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备件仓库管理的问题与对策,提高存货周转、降低资金占用

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发表于 2018-6-21 22:55:20 | 显示全部楼层 |阅读模式
  一、出现的问题总结:
  在进行财务核算时,发现备件仓库问题很多,通过与仓库相关人员的交流,将存在的问题进行了归集整理,试图找到导致问题发生的深层次原因,规范备件仓库的财务核算体系,加快备件仓库周转率、提高资金利用效率,降低备件仓库的资金占用。

  下面就是经过整理的备件仓库管理问题:
  

仓库管理问题分析.png

仓库管理问题分析.png


  二、对所出现问题原因的分析
  备件仓库财务核算出现上述问题的原因是多方面的,有财务核算本身的,如出现问题时财务跟进不及时、财务核算没有很好的与供应入库、仓库保管、车间领料结合;
  也有整个备件管理流程不规范引起的。如入库环节货品名称及规格型号的杂乱无章、保管环节备件标示不明确、分类不科学、货品与财务记账没有保证一一对应,车间领料手续较随便等;
  还有制度与执行力层面的,没有有效可行的制度可依据、没有很强的执行力作保障、没有严格的监督体系做后盾;
  此外还有技术层面的,至今仍然采用手工记账、财务核算没有精细化、及时化。

  1、制度缺失、执行力低下
  制度是规范管理的依据、执行力是规范管理的保证,缺少了制度及执行力,我们的工作将无据可依、出现的问题不能得到及时解决,有制度但无可行性与可操作性(细则),最终将导致制度被束之高阁。而缺乏有效的监督、激励机制,将导致执行力低下,当问题集中暴露时公司及个人都会为此遭受损失。
  上述财务核算中出现的问题均与本项原因有关,例如“手续缺失、不完备”中的货品名称不规范、加工件无详细信息、领用货品的调换;“办理入库、领料手续不及时”中的已领用货品无入库手续、车间仓库互打欠条现象;“工作不衔接”中的发票单位与公司核算单位不一致等等。上述一系列问题都可以通过制度的细化(或者说标准化、流程化)来解决。
  制度的缺失不仅仅是操作层面的,还有监督与激励层面的,好的制度也要有有效的监督来保障,缺乏有效的监督,制度会沦为一纸空谈。
  所谓的监督可以是后续环节对前道环节的复核,如财务记账需要仓库手续的传递,仓库负有保证被传递手续的完整性、准确性、及时性的义务,而财务负有对手续的完整性、准确性、及时性进行监督的权利;车间负有规范填写领料单据的义务、仓库保管有监督领料单据是否合规的权力。
  还有就是公司相关部门的监督,如公司设立的考核小组,可以对整个备件流转的程序进行监督,以确保流转手续的完整、手续所传递的信息及时等等。
  有监督就要有考核,有考核就要有奖惩,只奖不惩或只惩不奖都不是好的激励机制,只奖不惩会导致大锅饭、平均主义,而只惩不奖又会造成员工情绪出现抵触、工作效率与工作态度出现下降。因此,好的、有效地激励机制应该是奖罚并用,所依据的标准要具备可行性,考核要公开、公平、公正、透明,并且及时兑现考核结果。

  2、权责不清晰、信息传递效率低下
  财务核算中还发现权责不清的现象,如公司对各类网采用的是厂家承包的方式核算,然而公司购进的网中,那些是承包的、那些不是承包的,供应、仓库、车间莫衷一是,供应没有给仓库提供是否承包的依据、仓库没有对承包与非承包的网进行分别摆放、车间没有及时反馈厂家承包网的产量,以上导致财务无法核算、无法及时核算、无法准确核算相关的成本。
  仓库保管没有登记数量账,财务派驻仓库的人员兼记数量与金额账,如此分工导致仓库保管不能有效的对所保管实物的数量进行控制,而财务人员由于不熟悉仓库实物而无法准确下账。在手工作业条件下,仓库保管人员应该记录所保管实物的收发存数量,而财务人员负责计算入库及领用物资成本。
  仓库保管对所经管实物负责,而财务对金额负责,如此则可避免账实不符现象,增强仓库保管的责任心。如果采用ERP软件及条码管理,可对仓库备件进行精细化管理,简化盘点程序,降低存货管理成本,提高账实相符率,提高核算准确、及时性。
  信息传递效率低下是手续缺失、不完备、不及时的原因。信息传递效率反映在传递时间和信息完整性上,入库手续不及时办理、紧急领料后没有及时办理领料手续、入库单上货品信息填写不完整、领料单货品名称及规格型号填写不完整、进口与国产备件未注明等等。
  这些问题在部门单独来看都不是大问题,甚至不算问题,然而,不合格的半成品是产生次品的根本原因,财务没有精力也不可能一一核对出现的问题,一是核对成本过高、二是人员不足、三是超越了财务本身的职责权限,而这些不起眼的小问题最终会导致财务核算的不准确、财务信息的失真。

  3、实物入库、保管、领用与财务核算脱节
  这也是造成上述财务核算问题的原因,实物的入库、领用是通过入库、领料手续反映到财务上的,入库与领用规范后,就能够提高结存数量、结转领用成本的准确性。
  入库环节:
  第一、相关票据要及时回收,杜绝已入库(甚至已经被领用)而相关票据迟迟不能传递到财务的现象;
  第二、入库单内容的填写要规范,例如货品名称、规格型号、单位、金额等信息要填写清楚,对影响财务核算的重要信息要进行备注,例如是否进口(进口件与国产件随型号相同,但价值相差过大,有必要对进口件进行精细化管理)、是否承包等;
  第三、调整核算单位,例如毛布,厂家开具发票单位是公斤,而公司领用时单位是“床”,这就要求入库单要转换核算单位,还有某些油类,入库时以桶为单位,相同的油有大小桶之别,因此要求入库时把核算单位转换为公斤。
  保管环节:
  第一、要分货架、分类摆放并进行明确标示,如此可方便取料、盘点,提高工作效率,降低保管、盘点成本;
  第二、按新旧、是否可用等划分区域进行管理,杜绝不可用备件被重新领用而造成生产事故;
  第三、建立废旧备件、长期积压备件定期上报制度,便于管理层了解库存信息、库存质量、及时对废旧及长期积压备件进行处理,加快备件周转速度,降低备件占压资金,提高资金利用率。
  领用环节:
  第一、领料单填写规范,例如货品名称、规格型号等,便于仓库保管取料及财务核算;
  第二、及时补办紧急领料手续;
  第三、完善备件调换手续,杜绝调换备件不办理变更手续的不合理现象;
  第四、建议将ERP在合适的时候延伸至车间(部门),车间(部门)可以随时查询所需备件的库存情况,减少为防止备件库存不足造成停机而盲目编报购买计划的现象,降低资金占用情况;
  通过以上环节的规范,财务核算的准确性将大大提高、年度盘点将变得简单,公司对备件的控制也将更加完善与及时。

  4、财务核算技术落后
  财务核算手段落后,至今仍采用手工方式记账,采用手工方式记账的弊端是显而易见的。
  第一、记账错误、计算错误;
  第二、不利于细化管理;
  第三、成本核算只能采用全月一次加权平均或个别备件采用个别计价法,成本核算不够精确;
  第四、汇总分析困难,比如分析备件库存时间、指定单价查询备件等等。
  如果采用计算机技术辅助记账,则可完全解决以上问题,并且可以通过条码实现所有备件的独立管理,提高工作效率、工作效果。

  三、上述问题所引发的后果
  上述仓库财务核算上出现的问题暴露出仓库管理的薄弱,从而引发其他更严重的问题:
  1、存货周转速度低仓库内部随处可见落满灰尘的备品备件,盘点过程中还发现许多备件长时间无领用,或者还有足够库存但又购入的现象;
  2、资金占压情况严重截至2017年12月末,账面库存金额684万元,其中库存时间3个月未领用的225万元、库存时间6个月未领用的102万元,其中不乏一些单位价值5000元以上甚至上万的备件和设备。按现行短期6个月贷款利率4.86%计算,保守估计积压6个月损失利息24786元,积压3个月损失利息27338元;
  3、对实物的管理无重点未采用ABC管理法,对于数量少、价值大、重要性高的A类、B类物资未重点管理,没有设定库存上下限;
  4、仓库空间利用率及取料效率低仓库备件摆放虽较整齐,但未进行系统分类,标示不很清晰。

  …………

  以上贴子只是内容提要,完整祥细的内容在下面附件中,请下载后阅读:

备件仓库管理的问题与对策,提高存货周转、降低资金占用.doc

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