仓库货物出入库做账方法介绍，手工账与电子账的注意事项

姚倩倩

　　货物的出入库做账，是仓库管理工作的重中之重，也是仓管员的基本工作内容，货物数量的账目是反映库存情况的凭证，也是为采购、物控等提供数据的基础，本文介绍仓库做账的基本方法与注意事项，供仓库管理同行参考：

　　一、仓库货物出入库手工做账

　　（一）手工帐做帐方法

　　物品台帐帐本可以在市场上买到，一般由多种形式可以使用。格式的内容及填写要求：

　　1、物品名称：填写实物名称或企业规范名称均可（表头上的其它项建议不填，其中包括页码等）

　　填写实物变动日期，其中应包括：

　　入库日期：填写实物入库供应厂商、采购员、发票号。

　　出库日期：填写实物出库领用人，单据号、领用单位。

　　盘点日期：填写盘点人、盘点货位。

　　建议增加：

　　检验日期：填写检验人、不合格项目。

　　保养日期：填写保养人、保养项目。

　　货位变动日期：填写变动后的新货位。

　　特殊情况：填写库损原因、锈蚀情况、损污情况、丢失情况、交旧领新情况。

　　专业人员确认日期：填写专业人员使用前查看核对、确认及仓库管理技术要求等。

　　3、入库（借方）：填写入库实物数量；填写入库单价、总金额。

　　4、出库（贷方）：填写出库实物数量；填写出库金额（根据财务规定填写）

　　5、库存（余额）：填写库存实有数量，实有金额

　　6、最高定额：填写供应一次采购最大量与最低定额之和。

　　7、最低定额：根据企业管理情况填写，一般为一个采购周期的最大使用量。

　　8、台帐格式建议：

　　一般情况下最好使用带金额格式，方便对帐，没有金额栏，可在摘要里“注明”；

　　选择有单独货位（列）格式的帐表最佳；

　　台帐首页应制作分类索引表，并加分类取口纸，按分类、按规格、型号排序装订。

　　（二）利用手工帐盘点注意事项

　　企业一般在月底进行盘点，有的企业在半年或年终对全年物流进行一次盘点。我们均称之为“期末盘点”。在手工做帐时，台帐是最重要的盘点根据，使用手工台帐盘点应注意以下方面：

　　1、保持台帐干净、完整：建议两人一组，一人查物；一人对帐。严禁拆开帐本，丢失帐页。更不允许更换帐页，修改数据。

　　2、 如果仓库管理到位，每个保管员盘库应在2天内完成。每个保管员管理实物应在500---800种（项）为佳，太多管理就比较困难。

　　台帐是实物流动的全程记录，严禁非业务管理人员查看，不能以此记录考评保管员。

　　（三）手工盘点表制作推荐

　　在财务要求的每个结算期末，应制作盘点表。大部分企业每月末均盘点一次，这样方便成本管理。

　　盘库报表一般要求结算日后1—2天完成，如果方法不当，书写就需要加班加点。我推荐一种方法，可较好完成结算盘点：

　　1、盘库报表，一般格式为四栏：期初库存、期中入库、期中出库、期终结余。

　　我们在日常工作闲暇时，将上期报表中期终结余部分整理书写完成，其中包括：合并相同实物项、查对台帐、并直接书写期初库存；

　　2、在工作中，如果以上实物发出，就及时补充填写并结算；

　　3、新入库物品另行书写，并且随到随写，尽量减少期末工作量。

　　这种方法比较适合备件仓库，对材料库可参考制作。

　　（四）用电子表格做手工帐时，针对标准格式的改进

　　企业仓储管理配置电脑时，可选用万能电子表制作电子版的手工台帐，可添加以下项目：

　　1、库存定额：用于指导申购数量和低库存报警。

　　2、供货厂商：用于质量跟踪，方便厂商评定。

　　3、入库时间：用于查对积压情况。

　　4、申报人：用于来货通知验收。

　　5、使用设备：用于设备备件查询。

　　6、备注：用于记录保养、库损等其它情况。

　　7、货位：用于记录实物存放位置，方便查找盘库。

　　8、物品分类：方便各工种专业查询。

　　9、物品编码：为电子软件应用准备项。

　　提示：仓库做账Excel表格下载地址：https://bbs.kuguanyi.com/forum-58-1.html

姚倩倩

　　二、仓库货物出入库电子做账（使用仓库管理软件）

　　由于电脑在企业的普及应用，仓储管理软件应用而生。企业开始建立电子帐：

　　（一）电子做账准备工作

　　1、企业必须有一套规范、完整、正常使用的手工帐。

　　您的物流运作正常吗？有什么问题未解决？建电子帐想解决什么问题？

　　我们必须明确一个观点：企业管理是基础。在没有理顺内部管理条件下，请不要急于建电子帐，电子帐不能代替管理。

　　2、组建一个由各专业专家参与的管理小组进行应用调研。

　　企业物流是否改用电子帐？应用中可能会出现哪些问题？需要企业各专业参与讨论。组建一个专家小组是电子帐成败的关键。前期分批到不同的应用企业进行实际考察，了解使用情况：了解各种软件不同的用途；了解各企业管理流程的差别；了解物流编码方法和原理；针对专业提出本企业内应用要求。

　　3、编制完整的编码手册，进行相应的应用培训。

　　通过调研，找到比较适合企业使用的软件。将专家组改组成物料编码小组。有编码小组编制较为完善的编码手册。经过试编修订后，正式对企业相关人员进行培训。

　　二、电子做账实施工作

　　1、将现有物料分专业编码，并对照编码手册审核修改。本着编码人就是使用人原则，各单位自行编写。

　　2、录入软件、开建套帐试运行。

　　试运行应尽量时间长一些，前期可能工作量很重，但试用期可以发现和修改更多问题。建议应不少于6个月。在此期间，手工帐与电子帐并列运行。

　　4、补充修订编码手册，重新审订修改错误编码。

　　在正式使用前，必须坚持根据应用情况进行一次全面修订，主要解决因理解不同造成的多码重码和录入差错。

　　三、仓库电脑账的运行与维护

　　1、电子帐正式启用后，可精简专家编码组，成立运行维护小组负责日常维护工作。

　　有些企业启用电子帐后，就解散了编码小组，只留几个编码员，结果，电子帐很快就会出现问题，这是电子帐失败的重要原因之一。

　　新物料不断出现，各种特殊情况接踵而至，没有了专家组的管理，基本上等于前功尽弃！

　　建议：由财务主管，供应、工程、设备、技术、生产、后勤、销售、生产、仪电、机械、计量、工艺、制氧、土建等各方面参加的小组进行分工管理，当然，可以是兼职的。

　　2、月中盘点、修正错误

　　没有盘点、账目何以准确？不能修正，等于慢性自杀！

　　3、维护工作中常见错误查对

　　第一重要的是名称错误：电子帐与手工帐最大的区别就是名称的规范问题，如：电机、电动机、三相电动机、振动电子、水泵电机、y系列电机等，其实只能一个名称。我不认为产品本身名称是最好的，应该结合本企业情况，制定多数人认可的名称为规范名称。

　　第二个易出现差错的是物品编码：主要原因是物料分类不清造成的，这就要查对编码手册，进行修改规范了。

　　第三个易出现差错的是发错物品，造成库存不准：盘库时发现应及时纠正。

　　最难发现，而差错百出的是录入差错，如：型号错、型号不规范、计量单位错、数量录入差错、金额录入差错等，这些差错只能由专业维护人员定期查对纠正了。

　　四、仓库电子帐注意事项

　　1、请勿分库

　　电子帐运行好坏、效率高低，我个人认为与我们传统的仓库管理最大的区别在于分库。

　　手工帐时，为管理方便，每库一本帐；每人一本帐，非常便于考核，这就是：一库一帐。

　　电子帐上的“仓”或“库”与实际的仓库有着质的不同，他的“仓”、“库”表示一个独立的经济核算单位，也就是说在一个管理单位中，如：生产厂、公司大库、技改工程组等，不能按现实应用的仓库多少来分。电子帐的库只能有一个。

　　2、编码必须带有物料使用特性。

　　物料编码最重要的作用是快速、方便查找所需物品：

　　其一，准确找到物品现有情况。包括：数量、存放地点、采购时间等。这些信息软件应用就可以完成；

　　其二，在企业所有物料中查找使用情况相近的可代用或可替换物品。

　　没有物品个体特性是造成一物多码的根源，故前期编码手册的编制应重点考虑，只用流水号贻害无穷。

　　提示：仓库管理软件下载地址：https://bbs.kuguanyi.com/forum-59-1.html

叶秋来

　　仓库帐主要是记录进库和出库物品的数量，定期盘库，保证库中的实物与帐面相符。还有就是向会计提供入库和出库量的一个数据。仓库账一直是企业比较头疼的问题，根据个人经验分享一下仓库做账的流程：

　　1、分类管理

　　这里的分类主要是分大类，例如主料，辅料；通用料，特定批次料。

　　2、货物编码

　　在分类的基础上对各种材料进行编码，只要它出现在仓库就有相应的编码对照，同时，仓库物资摆放也可借鉴编码安排放置。编码方法可以按照首字母拼音顺序或者大类+小类+特定商品的方式，可以参照会计科目编码方法，如现金101，银行存款102。

　　3、做好四柱清册

　　四柱乃收补发余。各类业务要有相关凭证佐证，做到清晰可查。

　　现在科技发达，相关库存软件也可以被采用到实际工作中去。但是，无论是手工处理还是借助于软件处理，细心是不可缺的因素。希望对你的工作能带来帮助。

xuehua120

目前需手工进行处理的 已经很少 了 基本都上系统了   所有单据都出自于系统  ，需要手工操作的 就是 装订凭证   之类的了

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　　狭隘的料账管理仅在乎“料之账”，有价值的料账管理在乎“料之动”。
　　（一）料账管理的地位：料账管理并非成本管理、存货管理的最终目的，却是它们的主要内容和重要基础。好的料账管理，能较全面准确地反映或体现存货及存货管理的全部运动过程与结果。
　　（二）料账管理的目的：料账管理是公司资产安全、清晰和精益化管理的必然要求，其目的是为了合理疏通业务、真实反映存货流转。料账管理不应成为公司业务运转的障碍（就像预算管理与业务运转的关系一样）。
　　（三）料账管理的第一要求或结果：
　　1）“0差异”——账实平衡、账账平衡、账单平衡；（退而求其次：差异最小化）
　　2）“账连续”——出入有账、出入对应、出入连贯。

　　（四）料账管理的原则：“物随单走”、“账随单走”
　　（五）料账管理的主要前提：（从服务生产、响应客户的角度来讲）
　　1）业务、账务前提：物资流向清晰
　　2）业务、账务载体：单据完整连续
　　3）业务、账务出路：账套设置合理
　　4）业务、账务素养：人人想到料账
　　（六）料账管理的范围：所有存货，包括各类生产构件、辅料，一般包括原材料、半成品、产成品、在制品。我公司原材料和产成品涉及寄销物料等。
　　（七）料账管理的核心：单据管理

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学习了，很好

liu80

新手飘过，顺便学习

fsfcq

新手学习，谢谢分享

冯玲_KYRG

学习了，很好呀

cxiaoweic

常来看看！学习学习！！！