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为统一及规范各分店仓库管理的操作，结合各分店的实际情况，制定本作业流程：
一、仓库存货的分类
1、 物耗用品：共分八类，包括客耗品、印刷品、水吧饮品、厨房食品、办公用品、维修用品、保洁用品及宣传用品；
2、 库存商品：共分三类，包括香烟、一次性客用品、技师服装；
3、 低值易耗品：共分四类，布草、前厅制服、餐具厨具、其他类；
注：固定资产不属于存货。
二、报表的设置
1、 物耗用品、库存商品及低值易耗品：库管每月须出具“存货收发存表（或盘点表）”，一式两份，一份库管员留存，一份交分店财务主管审核；
2、 低值易耗品及固定资产，分店财务主管每月须根据入库情况登记“资产登记表”，并注明资产的状态（库存、在用、破损或闲置）；
三、账本的设置
1、物耗用品—客耗品、印刷品及水吧饮品各一本，其他类别可根据实际情况自行决定设置，是每种类别各一本、两个类别共用一本，或者是四种类别均各一本；
2、库存商品三个明细分类共用一本；
3、低值易耗品四个明细分类共用一本；
4、仓库存货手工账本须是活页式，带旋转锣钉，各明细仓库存货先预留几页账页，防止经常性的拆本插页。
三、日常手续办理
1、日常的物品新增购均须提前开具‘采购申请单’，并有申请人、财务主管（休息由出纳代签）及店长或其有效授权人（须作授权单，只能店助或财务主管）的签字，特殊情况可先口头请示后补单，厨房用品采购流程及手续按本章第十四节“厨房用品采购流程”办理。财务主管及出纳须不定期进行询价，经核实有虚报或申购价格与实际不符等情况，应提报店长及财务部处理；
2、日常的物品入库须核对是否有‘采购申请单’，并开据 ‘货物进库单’， 并有库管员及财务主管的签字；
3、日常的物品出库须开据‘货物出库单’，并有领用人、库管及财务主管的签字；
4、所有的采购报销均须附‘货物进库单’及相应的发票或收据（如无法开据正规发票，则须提供清楚盖有或载明店名、电话（最好是有地址）的收款收据，以便财务后续进行核价）到财务处办理报销手续，；
5、‘采购申请单’一式三联，在相关人员签字审批后，统一交库管员保管。存根联由库管员按时间顺序分月汇总整理留底；财务联由库管每月汇总，附在相应的仓库存货收发存表（或盘点表）后（固定资产申购须连同入库单一起附在付款凭证后），并交分店财务主管核对；收料联由申购人（部门）留底（或交库管保管），用于跟踪采购到货情况；
6、‘货物进库单’一式三联，存根联由库管留底；财务联由库管员月底按供应商及时间顺序汇总整理，并附在所对应的仓库“存货收发存表”（或盘点表）；报销联交经办人办理付款报销手续；
7、‘货物出库单’一式三联，均由库管员保管（收料联如领用部门（人）有要保留的，可交其保管），并据以登记账本，存根联由库管员按月分部门汇总整理留底保存。财务联由库管员月底汇总整理附在所对应的仓库“存货收发存表”（或盘点表）后，交分店财务主管审核；
8、仓库物资或资产报损均须开据‘报损单’，并有经办人、库管、分店财务主管及店长的签字，并按相关报损制度处理，具体规定详见《资产报损流程》、《资产报损赔偿方案》、《分店客损赔偿方案》；
9、每月编制仓库“存货收发存表”（或盘点表）及“资产登记表”均须有库管、财务主管及店长的签字确认，对于划区域资产管理的，另须有资产责任人的签字确认。
四、开单要求
1、入库时，库管员须根据财务部制定的仓库存货分类，分门别类开据‘货物进库单’，每张‘货物进库单’只开据一种类别的仓库存货，写明入库日期、所属类别、物品名称、供应商、数量、单价、金额及对应的申购单号；
2、对于不通过仓库入仓，直接交付使用部门使用的物资，只须开具‘货物进库单’，并在‘货物进库单’右上角注明“直拨”， 而不用再另行开据‘货物出库单’，该操作可用于经常性每日发生的物资，如食品类，直拨物资须库管、财务主管及使用部门（人）的签字确认；
3、购入的物品有折扣的，须换算成最终的折扣价开具‘货物进库单’；
4、出库时，根据所领用物资明细开据‘货物出库单’，可不必分类开单开据；
5、所开据的出入库单，须保证字迹清楚，联次复写完整，未填写完的行次须划封顶标记；
6、领出未使用的物品，退库须开据全部联次均用红笔填写的‘货物进库单’；已使用的低值易耗品，退到仓库只作备查账，不作退库处理，尤其是前厅服装最经常发生。
7、报损须开据‘报损单’，包括自然报损、员工报损及客人报损。
五、账本登记规定
1、入库须登记日期、入库单号、供应商、数量、单价及金额；直拨物资只须登记入库信息；
2、出库只须登记日期、出库单号、领用部门及领用数量；
3、每日的结存数只须登记结存数量；
4、月底结存，统计本月的入库总数及总金额，并计算本月加权平均单价，公式为：
（月初结存金额+本月入库金额）/（月初结存数量+本月入库数量）
5、汇总本月出库总数，根据加权平均单价，结转本月出库领用成本，并将加权平均单价及本月出库总金额在出库汇总栏登记，出库领用成本的公式为：
本月领用合计数*加权平均单价
6、计算月末结存金额及单价并登记账本
①、月末结存金额=月初结存金额+本月入库金额-本月出库金额；
②、月末结存单价=月末结存金额÷月末结存数量，
③、须注意事项：月末结存单价一般均与加权平均单价一致，有可能会出现小数点分的误差，如误差太多，须查明原因，看是否计算错误；
7、在本月结存栏底下划红线。
附：账本登记样式
账本登记样式-目录.jpg
账本登记样式-明细账.jpg
六、月末盘点及核对工作
1、每日库管员须及时根据出入库单登记手工账本，月底，库管及财务主管根据手工账本对每一项仓库库存物资进行实物盘点；
2、盘点前须做好通知工作，期间不允许人员的随意进出及进出库的办理；
3、发现盘盈盘亏情况，须3日内提交处理方案报店长处理并办理相关手续；
4、财务主管打印仓库存货收发存表（包括物耗用品、库存商品及低值易耗品空表，常用物品名称及规格可预先录入，省去抄写时间）或外部购买的盘点表交库管编制（备注：如已实行存货系统模块的分店，可直接根据系统报表数，打印签字确认）；
5、库管员根据盘点结果及手工账本本月期初、本月进出库汇总数量和金额、结存数量及金额，据以编制本月仓库存货收发存表；
6、库管员须根据本作业流程中第三大点5-8小点的规定，将各仓库存货分类所开据的申购单及进库单（按供应商及日期排序）以及出库单（按部门及日期排序）进行汇总，附在所对应类别的仓库存货收发存表后，并在仓库存货收发存表上注明各供应商入库总金额，以便分店财务主管核对；
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