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一、目的：为了保证物料管理的可追溯性，特建立本规程。
二、范围：适用于本公司物料档案的管理。
三、职责：物料管理部对此规程的实施负责。
四、规程：
1.公司物料计划、采购、接收、入库、储存、发放、出库等活动必须建立档案。物料档案由物料管理部负责、质保部文件管理室协助建立和管理。
2.物料档案的分类，见下图：
物料档案分类.png
3.物料档案的组成
3.1 市场信息类，由下述文件组成：
（1）各类物料市场行情，如供求、价格、质量等
（2）国家发布的有关物料管理的政策、规定等
3.2 供应商类，由下述文件组成：
（1）各物料供应商的资料
（2）供应商的审计资料
3.3 批号类，由下述文件组成：
（1）物料批号登记表
3.4 计划采购类，包括下述文件：
（1）采购计划
（2）采购方案
（3）请购采购单
（4）收货四联单
（5）物料入库单
（6）物料盘存报表
（7）采购记录
3.5 物料批档案类，根据实际情况，由下述文件组成：
（1）物料库卡
（2）收货四联单
（3）物料入库单
（4）仓库更换包装记录
（5）仓库称量检查记录
（6）车间退料申请单
（7）车间物料报废单
（8）仓库物料报废单
（9）物料包装破损处理表
（10）请验单、取样记录、检验原始记录、检验报告、检验证书
（11） 口岸药检所检验报告（根据实际情况）
（12）供应商检验报告或品质证书
（13）其它，如储存期间的复检报告等（根据实际情况）
3.6 检查养护类，由下述文件组成：
（1）温湿度记录
（2）仓库日常检查和养护记录
（3）物料损耗报告
（4）出门证
3.7 收发台帐类
（1）物料接收台帐
（2）物料出入库台帐
（3）车间退料出入库台帐
（4）印刷性包装材料接收台帐
（5）印刷性包装材料销毁记录台帐
（6）印刷性包装材料出入库台帐
（7）成品接收台帐
（8）成品入库台帐
（9）成品出库分类帐
（10）成品退库记录台帐
（11） 重新加工成品接收台帐
（12）退货成品入库台帐
（13）重新销售成品出库台帐
（14）成品紧急收回记录（仓库）
3.8 包装材料类
（1）印刷性包装材料设计审查记录
（2）非印刷性包装材料设计审查记录
（3）标准样本、胶片等
4.物料库卡、成品库卡、退货成品专用库卡、收货四联单、成品入库单、成品报废单、退货四联单、检验证书等由质量管理室专门审核后分类存档。
5.物料档案的管理
（1）各类物料档案记录由文件管理室协助物料管理部及时整理、归档，保证各类物料档案完整、真实、及时和可追溯性，并及时编制各种档案目录，以便于查询。
（2）物料管理部负责人必须经常检查物料档案，对档案的真实性、完整性负责。质量管理中心负责人、质保部负责人、财务会计有权检查物料档案。
（3）物料档案存放在质保部文件管理室，存放柜和档案室必须具备防盗和防火措施。物料档案仅供总经理、总经理授权人以及政府行政部门工作需要时查阅。
（4）物料管理部以及相关人员必须对其安全性和保密性负责。
（5）计划采购类、物料批档案类、检查养护类、收发台帐类物料档案至少保存6年时间，其余各类物料档案均为永久性保存。
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