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设备材料的采购-仓储-领用制度
一、目的
（1）有效降低采购成本，提高采购产品质量；
（2）对物资供应市场的相关供应商及产品的收集、比较、考察、跟踪、评价，实现全过程采购管理；
（3）保证仓库存放设备材料进出有账可查，提高效率。
二、设备材料的采购
1、采购方式与合同形式
（1）甲供材料、设备的采购
由甲方（建设方，下同）直接负责的采购，并由甲方直接与供货方签订供需合同。
（2）甲指材料、设备的采购
①由工程项目承包方上报相关材料、设备的价格清单；
②甲方审核、调整；
③由工程项目承包方按甲方认定的品牌、价格与供货商签订供货合同。
2．采购计划的制定
（1）确定采购范围
根据项目合同的规定，确定采购工作范围。
（2）确定采购内容
采购内容必须包含：材料设备品名、规格型号、数量、技术参数及功能要求的说明、供货日期、供货地点、收货单位（收货人）以及联系方式。设备材料采购计划清单如下表所列。
表1 设备、材料采购计划清单
工程名称： 工程 采购方式：甲供
序
号 | 名称 | 规格
型号 | 数量 | 技术要求及说明 | 供货
时间 | 供货地点 | 收货单位或个人 | 联系方式 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
编制人： 项目经理： 时间：
（3）采购时间的安排
根据工程进度及业主的要求，确定采购时间。
（4）采购计划的审批流程
计划的审批流程：项目部提出采购计划——技术部进行标准和技术参数的审核——合同预算部对采购数量进行复核---项目经理签字——总工程师签字——项目主管副总签字——总经理签字
3.采购、供应工作流程
（1）甲供材料设备的采购与供应
①将制定并且审批好的采购计划及时提供给经贸公司；
②由经贸公司进行招标工作的组织及招标工作的完成；
③、经贸公司根据最终确定的中标结果，与供货方签定供货合同，协调办理合同相关事宜，合同会签按照公司制定的合同会签流程执行。
④因项目变化而调整进场时间的材料设备，项目部应提前14日报经贸公司、项目主管副总、总经理等，经同意后由项目部书面通知经贸公司执行，并报计划部备案。
⑤对不能按合同约定到场的材料设备，经协调无效后由经贸公司提前14日报项目部、项目主管副总、总经理等，由计划部备案，项目部、经贸公司执行。
⑥验收到场的设备材料，并办理相关验收手续。
（2）甲指材料设备的采购
①将制定并且审批好的采购计划及时提供给经贸公司；
②经贸公司根据会签完成的设备、材料采购认价计划单，寻找合格的供货方并在规定的时间内作出完整的认价报告。
③项目部将最终认价单报合同预算部、总工程师、项目主管副总、总经理等进行会签及审核。
④项目部负责将公司会签审核完成后的设备、材料采购认价单交工程项目承包方执行。对工程项目承包方拒不执行甲方认价单的将严格按照总承包合同执行。
三、设备材料的仓储
1.入库
（1）入库程序
仓库物资入库程序如下：
物资到库 ——采购员填写入库单、检验单，并通知检验员 ——仓库保管员根据入库单、采购计划清点数量，查看规格型号 ——检验员检验 ——库管员签字 ——仓库主管审核 ——办理入库—— 退回供应部
入库单如表2所列。
表2入库单
入库物品名称 | | 供货商 | | 数量 | | 入库日期 | | 物品原用途
| | 主办人签字 | | 仓库管理员签字 | | 部门经理签字 | | 备注
| 1、本人保证严格按此文件要求执行。
2、本人有责任在发现问题时，第一时间向本文件审批人提出修改意见。
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（2）入库手续
采购员完成采购任务，货到厂时应及时通知品质部检验员到仓库办理入库手续，其程序具体规定如下：
1 )、认真填写《检验通知单》，一式三联，并签署。
2 )、供货单位发票(符合国家税务规定)。
3 )、发货明细表。
4 )、质保书。
5 )、进口物资应附码头提单、装箱单、合同、发票四证齐全。
6 )、使用说明书。
7 )、公司领导批准的采购计划。
（3）一般要求
1 )验证的内容包括：品名、型号规格、生产厂家、生产日期或批号、保质期、数量、包装状况和合格证明等。
下列情况应严格把关，不准验收：
①无公司领导批准采购的。
②与合同订货单计划不符的。
③违反公司规定，采购员工作标准，没按规定进货渠道采购的。
④质量不合格的。
2 )经验证合格的，库管员办理入库手续；经验证不合格的，通知采购部进行交涉或办理退货。
3 ) 未经检验和试验或经检验和试验认为不合格的产品不得入库。
4)入库后，库管员应及时审核，在帐上记录产品的名称、型号、规格、批号、生产日期、数量、保质期和入库日期以及注意事项。
5）办妥后的入库单由库管员、采购员、财务部各存一联记帐。
6 )库管员应妥善保存入库设备材料的有关质量记录（验证记录、原始质量证明、检验报告单等），每月整理装订成册、编号存档并妥善保管。
2.存储
（1）根据不同类别、形状、特点、用途分库分区;保管要做到“三清”，“二齐”，“四号定位”摆放。
三清：设备材料清、数量清、规格清
二齐：摆放整齐、库容整齐
四号定位：按区、按排、按架、按位定位
（2） 保管物资应做到“十不”，即不锈、不潮、不冻、不霉、不腐、不变质、不挥发、不漏、不爆、不混、按物资保管技术要求，适当进行加垫、通风、清洗、干燥、定期涂油或重新包装，存放不当应及时改进。
（3） 贮存产品的场地或库房应地面平整，便于通风、阴凉、避免阳光直晒。
（4）库存产品标识包括产品名称或代号、型号、规格、批号、入库日期，由库管员用挂标牌的方法做出。
四、设备材料的领用
1.领用程序
设备材料领用程序如下：
领料员填写领料单 ——部门领导签字 ——库管员签字—— 仓库主管签字—— 发料
2.一般要求
1 ）保管员发料应按主管部门批准的领料单及计划限额进行发料；
2 ）对退货物资由领料单位办理，并做好登记，冲帐手续。
3）要注意审查各种领料单的合法性，有下列情形之一者，不准出库。
①凭单印签不符不全，批准手续不符；
②凭单字据不清或被涂改；
③未验收入库物资；
④发料应对保质负责，严禁发不合格物资；
⑤先进先出，后进后出。
4 ）实行一料一单。领料单表3所列：
表3领料单
领用物品名称 | | 供货商 | | 数量 | | 领用日期 | | 领用物品
作何用途 | | 领用人签字 | | 仓库管理员签字 | | 部门经理签字 | | 备注
| 1、本人保证严格按此文件要求执行。
2、本人有责任在发现问题时，第一时间向本文件审批人提出修改意见 |
五、仓库的安全事项
（1）物料包装完整且做好防尘工作；
（2）物料堆入不得靠近电源插座，通道保持畅通；
（3）物料不得直接置放于地面上避免受潮而变质；
（4）加强消防器材的保养、清洁及维护，消防设备区域不得堵塞；
（5）库管员每天下班须关闭电源、锁好门窗；
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