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昆峰重工仓外物资管理控制制度（草案）
一、目的
鉴于昆峰重工（苏州）有限公司目前仓库面积狭小，又于行业规模的限制，大多数外购物资、自制品、委外品、产成品只能堆放于车间或厂外厂区附近（简称仓外物资），这给仓库物资管理带来了极大不便，具有非常难以管理控制的特点。一方面，仓库库存不能及时反映给采购、生产等部门；另一方面，仓库账务的混乱，导致财务核算的混乱，不能真实反映仓库存货收入、发出及库存成本，不便于管理层作出正确决策。特此制订本制度，明确权责，规范流程。以达到仓库账卡物相符，保证公司财产物资的安全完整性。
二、职责
1.采购人员负责采购入库通知单或委外入库通知单的主要填写；
2.仓库人员负责仓外物资的入库管理和月末仓外物资的盘点工作，负责分发出入库单据给各部门，编制仓库物资收发日报表、仓库物资收发存月报表、盘点报告表、盘点差异报告表等；
3.生产部门或车间主管负责仓外物资的出库管理，负责收集委外发料、销售出货、内部调拨、报废出库等业务原始单据，并登记《仓外物资出库登记表》。月末需协助配合仓管人员盘点本区域的仓外物资。
4.财务部负责不定时对仓库仓外物资的抽盘工作，检查仓管人员每月末对仓外物资的盘点落实情况，以及仓管人员对仓外物资的管理保管水平。若发现差异编制盘点差异报告表上报管理部，日常核对仓库出入库单据，月末根据仓库物资收发存月报表结转物资发出成本，编制收发存金额月报表等。
5.其他业务部门在发生仓外物资出入库需求时，应提请出库管理（车间主管）、入库管理（仓管人员）的相关人员审批，经同意后方得办理仓外物资出入库手续。
三、程序
1.入库管理
无论是对外采购物资还是委外加工物资在进入厂区前，都要通过仓库及时办理入库手续方得放行。鉴于昆峰公司有新旧两个厂区，且有一定的距离，故本程序在仓库人员配置原则上至少不低于两人，分别负责两边厂区物资的收发盘存。考虑到人力资源成本，其中一名可由生产车间人员兼任，但其责任应追溯到该仓库管理人员。
物资入库的基本流程是：采购下订单给供应商或委外厂商——>供应商装车携送货单送货——>供应商送货到厂区找采购经办人——>采购经办人根据采购订单和送货单内容详细填写采购入库通知单或委外入库通知单一式四联——>供应商带此一式四联通知单和送货单到仓库办理入库手续——>由仓库指定暂放区并通知相关质检人员先行进行货品检验（对不合格品当场予以退还）——>由仓库指定存储地点对合格品进行验收并填写通知单实收数栏（若实收数与应收数不一致，仓库签收送货单时应在送货单相应备注栏注明实收数）——>仓库完成入库验收后应撕下通知单第四联供应商联交供应商反馈信息——>仓库根据入库通知单上内容（含单据号、入库单价、金额等）登记仓库日报表——>仓库完成仓外物资每日入库登账工作后应于物资入库的次日上午十点前将入库通知单第二、第三联采购联、财务联及时送交给采购、财务部门（第一联仓库联由仓库负责保管）——>供应商请款时由采购部门填写付款申请并附上送货单、入库通知单第二联采购联及其他对账资料作为财务与供应商结算付款的依据。
备注说明：
（1）仓外物资由仓管人员指定存储位置入库后，车间或其他部门人员要搬动仓外物资的，必须口头或书面通知该仓管人员后方可挪移仓外物资，对于不通知或忘记通知的，仓管人员可将该部分计入盘点差异上报管理部，该差异部分作为公司经济损失由车间主管承担完全责任。
（2） 入库通知单之所以由采购部负责填写，主要基于以下原因：
A.让采购直接参与到物资入库过程中来，即时跟踪采购订单的完成执行情况；
B.由采购负责填写入库通知单的单价、金额，可直接算出物资采购成本，一方面免去了采购每月的物资暂估业务，另一方面便于仓管人员通过入库物资的金额大小明确自己的保管责任大小，因为损坏丢失公司物资是要照价赔偿的。
C.由采购通知仓库入库，采购负责应收，仓库负责实收。则物资入库风险由采购、质检、仓库等几个部门共同承担，权责明晰，便于找出问题原因。
（3）对于入库时采购人员不愿意填写入库通知单，或填写的入库通知单内容不完整（比如没有采购人员的签字，采购订单号、单价、金额没有填写等），仓管人员可拒绝入库，拒绝办理入库手续，必要时可将该情况上报管理部，以维护自己的权益。
2.出库管理
针对特殊物资，特殊管理的原则，本程序对仓外物资采用双保管责任制，即入库段管理由仓库负责，出库段管理由车间负责，期末通过盘点对比差异查找原因并校正数据。因为仓外物资的出库有生产领料、委外发料、销售出货、内部调拨、报废出库等多种不同形式，所以需分别予以考虑。
1）生产领料
当车间生产有物料需求时，车间生产人员应将需求报告给车间主管，由车间主管根据技术部提供的物料清单（BOM）计算出物料实际需求数量，车间生产人员根据物料实际需求数量领取仓外物资，同时车间主管根据物料实际需求数量逐日逐笔详细登记《仓外物资出库登记表》。当车间生产人员反映仓外物资不足领用时，车间主管应根据反馈信息更正《仓外物资出库登记表》中实际领用数量，同时告诫车间生产人员不得多领用仓外物资。
备注说明：当车间生产有物料需求时，车间生产人员需经过车间主管审核同意后做好记录方可领料，任何人不得擅自在现场取用仓外物资，希望各车间主管约束好自己的员工。
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