企业电子文档管理办法，对电子文件收集、鉴定和归档

王萍萍

　　随着计算机网络技术的发展和办公自动化的普及，电子文件应运而生。在企业中，伴随企业信息化程度的不断提高，电子文件也日益增多。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点，使得无纸化办公成为现实。

　　如何对电子文件收集、鉴定和归档等环节实行全过程管理与监控，保证文件管理和档案管理工作的连续性、科学性，是企业档案部门面临的新课题。

　　一、明确电子文档的生命周期

　　电子文档的生命周期是电子文件从其形成、在组织内部处理与传输直到最后销毁或经归档进入档案部门相应的流程和步骤，电子文件的形成产生是前端，处理、鉴定、整理、编目等信息处理过程是中端，永久保存或销毁是未端。把整个生命周期划分为若干阶段，使每个阶段都有其特定的功能与价值形态，从而把电子文档管理变得经济、有效、容易控制。

　　二、电子文档的管理原则

　　电子文档管理原则是在管理电子文档的过程中，为了保证电子文档真实、完整、安全和有效利用而遵循的行为准则。

　　1．全过程管理原则：对电子文档的形成、处理、收集、积累、整理、鉴定、归档和保管、利用等各个环节，建立一整套科学、合理、严密的管理制度，并严格执行管理措施，从每一个环节杜绝信息失真和隐患，维护电子文档的原始性、真实性，以保证电子文档在其整个生命周期受到严密的控制。

　　2．前端控制管理原则：前端控制是针对电子文件自身的特点，防止失误，控制差错的最佳时机，把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程，可以有效防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏，确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读，提高管理效率。

　　3．电子文档的真实性原则：电子文档真实性是指电子文档的内容、结构、背景信息等经迁移、传输后须与形成时原始状态一致。真实性是保证电子文档行政有效性与法律证据性的基础，是电子文档反映历史真实，具有价值得以作为企业管理记忆长久保存的前提。

　　4．电子文档的可读性原则：电子文档的可读性是指电子文档经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后，应能够以人可以识别、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。

　　三、开发电子文档管理信息系统

　　电子文档管理信息系统不是对手工管理流程的简单模拟，而应该是本着更科学、更合理、更有效的原则对文件和档案管理进行“业务流程重构”，将“文件处理系统”与“档案管理系统”进行无缝连接，实施“文档一体化”管理。

　　通过建立电子文档管理信息系统，可以对电子文档生命周期的各个阶段进行管理与监控，可以记录在电子文档生命周期过程中的所有处理活动，确保电子文档的真实性、完整性与可读性。建立文档管理系统之后与原电子文档管理模式的区别如图示：

　　1．电子文档的特点

　　(1)资源共享，远程检索快捷，提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案，必须到档案室办理借阅手续，借阅后如需复制档案，还需办理审批手续。在电子文档管理系统中，储存电子文档的信息数据库是共享的，用户可通过电脑在网络上按权限直接查找并选择档案信息，进行远程浏览，并可方便地复制和存储。

　　(2)操作方便，简单易行，自动分类组合，便于管理。纸质文件的分类和组卷花费了档案人员、兼职资料员大量的时间和精力，每～卷档案都需要档号、装订、页码、装具来固定，而在文档管理信息系统中，不同的用户可以根据不同的需要，利用系统对电子文档进行迅速、有效、多角度的整合，文件与档案的界限已不复存在，文书处理人员、技术人员和档案管理人员共享一个电子文档管理系统，电子文件一旦形成，可以马上储存，随时归档。

　　(3)鉴定的内容、标准和方法的改变。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值的可读性，原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息也将会不断地修改和补充，故而很难对其划定固定的保管期限，再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证，其鉴定、管理方法亦无定论。

　　(4)容量大，体积小，节省库房存储空间，降低保管成本。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管，而电子文档载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。

王萍萍

　　2．电子文档管理系统构建

　　结合文档生命周期理论和电子文档的自身特点，在开发电子文档管理信息系统时，可以将电子文档生命周期用以下状态来描述：新建、入库、处理、归档、利用，管理系统提供存储、检索、归档和管理功能，包括用户界面、版本管理、安全权限控制等。

　　(1)电子文件夹：为了完整地描述对象(如一次会议)，将和该对象有关的所有电子文件集中起来，放在一个可以完整描述对象的文件目录，即电子文件夹中。一个文件夹可以包含不同格式的电子文件，扫描件、普通文档、电子表格、照片等)，它保存在用户的本地计算机上。

　　(2)元数据：指描述电子文档数据属性的数据，用，i电子文档的整理、查找、存取、集成、转换和传送等，它包括电子文档的操作状态、版本状态、分类信息、使用权限及其他控制信息，它记录了电子文档间的关联性，以保证不割裂电子文档间有机联系。

　　(3)电子文档库：是文档管理系统的核心，利用它可以建立不同类型电子文档间的有机联系，实现文档的层次与联系控制，有效管理存储于库里的电子文档，从而反映企业活动历史真实。电子文档库是电子文档管理系统连接数据库和用户界面的一个逻辑单元，一般由电子文档管理应用程序和数据库管理系统组成，其作用是支持各种检索功能，在数据库中存取各种文档，存存取过程中生成这些文档的元数据，并将之存于数据库中。

　　电子文档库的工作原理是：当文件入库时，首先在数据库中产生一条记录，用于记录该文档的各种信息，如名称、作者、日期、文号、关键词、归档部门、文件状态等，然后将该文档存入数据库中，同时把指向文档地址的指针存入对应的记录。检索取出文档时，系统到数据库找该条记录，根据记录中的地址指针找到文档，然后进行拷贝，同时更改文档的状态。为了保证电子文档的安全，每次进行上述处理，系统都要对用户的操作权限进行验证。

　　将电子文档统一存放在电子文档库中，由管理系统来控制，一般有两种处理方式：一是将文件夹整体作为一个对象；-是将一文一档分散、分类存入，用关键词进行有机联系。

　　(4)电子文档管理系统由8个模块组成。包括：

　　操作模块、入库模块、属性修改、分类模块、打印模块、用户与权限管理模块、检索模块、纸质档案管理模块。

　　操作模块：提供系统下的所有文档录入、处理、修改、鉴定、归档、检索、排序、删除等基本操作。

　　入库模块：用来处理还未在系统管理下的文件，可将在使用系统前工作中已经生成韵大量电子文件录入到系统中。

　　属性修改：修改已入库各类文档的属性，如题名、日期、备注、关键词等。

　　分类模块：企业管理、工程施工、船舶管理、经营管理、党群工作、音像资料、PPT、会议、证书、科研、统计、荣誉、文档汇编以及收、发文等分类，较为全面地展现企业的各项管理工作。

　　打印模块：在系统中建立打印服务器，通过系统的打印申请功能控制电子文档的纸质载体输出。

　　用户与权限管理模块：各种操作都有权限控制，用户只有拥有相应权限才可以进行相关操作，可以由系统管理员或档案管理员通过该模块对用户和用户进行动态管理。

　　检索模块：支持多条件检索、全文检索。

　　纸质档案管理模块：通过导入的方式，把纸质档案检索目录录入到系统中，进行检索、排序、报表输出、借阅等管理。

　　在电子文档管理系统开发中，除了以上基本模块外，还应做到根据用户具体要求，增加新的模块，定义统一的界面，预留与其他系统的接口。

　　四、结论

　　在新时期，档案管理部门要明确电子文档的生命周期，遵循电子文档的管理原则，开发符合企业实际的文档管理信息系统，对归入的电子文档逐一鉴定。同时，随着系统的不断完善，档案管理系统将与企业各管理系统进行无缝连接，为各项管理工作提供有效利用。

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