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第一章 总则
第一条 为加强办公用品管理，提高利用效率，降低办公经费，规范办公用品的申请、发放、领用程序，特制定本制度。
第二条 本制度适用于山西XX食品有限公司的所有人员。
第二章 细则
第三条 规定中的办公用品包括：办公用的固定资产和一般办公用品；
一、固定资产包括：桌子、椅子、文件柜、电脑、电话机、打印机、复印机、电风扇、电暖气等；（注：固定资产需遵守固定资产管理制度）
二、一般办公用品分为：消耗品、管理消耗品和管理品三类；
1、消耗品：铅笔、橡皮、刀片、大头针、曲别针、便签、标签、信封、复写纸、打复印纸、圆珠笔芯、中性笔芯、笔记本、夹子、卷宗、档案袋、档案盒、订书针、胶带、纸杯等；
2、管理消耗品：中性笔、圆珠笔、白板笔、修正液、电池、固体胶等；
3、管理品：剪刀、美工刀、尺子、笔筒、计算器、印章 、印台、订书机、黑白板、板擦、钢笔等；
第四条 办公用品计划
一、根据办公用品的库存量及各部门消耗使用情况，每月25日前报下月办公用品申请计划，部门负责人审批签字后报行政部门；经行政主管审核后，方可交办公用品管理员进行登记申请；（附件：表1部门办公用品申领单）
部门办公用品申领单.png
二、管理员核对部门办公用品申领单和台账库存后，编制《物品采购申请表》，经行政主管、总经理签字后，方可采买；（附件：表2物品采购申请表）
物品采购申请表.png
第五条 办公用品购置
一、行政部根据审批后的《物品采购申请表》上的内容进行购买；
二、了解办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量；
三、临时急需的办公用品，由各部门提出书面申请，部门主管确认，经理批准后购置。
第六条 验货入库
一、采购人员应将所购回的物品交给管理员，收到购买的办公用品后，按购货清单验收，核对品种、规格、数量、质量；
二、管理员办理登记入库手续，根据采购价格计入领用部门费用，每月填报办公用品使用情况汇总表。
第七条 办公用品发放原则
一、消耗品：可依据历史记录（如过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准；
二、管理消耗品：自发放使用后，必须以旧换新，但纯消耗品不在此限；
三、管理品：应列如移交范围，如有故障或损坏，应以旧换新，如有遗失则由个人或部门赔偿或自购；
四、部门公用物品剪刀、美工刀、橡皮擦、曲别针、大头针、尺子、订书机按区域分配，每办公区分配一套（至少两人一套）；
五、新员工入职可按标配领用中性笔一支、笔记本一本、文件夹两个；
第八条 办公用品领用程序
一、管理员根据各部门已申请签批的《部门办公用品申领单》建立档案，制《部门办公用品领取登记表》，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认。（附件：表4部门办公用品领取登记表）
部门办公用品领取登记表.png
二、各部门每月计划外，库房已有库存的办公用品，各部门领用时需在《办公用品物资领用/出库单》上做领用登记；（附件：表5办公用品物资领用/出库单）
物资领用出库单.png
第九条 办公用品的管理
一、办公用品严禁取回家私用，一经发现按原物奉还，并处罚款50元；
二、办公用品由行政人事部统一保管，按标准发放；
二、办公用品的领用要严格履行手续后方可领用；
三、各部门应按公司核定的办公用品费用定额申购和领用。确因工作需要超标领用的，应经行政主管同意；
四、核定的费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整，各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用；
五、办公用品使用要月统计，年结算，人事行政部门出具报表；
六、各部门每人每月最多领用1支中性笔，如果保管不好丢失自行负责购买。
七、纸张应合理利用反面，杜绝浪费；
八、每周二和周四下统一领用办公用品，其他时间严禁领用。
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