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一、目的
为规范各类机械设备备品备件及物料工具的管理，保障设备正常运行，满足生产的需要，特制定本规定。
二、职责范围
（一）本规定适用于公司各类设备备品备件及物料工具的管理。
（二）备品备件是指，维修保养设备设施所需的各种设备装置总成、构件、配件及其他，它们具有使用后仍具有实物形态；物料工具：是指在日常维修保养工作中经常使用消耗的材料、物品，以及维修保养人员工作中使用的各种借力器具、测量器具、加工器具等一些简单机械。
（三）本规定由总经办、财务部共同制定、完善，经总经理办公会审批后颁布实施。
三、内容
（一）需求计划的制定
1、年度需求计划
（1）各类备品备件、物料工具的需求部门应于每年年底根据下年度生产经营计划、公司设备维护保养计划、以及公司各类设备实际维护修理需要，制定本部门的“备品备件、物料工具年度需求计划”，计划中应确定各种备品备件、物料工具的需求数量、合理库存、质量要求、以及特殊供应渠道等必要信息。
（2）各部门应于每年年底向总经办报送下年度“备品备件、物料工具年度需求计划”。
（3）总经办根据各部门需求计划，综合公司下年度生产经营计划和总体预算，制定公司下年度“备品备件、物料工具年度需求计划”， 经分管领导审核、总经理批准后执行。
（4）制定部门需求计划和公司需求计划的部门，应在保障生产需要的同时，具有充分的成本意识，精心确定各类备品备件、物料工具的合理采购量和库存数量，确保需求和采购的数量平衡，做到库存材料无积压和短缺现象。对一些影响较大、故障概率较低、价值较高、订购难度较高或渠道特殊的备品备件，应预先制定采购预案，保证采购渠道畅通。
2、临时需求
对于年度计划以外的备品备件、物料工具需求，由使用部门会同总经办根据实际生产需求及库存情况形成书面采购申请，说明采购原因、明确采购物品名称数量、质量等级、规格型号等内容，经分管领导审核，总经理签字批准后进入采购程序。
（二）采购申请
备品备件、物料工具需求部门根据年度计划需求或实际工作需要，填写“材料物品申购单”，经总经办负责人复核、分管领导审核、总经理批准后，由采购人员按本规定组织采购。
（三）采购
1、采购原则
（1）采购物资应经过招标或比价来确定最佳的供应来源以保证供货的质量、时效和成本的控制。招标和比价应公开透明，并做好招标、比价记录。
（2）采购备品备件时应坚持质量优先，特别是关系生产安全的备品备件，必须核实厂家资质证书，符合国家标准。
2、采购程序
（1）采购人员在收到审批后的“材料物品申购单”后，按照采购原则要求实施采购。
（2）采购时应有两人以上共同参与，除零星采购以外必须签订购销合同。
（3）签订购销合同后，采购人员要及时督促供货商按合同要求按时、按质、按量发货，直至完成货物的验收、入库。
（四）验收、入库、报销
1、采购物资到货后，采购人员应办理验收入库手续；相关使用部门和仓库管理员应对采购物品进行验收，对所采购物品的品种、数量、规格、质量执行标准、价格以及其他要素逐项查验、记录。
2、如发现所采购物品不符合合同规定或相关质量标准，相关使用部门和仓库管理员应拒绝收货（对仅为数量不符的，可据实入库），并通知采购人员办理退、换货或补货手续，同时将验收情况书面报送总经办、财务部和需求部门负责人。
3、验收合格后办理入库手续，仓库管理员在“存货管理系统”录入所购物品的品名、规格、型号、数量、金额，并打印入库单（两份）由验收人员及总经办和需求部门经理签字确认，一份交采购人员用于报销，一份由仓库管理员留存。
4、采购人员凭经验收人员及总经办和需求部门经理签字确认的入库单，到财务部办理采购报销手续。
（五）保管
1、物料入库后，仓库保管员要严格按备品备件、物料工具的品种、规格、性能储放，做到大件不占地，小件都上架，件件有标牌。
2、对入库的物料，仓管员应该统一分类进行标识，同时在仓库物品保管登记表中登记物料的规格型号及入库日期、存放地点等相关信息，对有有效期的物料要特别注明。
3、维保工具可分成个人领用随身小型工具，部门领用大型公用类工具。对个人领用工具要做好登记，对大型公用类工具要做好领用和归还的管理。仓管员对所有工具进行登记造表。每季清理、整理一次，按可用、在用、废旧、报废情况登记造表上报公司财务部销帐处理。
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