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为规范材料的验收入库、发运、领用以及退库、退货等环节衔接，安全、保质、有序地供应材料，满足施工需要，制定本办法。各个环节均须与单据进行核对，各种单据须分类建档，以备核查；杜绝一切事情紧急为由（后补）无单据提货的原因造成的失误；定期对库存物品经行盘点。
一、材料的验收入库
采购员购回的材料须经工程部人员（对质量负责）和保管员（对数量负责）验收签字后方可入库并报销，对不符合采购要求的材料（即与材料采购计划要求不符，以及票据清单未注明相关参数要求致使无法判别的）有权拒收，因此造成的后果，由采购员承担。
二、材料的发运
1、库房按领用票配材料并填写发货单（一式两份），司机依据发货单核对配送物料型号及数量，确认无误后签字。
2、司机抵达配送地点后，将物料送交工地接货人清点验收，要求在发货单上签字确认后，将发货单返回一份。
3、对与发货单不符的部分须单独注明，由押运主管签字后及时带回公司处理。
三、材料领用出库
1、所有涉及出库无论销售出库、借物出库、不良品更换出库等，必须坚持有材料领用单方能出库的原则；
2、依据材料领用单进行物料拣选并出库，在离开库房前，对单据上物料经行核对型号与数量，保证物料出库与单据相符；
3、所有出库业务必须有相应责任人签字确认，同时库房管理人员要将出库单据的对方签字联保管建档，保证有据可查。
4、工队领用材料应由指定专人开具领料单，注明使用部位，交保管员复核无误后发料；对未用完的材料，工队应及时退回，不得丢弃或据为己有，否则库管员有权按办法给予处罚。对于有虚报虚领者，处以材料总价3倍的罚款。
四、材料的退库、退货
1、材料在入库前发生退货，未造成损失或间接费用发生的，由采购员协同财务部退货（金额较小时由采购员直接办理）；发生损失或间接费用的，由采购员注明原因报公司处理。
2、工程完工后，工地剩余材料应先分类清理：有退货协议的，按协议退货；不能退货但别的工地可以使用的，发往别的工地，但需注明原因并上报公司；对工地不需用的材料执行退库程序，退回公司库房。
3、材料的退库、退货均应注明原因、责任及有关损失情况，由当事人及时向公司发回书面报告，请求处理，未及时报告或不报告者，将追究当事人的责任。
4、对施工队未按图纸要求报超采购的材料，一切损失由施工部门自行负责承担损失。
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