1、没有建立供应商电子档案制度
没有建立完整的供应商电子档案，不能有效管理供应商。无法建立计划采购制度和采购计划的有效执行。相关工作岗位和工作环节出现问题，不能有效的衔接工作，造成采购管理工作的杂乱无章，不能及时采取应急措施防范和降低风险。
比如于金龙被辞退的事件，表现在工作交接环节出现的问题，岗位业务无法衔接，造成“关键岗位人员”的不可替代现象，更严重的是无法采取应急措施防范和降低风险。
造成以上原因，是公司没有建立完整的供应商业务档案系统，缺乏对供应商档案管理的重要性管理。
若形成供应商电子档案进行报备，将供应商有关的商品信息、地址、电话、主要负责人、业务联系人、供应商品规格型号、采购价格、采购周期等相关信息进行完整的备份管理。即使关键岗位的重要人员，出现的特殊事情，其他业务人员也可以到电脑备查系统，查询到相关的信息，延续有效的业务管理工作，使公司相关业务管理工作，不因为某个人的情绪问题影响全局管理工作，就完全可以有效的应对上述恶劣事件的发生。
对应整改措施：建立完整的供应商档案制度，按照材料物资的分类要求进行分门别类建立供应商档案，可以划分为酒水类、饮料类、食品类、干果类、鲜水果类等等。
按供应商信誉稳定程度划分为：长期性供应商、一般性供应商。
将供应商详细基础资料收集录入电脑。做到应有尽有，详实充沛。
2、物资采购没有建立计划采购体系
采购目前实行的是每日早晨接到申报计划，然后马上进行采购工作，没有一个计划的平衡时间。使采购员整日奔波于蔬菜市场、水果市场、小食品市场，材料批发市场。造成采购工作过于繁杂，无形中增加采购工作的业务量。
没有形成系统管理的周计划、月计划、特殊纪念日、节假日活动的计划采购管理工作。
只有日提采购计划。即什么时间缺货，什么时间报计划，就去采购，计划工作无秩序、无系统。
必须建立科学必要的库存保险量，在保证一定的库存安全的情况下，进行稳定的经营管理工作。
对应采取的整改措施：加强采购工作的计划性，月计划、周计划、特别是节假日、纪念日的计划性等。比如香烟是周计划采购制度，酒类一般是月计划制度，水果、蔬菜一般按日计划或两三日的计划制度。
基层超市定期申报采购计划，采购部库管员结合仓库存量，上报采购部经理应该进行购买的计划。采购部经理再次依据库存及需求量及其它因素制定采购计划。比较大宗的采购计划必须经过“物价委”讨论商定；或经过相关“职能委员会”进行会商论证，综合意见、权衡利弊汇总，再向总经理上报请示。
3、仓库物资没有分类和定置管理
物资分类管理是仓储管理的基础，没有做到适合经营需求的物资分类，造成仓储管理杂乱无章。
在物资管理基础工作方面，物资材料的分类与其台账分类不一致。
在物资清查盘点过程中发现，没有做到适合经营需求的物资分类管理，物资清查盘点管理处于混乱状态。仓库物资随意堆放，没有按照物资分类进行定置存放管理，没有按照ABC分类进行财务和库存账目管理。在仓储管理软件里只能看见一个酒水库、低值易耗库。
在物资清查盘点过程中发现，酒精存入一般物资仓库、稀硫酸存入普通仓库，无特殊标识。非常不安全，且堆放在各种货物中间存在严重安全隐患。比如办公纸品、小食品干果应集中管理，注意防潮安全，经常扑杀鼠害，防止鼠虫咬嗑。
对应整改措施：建立库存材料分类管理、仓库材料定置管理制度。可以划分为：贵重商品、一般商品，酒水饮料、食品类、干果类，及低值易耗材料等。
4、物资采购验收入库存在的问题
入库验收制度职责不清，制度不明确。尤其当日采购蔬菜、水果都是每天清晨起早进行，现用现采，尽量保持蔬菜、水果的新鲜程度。成箱成包的蔬菜、水果送到店里，根本没有严格开箱拆包检查检斤。
比如七月份采购员薪酬被扣罚款事件，某日清晨采购一批的新鲜水果送到店里，店里果艺师没有严格开包开箱检斤验货，随意看货验收了事。到晚上用时更是拿了水果就用，上到果盘就送给客人享用，客人发现送到桌上的水果已经腐烂，根本不能食用。在桌客人立即没有了餐享娱乐的情绪，立刻提出退货、赔款的投诉。
此事件影响十分恶劣，严重危害了鑫达乐乐城在客人心目中的威信。败坏了多年来，点滴树立起来的诚信经营企业形象。
对应的整改方案：建立严格的材料入库验收管理制度，从根源上杜绝不合格材料商品的入库。一级对一级负责，责任明确。
5、仓库物资盘点存在的问题
物资盘点不到位流于形式主义，造成物资积压和资金浪费。尤其是低值易耗库存，长期没有进行盘点，资料不清、信息不详，缺乏管理决策的第一手基础资料。严重不能适应经营管理的需要，许多新买材料积压在仓库中没有使用。
例如大量高价灯具（太阳能路灯一个2000元左右），始终没有合理安装使用。大量货品堆积在仓库，公司没有组织相关人员对存量资产进行清查、鉴定。造成重复购买，产生严重损失浪费。对待处理资产的清查工作处理存在更为严重的问题，盘活资产也谈不上议事日程上。
对应的整改措施：建立定期材料盘点制度，必须有相关部门参加进行有效的资产盘点工作。而不单是账实相符问题，而是数量、质量是否是适销对路、对积压问题的调查分析，对紧俏商品的下一个周期的调研问题。以及积压材料如何盘活进行处理意见。
6、库存物资积压严重
多年来仓库因由于种历史原因造成物资仓库积压如山。有在建工程剩余的建筑水暖物资、及五金物资。应分门别类进行存放备用，或者及时清理变现，大部分积压待处理物资如果不及时处理变现，其损失更大。
在物资清查盘点过程中发现，营业部淘汰的物品如沙发、酒具、餐具、布艺、音响设备等，都一并存入仓库，占用库容。沙发、布艺饰品时间一久，落灰脏了，也就失去价值了。过时的电子音响、电脑设备随着时间变迁，其规格型号也就逐渐被淘汰，变现损失就进一步加大。
对应整改措施：除对酒水库存进行有效的盘点外，还要对低值易耗品库存进行认真的盘点清查，对一些周转性快、经常使用的材料作为一类；周转慢的、不经常使用作为一类，按照ABC库存材料进行管理。
积极盘活材料，对积压、待处理、落后淘汰的材料设备，进行主动找市场，寻买主，盘活有效的库存沉淀资产。
7、关于“生日蛋糕”问题的构想
店内营销政策规定：对于VIP顾客，生日到店里聚会，店里赠送：红酒一瓶、生日蛋糕一个。
由采购部负责到蛋糕店预订（打招呼了），店里发生业务时，由店负责人以后就直接去拿蛋糕了，而不是每次都由采购部预定购买。从今年5月份开始，到8月31日止，4个月的时间没有结账，没有去查看对方账目情况，及我方的记账详细情况，造成管理监督的失控状态。
对于VIP顾客过生日店里没有准确统计，生日礼品：红酒、生日蛋糕的赠送更是没有专人统计。采购部、财务部都没有统计欠款明细情况。
营销政策的思考：
对于VIP顾客，生日到店里聚会，店里赠送礼品，体现是亲情关爱，是联络感情，是投之以李、报之以桃的回馈；是对VIP顾客人格尊严的展现，是众星捧月豪情的独享；至于赠送什么礼品，是形式问题。
以店里的角度看待这个问题，应该是要的营销效果。即当时宴会激情气氛、是暖暖的惠赠的情怀，让在桌众人眼里闪烁着，对会场主角身份羡慕、嫉妒恨的目光。
应以我店里方便条件，处理赠送VIP顾客礼品的问题。比如现在赠送的红酒、比如赠送香槟酒等等。
再考虑一下有纪念意义的礼品，比如工艺品，比如带有二微码的纪念意义礼品都可以在考虑范围内。
而现在进行的订生日蛋糕，需要先去预订，保持蛋糕的新鲜，附近没有蛋糕店，路途又较远不方便。营销赠送政策推出，没有考虑蛋糕的制作问题。应该结合公司的实际情况谨慎出台，既要营销效果，又符合公司实际。从而达到少花钱、办大事、办好事、办最具影响力的好事情。
“生日蛋糕”问题虽小，折射出单位的企业文化底蕴，对业务管理的方式和态度，对业务流程环节的风险管控和防范措施，提升企业内涵管理的水平。 |
发表于 2014-4-20 16:13:03
