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采购入库、部门领料都很乱,仓库怎样才能保持账实相符?

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我所在的仓库我管辖范围是工器具、油品、化工物品,我们公司自己有一套系统入库。但是因为采购部入库不及时,都是实物入库以及实物出库,或者部分系统入库系统出库,一个月之中会来很多批货或者很多东西出库,只有各个部门的手工票据。
我只有等采购部系统办理入库后才能用系统出库,我就必须查以前的手工票据,但是一张手工票据上有可能只有一样东西入库,那么只有一样东西能系统出库,还有就是明明是一样东西但是每次来的名称都不一样或者品牌不一样,这样我做的手工帐就与实物也不相符了。
还有就是部门以前领用时只登记他们知道的名称,型号也不写,这样我就不知道出库的是什么,系统账也不敢下,还有就是我根本就不知道还有多少没有入库的东西,而我现在仓库内的东西是已经入了系统库的还是没系统入库的现在我的手工帐和系统账全是乱的~大量的盘盈和盘亏~这个怎么办呀~
求各位大神教教我呀~先教我把我的各种账弄平了~然后在帮我理出一个流程~以后不用这么乱~求求你们了。
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实物先入库,我们就用手工帐的啊,等票据来了之后,在入录系统中去的
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看你的描述,和我这边的很相似啊,一块很大的心病啊不知道你现在解决的怎么样了
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