为加强库存材料管理，更加明确材料出入库及核算等管理要求，切实提高财产物资的使用效益，现对学校库存材料管理提出以下要求：
一、提高认识，增强材料管理意识
管好用好库存材料，是维持学校正常教学秩序，圆满完成各项工作任务的重要保证。学校从领导到管理人员要切实提高认识，转变重资金，轻资产的观念，将资金和资产放到同等位置上进行管理。学校购入的物资，凡是达不到固定资产核算要求的都应作为材料进行管理。
二、理顺关系，建立科学管理体制
学校应安排专门人员对材料物资进行管理，认真执行“统一领导、统一计划、统一采购、统一保管”四统一管理规定，在学校统一领导下，由总务处、财会室、保管员分工负责，各司其责，形成完善的管理网络。
三、健全制度，规范材料日常管理
材料的科学管理和使用，防止积压和浪费，是学校财产物资管理的重要环节。各学校要从材料的购买、验收、入库、保管、领用到盘点，都要建立健全严格的管理制度，完善出入库手续，注重节约，提高材料的使用效益，确保材料的安全与完整。
1.加强采购计划性。
学校物资管理部门要在认真研究的基础上，根据年度需求量和储备量，结合当年经费情况与材料库存状况，综合平衡，编制年度材料需求计划，提请主管领导批准后，按规定程序组织订货。
材料物资储备应本着既保证教学、生产、维修等工作的需要，又高度节约的原则，科学确定材料的库存量，避免闲置、积压、重复采购等现象的发生。
2.重视库房管理。
学校应设立单独库房进行材料管理，注意加强防火、防盗、防潮、防腐等安全措施，严防损坏、变质、丢失等现象的发生。物资保管要规范，仓库布局合理，物资分类上架，摆放零整分开，整齐有序。
对贵重稀缺物品应加强保管，精确计量和记载，并应定期查对。对易燃、易爆、剧毒、放射性及其他危险物品的保管应按照有关储存管理规定执行。要及时处理库存积压呆滞材料，做到物尽其用。
3.强化节约意识。
为保证日常消耗和维修需要，对常用材料和专用物品可限量领用，除有特殊情况外，应实行以旧换新制度，对回收的旧物资要进行维修再利用，注意点滴节约。
使用单位对领用物品应有专人负责保管，并做消耗记录；特别是对贵重稀缺物品和耐用物品应加强管理，定期核对，以防流失；对调出人员使用的物品以及多余不用的物品应办理退库手续。
4.完善出入库手续。
材料的出入库要有严格的审批手续。材料管理部门收进材料，根据原始凭证验收无误后，填制材料“入库单”，一联由保管员作为登记材料明细账的依据，一联连同购物发票（暂未结算的要有配货单）送会计部门入账。
发出材料时由仓库保管员开具“材料出库单”，由相关人员签字后方可出库。仓库保管员根据材料出（入）库单，顺序录入材料管理系统，利用软件进行管理。每月底由仓库保管员打印出“库存材料对账单”、“入库汇总表”、“出库汇总表”、“库存材料明细表”一式两份，一份连同“材料出库单”送会计部门入账，一份作为登记材料明细账的依据。
年末要对材料进行实地盘点，以保证账实相符。发生盘盈、盘亏情况，属于正常的增盈和消耗，要按照实际成本，作相应的增加和减少账务处理；属于人为的责任损失，应按规定承担相应的经济责任，赔偿损失。
5.加强核算科学性。
学校财务部门要对材料的采购、入库、领用等情况，及时进行记账、核算，充分发挥会计的监督职能。对材料采购计划的执行，材料价格，库存状况，资金占用，修旧利废等物资供、管、用管理效果进行监督。
购进材料未付款时（附有配货单），借记“材料”账户，贷记“应付及暂存款（有关明细科目）”账户；付款时（附购物发票），借记“应付及暂存款（有关明细科目）”账户，贷记“银行存款”账户。材料出库时借记“事业支出（有关明细科目）”账户，贷记“材料”账户。每月底与仓库保管人员核对总账和明细账，做到账账相符。要把材料资金管好、盘活，最大程度的提高材料的管理效益。
6.规范账簿管理。
学校要设立材料明细账，账簿第一页为汇总账页，后面为分类明细，分类明细可分为七类，分别是维修材料、生产材料、实验实习材料及药品、医疗卫生材料及药品、燃料、办公用品、其他用品，各学校可根据实际情况酌情设置。每类前首页要设置本类汇总账页。
材料的管理是一项涉及部门多、管理周期长、任务艰巨的工作，这就要求在学校的统一领导下，各个职能部门各司其职，分工负责，确保学校材料计划采购、合理使用、高效节能。 |
