用后，退还物料为：还出；
外单位来本单位借用的为：借出。退还时，为：还入。
3、一般使用单位，在紧急使用情况下，向仓储单位借用，应明确结算（还回）时间。多数是日后领用结算，故应视为“欠条”。有时为简化手续，是不做借用单据的。当然“欠条”是非标准单据。
4、如果借用供应商的物料，在确认日后不会还实物，而是办理采购结算时，可开据“收到条”。
六、物料调拨单
1、仓库与仓库，一个公司的多个异地分公司之间物料转移调剂，可用调拨单。
2、调拨单是内部管理单据。只标志着物料数量、金额的移动，不增减总库存。只所以要用此单，是因为这里所说的仓库（分公司）均是独立的核算单位。而与我们平常所理解的1#库房，2#库房，不一个概念，不是房间的大小、多少。
3、主要内容：（物料编码）名称、规格型号、数量、单价、金额；
调出单位、调入单位、经办人、调拨日期。
4、主要管理：调出单位凭此减少库存（出库）；
调入单位凭此增加库存（入库）。
财务凭此结算调整两库总金额。
七、拆分与组合单
1、整台套物料（设备），若需要只使用其中一部分时，应先办理物料拆分单据。
例：库内有一齿轮联轴器组件（整体入库），现需用其中一个外齿套。应先拆分为多个零件（重新核定每个零件价格）再出库。
2、库存零部件，若需要按部件（台套）使用时，可先办理物料组合单。
例1：领用普通六角螺栓一套（组）。应先将：六角螺栓1条、弹垫1个、平垫1个、螺母1个，办理组合单。
例2：领用普通双头螺栓组，应先将，双头螺栓1条，弹垫2个、平垫2个、螺母2个，办理组合单。
3、拆分与组合单，物料的名称，库存（甚至金额）均发生变化。
八、销售单
１、对外出库或卖售物料时，开据销售单。内容自订。
2、主要管理：财务凭此记账，出库（发出），减少库存资金；
仓储凭此确认出库，记出库帐；
购货单位凭此进行业务核对。
3、基本要求：单据上物料名称应与入库时名称一致，以方便查询；
物料出库金额，可分级管理（一级批发商到三级批发商、零售商）。
九、物料退库单
1、使用剩余物料，需要返还仓库的，开据退库单（非管理单据）。
2、主要内容：物料名称、规格型号、数量、新旧情况、返还单位或个人。
3、基本要求：“退库单”一般一式两份（存留备查与返还人各一）。
十、废旧物资回收单
1、按企业管理要求，需要回收的废旧物资，开据废旧物资回收单（非管理单据）。
2、主要内容：物料名称、规格型号、数量（重量）、退废单位。
3、基本要求：“废旧物资回收单”一般一式两份（存留备查与退废单位各一）。 |
