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医疗耗材库房管理的心得与经验,医疗耗材库房怎样管理

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  医疗耗材种类繁多,部分耗材在库存条件上还有严格的限制,管理起来总是难以掌握,如果说只要简单的应付,自然是轻松自在,但是想要管好就不是一件容易的事情。

  

医疗耗材库房.jpg

医疗耗材库房.jpg


  首先对于整个的库房,要进行分区,划分出办公区和耗材存放区。办公区和存放区要严格分开,办公区用于打印入库出库票据,存放单据和材料检验报告资质等文件资料。
  存放区要安装排气扇和空调,耗材时刻在释放有毒气体,要随时保持空气畅通及适宜的温度湿度。耗材存放区还要分成待检区、合格区、不合格区(退货区)。待检区用于放刚收的货物,待库管和采购验收合格,入库后进入合格区存放;若存在包装破损,效期近等质量问题即进入不合格区,由采购及时联系供应商退货。合格区按大类进行分区存放,如输液器,注射器,手套(薄膜手套、乳胶手套、灭菌手套),棉签,手术垫单,采血管,麻醉呼吸(麻醉包、镇痛泵、螺纹管等),妇科专用(避孕套、产包、扩阴器),骨科专用(石膏、固定带、拐杖),消毒品区等;这些要求存量大,各个科室使用也快,划分的区域要大,以保障临床科室使用需求。还有些使用量小,但必不可缺,如针线,手术刀片,尿管,T管等型号要求要全,量小,可以使用展示架存放便于及时找到货物。
  同时各个分区要有明显的标识,分区之间要留有一定的间歇,主通道要可以过小的地牛,建议留足两米,可以用斑马线明确标识。存放区显眼的位置要有禁烟禁火标识,要按规定放置一定数量的灭火器;还要放置一定数量的捕鼠器,防止老鼠破坏耗材;同时要做好防盗措施,各个窗户要做好防护网,随时关门和窗户。

  其次库房管理很重要的一环就是各种账目。如果账目做不好,其他的做的再好,也是枉然。要正确处理好账目问题,首先要严格把好入库关,我想有以下几个问题一定要注意:
  1、有时候来货的时候没有单据;
  2、新的货物不知道价格和供应商,搁置以后忘记入库;
  3、入库的时候,敲数量的时候出现失误(如3盒入错成3个;或者多敲了个0)。这些都导致后面账目混乱,所以入库的时候最好库管入库,采购审核,一是新来的货采购知道价格和供应商,二是对入库的单据采购可以审核价格数量供应商,三是对有破损的及时处理,四是如果出现缺货两个人可以有个证明。
  4、所有的由他们科室直接收的货。如皮肤科,检验科,口腔科,手术室骨科材料等 ,发票及清单先由他们科室负责人核对无误,签字后,在到我们这边入库,出库。免得后面出现错误难以修改不好处理。人无完人都会出错;所以要监督和审核,这样入库工作形成一个闭环回路,那么出错的概率就大大降低或者不出错。如果我们严格把好入库关,那么账目就会清晰,后面的工作就会简单。

  第三出库的问题,货物到货后要及时验收入库。这样做好方便后面的出库工作,以免出现科室来领货,还没有入库,科室已经没有用的,领走后,账目出现差错。现在临床科室可以使用his系统的申领,那么就要求我们的工作做的更细,要把型号不同的严格分开,不能再笼统在一起,申领后我们要及时打印单据准备货物,核对数量种类无误后出库;要尽量安排不要一次来太多的科室领东西,防止东西领走,而没有下账。尽量要求科室使用申领,这样可以避免出库出现差错。
  若做好以上各点,那么工作也是自然轻松逍遥,乐的自在。其实无论什么工作,都有其规律和细节在里面,细细观察,耐心总结,就可以发现一却事情都是简单的,若闲来无事,建议大家都可以看看管理类的书籍,事事都涉及到管理的东西,开卷有益。

  下面,附上我们正在使用《医用耗材库房管理制度》,以供各位库友参考:

  1、目的
  为及时给临床提供合格的产品,防止不合格产品用于临床,确保医疗器材产品在库存期间质量稳定可靠,配合临床工作能顺利进行,现对医疗器材库房管理规定如下:
  2、适用范围
  医用耗材库房管理制度。
  3、职责
  3.1依照医院库房要求,对库房设施进行设置,保证医用耗材的安全保存。
  3.2负责入库验收、耗材领用、出库发放、结账以及日常巡查工作。
  4、库房设施设置
  4.1库房要配备相应的防火、防潮、防虫、防盗等设施,如:货架、地排、灭火器、温湿度计等。保持库房通风安全,确保物品不发生霉变,库房内保持清洁整齐,道路通畅,不得存放私人物品。
  4.2三不靠”原则:产品存放不靠顶、不靠墙、不靠地。
  4.3合理分区原则:库房要合理分区,待验区、合格区、不合格区。
  4.4 库房一次性医用耗材归类,有相应的货位号和标识,与物资名称一致。
  4.5 外人不得擅自进出库房,保管员离开库房时,要关好门窗,保管好库存物品,防止盗窃。
  5、工作程序
  5.1入库验收
  5.1.1所有医用耗材均需进行入库管理,库房保管员对产品型号、数量、有效期和生产日期进行确认检查。对直接送货至使用科室或安装现场的,采购人员应与库房保管员一起验收物品,库房保管员办理记账手续。
  5.1.2产品入库后应及时登记批号等有关信息,进口产品需附上报关单,记录在电脑软件中。
  5.2耗材领用
  5.2.1各领用科室及部门需指定专人作为部门领用人填写请领单及领取物资,并且需再另指定一人为备用领用人,处理领用人休假及外出公干期间的领用单填写及物资领用事宜。
  5.2.2 部门对于待领用物资须提前在网上填写请领单,并于五个工作日之后领取物资。对于需定做及较长时间才可到货的物资,须提前一周或以上填写请领单,待货物送达后再通知科室来领取。
  5.2.3部门月采购计划网上填写开放时间为:每月15日至25日,各部门需在该时间段内完成请领人单据填写及部门领导审批工作。对于采购计划,各部门应结合科室实际月用量及物品存余情况,务必做到单据的及时、准确、有效。
  5.2.4请领单一式三份,物资出库并分发至部门完毕后,经提货人及部门领用人签字后,一份留设备科库房保存,一份交部门领用人存档,一份留提货人。
  5.3出库发放
  5.3.1库房管理人员应对将出库的物品型号、数量、有效期进行检查,确保物品安全。做好物品领发日记和库房明细账,对需要进行管理的物资建立详细的电脑档案资料。
  5.3.2 所有产品发放应遵循先进先出原则,所发产品的包装应完整。
  5.3.3保管员应及时做好结账工作,做到日清月结,保证帐物相符。
  5.4日常巡查
  5.4.1 仓库内应保证合理的库存量,防止供应中断或积压浪费。如发现物品失效期在三个月内或六个月不领用的物品,应通知部门负责人和请购部门。特别是用于临床、抢救所需产品,要重点巡查。
  5.4.2 库存产品应分类存放整齐、标志清晰。对有特殊要求的物品要按规定条件储存。
  5.4.3 定期记录库内的温度和湿度,根据温湿度情况,采取相应措施以保证产品质量。
  5.4.4定期对库存产品进行盘点核对,做到账物相符。每年需对账面库存物品进行核对,计算出盈亏数量和盈亏金额、生成盘存表,上报医院备案,以备上级部门审计。
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  与楼主的工作类似,我也来分享一篇医疗耗材库房管理的资料,希望能对楼主的文章进行补充,让更多的库友参考:

  医疗耗材库房标准化管理规范

  医用耗材:是指经常使用的一次性卫生材料、人体植人物、消毒后可重复使用且易损耗的医疗器械。麻雀虽小,五脏齐全,医用耗材库担负着全院诊疗需求的所有物质,是保障诊断、治疗工作顺畅运行的一个重要部门。在当今信息化的时代,随着临床各项高新技术的开展运用,例如介入、人工脏器置换等普及,各种高值医用耗材的不断出现,耗材的品种规格繁杂、价格差距悬殊、需求量在逐年增加,采购量也成倍增长。医用耗材库的库存、流转量不断攀升,工作繁杂,工作量也加大。如何加强耗材库的科学管理,减少库存积压,降低管理成本,加速资金周转,保障临床供应,是每位医用耗材库房管理人员的职责所在。下面介绍多年来我在医用耗材库房管理工作中的一些做法和体会。

  一、医用耗材库房的管理
  医用耗材是用于医院的诊疗,直接作用于病人,甚至须植入人体。它的存放要求不同于普通商场、超市的库房存放,需要有一定的温度、湿度及摆放要求。
  1、库房应空气流畅、光线好,温度应保持在20℃、湿度在70%,以防医用耗材发霉变质。我院耗材入库后全部摆上货架,杜绝了地气对耗材的浸湿,冬夏两季使用空调调节室内的温湿度。
  2、对温度有特殊要求的物品如生物蛋白制剂、血气测试片、心包补片、异体真皮等按产品的温度要求存放在冷藏柜中。
  3、库房可分为2个区域:合格区和待处理区。合格区:指验收合格的医用耗材根据品名、规格、分类摆放的区域。待处理区:指验收时发现货物有问题需要退还或与厂家更换的医用耗材摆放区。
  4、货架与货架之间的设置应保证一定的宽度,便于空气流通和耗材的取放。为避免医用耗材摆放过期,耗材摆放时我们按入库时间的先后顺序进行。先入库的放在上面或前面,后入库的放在后面或下面,确保先进先出、效期近的先出、效期远的后出,推陈出新。
  5、坚决贯彻零库存的模式,量出而入、按量采购,对有些科室采用物流式的配送供货,利用最小资金、库存,达到最大的效率。

  二、医用耗材的采购申请
  1、库房申请:
  对于经招标确认的常规医用耗材,库房管理人员根据库房内医用耗材的存储量、各科室耗材使用消耗情况和对医用耗材的电话申请需求量,定期填写采购计划申请表,每周二次交给采购人员进行正常采购补充进货。既要保证临床科室医疗工作的需要,又要合理运用流动资金,减少库存的积压。
  2、科室申请:
  我院严格规定:各科室不得自主购进医用耗材,防止医疗秩序混乱和引发医疗事故,影响了医院的医疗信誉。对一些未中标和新品种的医用耗材,诊疗中确实需要;另一种是专科使用在同种类型的医用耗材中价值较高的,一般不宜在库房存储的医用耗材;在临床需要使用时,必须由使用科室负责人向设备科递交书面申请报告。设备科接到申请后,报主管医疗器械的领导逐级审核、批准后,由采购人员进行采购。在采购验货过程中,还应按医疗器械管理法规的要求来检查各供货商的“三证”是否齐全,并将“三证”交由采购人员集中存档保管、以备相关部门审查。

  三、医用耗材的入库管理
  供货商接到医院采购通知后,及时将货物送到医院库房,要求做到送货单齐全,发票随货同行。库房管理人员依据采购申请单,查看发票上的信息,对到货的医用耗材进行验收:货物包装完整,品名、数量、厂家、生产日期、消毒日期、有效期标识清楚,进口产品包装上要有中文标识,产品检验合格证书、相应批号的检测证书,经过检验合格后方可入库。如在验收中不合格,可当场退货或存放待处理区等待退换货处理。所有耗材的产品检测证书收集归档以备相关部门审查时用。
  在实际工作中我们往往会碰到货票不能同行这类情况:如供货商在外地、供货方没货临时从它处调货、月初税务部门发票结算、临床上突发事件或手术急需要求货物随时送达等等而发票滞后;另外为了减少库存和资金占用做到随进随出,库房的货物进出量巨大,同一供货商可能在短时间内数次接到订货送货通知,为图省事或经济效益因素往往集中开具发票;也造成了货票不能同行,这样容易给库房管理工作带来了混乱。对于上述情况我们严格要求库房管理人员必须将未到发票的货物品名、规格型号、数量、价格、供货商等及时做好记录,以便发票送达后进行核对入库。

  四、医用耗材请领出库
  由各科室负责人填写请领单到库房,经审核批价后,由库房管理人员照单发货。
  在工作中我们时常遇到下列一些情况:
  1、由于不同部门对同一种产品可能有不同的称呼,或对所领的产品、价格不清楚,就会在领用耗材时出现混乱,错领、错发货的现象时有发生。
  2、有些医用耗材临床需求较急,供货商送到立即被领走或直接送交临床,无法及时办理入库、出库手续。由于工作繁忙,库房管理人员极易出现临床上领单未开或发票不能入库的遗漏现象。
  3、某些科室负责人在领用耗材上缺乏周密地计划性,随意性大,随用随领,甚至一天内开具请领单数次,极大地扰乱了耗材库的工作秩序。
  4、某些科室负责人总是以手术急需、工作繁忙、临床第一等理由,随便让他人开具领用单或出具借条来领用耗材,严重违反了医院医用耗材领用管理制度。
  针对上述情况,为了进一步加强医院医用耗材的管理,规范耗材的请领出库流程,更好地服务于临床。由设备科起草,院领导批准,在2009年7月20日出台了设备科医用耗材库耗材的领用管理规定。规定①每周一、五全天,周三上午半天为各科室领用耗材时间,周二、周四为耗材库补充进货、盘库时间。②耗材领用单应由科室负责人开具,或由科室指定专人开具,其他人员一律不得自行开单领用耗材。③所有耗材一律持三联单领用,不得以借据的形式借用。④各科室应有计划地备齐当月(周)所需常用耗材或一定基数的急用、抢救用耗材,并定时补足相应的基数数量。
  规定出台后,得到科室的理解、支持和配合,有效地杜绝了频繁、无计划地领用耗材现象;杜绝了冒领、私用耗材的情况发生。
  鉴于我院医用耗材管理软件目前和全院不能联网的问题,库管人员和信息科、财务科等相关人员对耗材的品种、分类、编码,统一了规范化称呼。平时和领用耗材出库时间与相关人员进行沟通、宣讲,减少和避免了耗材错领、错发情况。
  对于将耗材直接送到临床使用或送达库房后立即被领走,没能及时办理入库、出库手续的医用耗材,我们要求各供货商及时将此类耗材的信息提供给耗材库管理人员,进行登记备案,待发票和相关手续齐全后核查,再通知相关科室办理入库、出库手续,避免了领单漏开或发票不能入库的现象发生。

  五、高值耗材的管理
  高值耗材通常是相对普通低值耗材而言,一般指分属专科使用、直接作用于人体、对安全性有严格要求,且价值相对较高不宜存放库房的医用耗材。而且有相当部分是植入材料,一旦出现质量问题,极易引起医疗纠纷。所以加强对高值耗材的管理是耗材库管理人员义不容辞的责任。
  1、高值耗材品种繁多,材质多样,规格型号复杂,专业性强。其中很多耗材只能根据患者手术中的实际情况才可确定材料的型号及规格,具有反向物流的特点。依据其使用特点,实行先使用(零库存或科室二级库存、手术跟台等方式)后入库(临床使用后将发票、领用单送设备科耗材库做帐)的管理方式。虽然先使用后入库的反物流方式增加了供货商的送货次数,但可有效发挥资金效能,减轻医院的资金压力和降低库房的管理难度。(传统的供应模式是采购→库存→发放,造成大量资金积压,增加了库房的管理难度。)
  2、为了保护患者的利益,维护医院的权益,为医患纠纷提供有效的法律依据,我们要求临床填写高值耗材的使用明细清单。清单上须有耗材的名称、使用数量、规格及型号、手术日期、病人姓名、住院号、诊断、病区/床号、手术医生、巡回护士、供货商的签名等,同时要求厂(商)提供病人已使用的高值耗材(如封堵器、PS球囊、颅骨锁、漏斗胸矫型系统、钢板、螺钉等)的条形码或序列编号,贴在明细清单上并保存。耗材库管理人员必须凭耗材发票、临床请领单和已用的高值耗材明细清单,方可进行入库、出库。缺少一项或高值耗材明细清单上无签名、漏贴条形码或序列编号的应及时采取补救措施纠正,否则不予付款,并追查当事人的责任。

  六、信息化管理
  我院几年前耗材品种较少,出入库量不大,人工登记、手工记帐即可满足要求。随着医院的发展和不断扩容,耗材品种繁多,出入库量剧增,有时还会出现许多突发问题,传统库房管理模式已不能适应当前库房的管理要求。2004年八月我院启用了方便快捷的软件程序来管理医用耗材的入库、出库,它便于即时查询耗材的各项数据(如入库量、出库量、库存量、价格、费用、供货渠道、各科室具体消耗数量等),极大地解决了医用耗材库房管理中的系列难题,提高了工作效率,加强了对医用耗材在医院流通过程中的监管,提高了帐物相符率和医用耗材的质量管理。

  七、医用耗材库房盘存工作
  库房盘存工作也是医用耗材库房管理中的一项不可缺少的工作。在工作中耗材库管理人员必须做到医用耗材帐物相符,定期对库存物品进行请点盘查,一般为每月一次,同时打印列出医用耗材的库存清单。操作方法:由2人用人工的方式对库中的实有物品进行逐一清点,将实际物品数量与库存清单相核对,帐物不符时及时查找原因,进行纠正,并进行盘存盈亏登记,使其与实物相符。对一些特殊医用耗材可不定期地、选择性地进行清点、盘查,以便掌握时间段内其使用消耗量和确定应有的库存数量。同时还要将每月的库存清单打印装订,归档保存,以备审核。
  随着我院的不断发展和规模的扩大,医用耗材的需求量、品种越来越多,管理难度及压力也将越来越大,对库房管理人员的要求也随之升高。为了进一步做好医用耗材的规范性管理工作,提高自身管理水平,我们要认真学习医用耗材方面的专业知识和相关临床医学理论知识,发掘医用耗材管理的先进理论,向兄弟医院学习取经,并妥善处理好与临床之间的沟通、服务与管理关系,使我院医用耗材库的管理工作更加合理更加完善。
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